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Como e por que elaborar um Special Report para seu evento

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Em meu último artigo (que você lê clicando aqui) falei sobre como foi estar à frente da organização do Fórum VendaMais e quais foram os principais aprendizados e lições que tirei dessa experiência. Hoje, novamente vou falar sobre um exemplo a ser seguido desse evento: a continuidade do conteúdo.

No Fórum VendaMais, acontece uma grandiosa troca de conhecimento. Os participantes aprendem coisas ali que poderão revolucionar seus negócios. Mas e se esse conhecimento se perde? O evento foi em vão?

Para não que isso não aconteça, desenvolvemos um Special Report, que nada mais é que um resumo de tudo o que foi discutido no evento.

Entre as vantagens do oferecimento desse tipo de material, destaco aqui duas principais:

  • O participante pode levar para sua realidade tudo o que ele aprendeu no evento. É um material que ele pode consultar posteriormente para orientar suas ações e para passar esse conteúdo para sua equipe e colegas de trabalho.
  • É uma forma de eternizar o evento e, consequentemente, a marca da empresa que o organizou. Toda vez que o participante ler o Special Report ele vai lembrar dos bons momentos que teve no evento e de tudo de produtivo e útil que o evento proporcionou para seu crescimento profissional.

Como elaborar um Special Report

O formato do

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material, o tipo de conteúdo e linguagem devem levar em conta, sempre, o perfil do público participante do evento.

Alguns exemplos do que pode ter um Special Report:

  • Principais tópicos abordados nas palestras
  • Exercícios para aplicação posterior
  • Passo a passo sobre como aplicar técnicas apresentadas no evento
  • Cases de sucesso das áreas tratadas nos conteúdos do evento
  • Conteúdos das apresentações dos palestrantes

Dica: no pós-evento, peça depoimentos dos participantes sobre como eles utilizaram no seu dia a dia o que aprenderam no evento. Esse conteúdo pode ser vir de case para um próximo material.

Quanto ao formato, é possível fazer:

  • Material impresso a ser entregue no evento
  • Material digital que pode ser enviado para os participantes ou disponibilizado para download na página do evento ou da empresa promotora
  • Vídeos
  • Apresentações

O importante é sempre ter em mente que o material que você está disponibilizando deve contribuir para a evolução do participante, deve fazer alguma diferença em seu dia a dia. Para isso, a linguagem, o formato e o conteúdo precisam estar alinhados ao perfil dele. Mais um exemplo de como o conhecimento sobre o público é importante para o sucesso do evento.

Priscila VieiraPara saber ainda mais dicas sobre como reforçar o conteúdo no pós-evento, clique aqui e confira o artigo sobre “Como potencializar seu evento depois que ele acabou”.

Sucesso e bons eventos!

Priscila Vieira

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O reforço do conteúdo no pós-evento é importante. Porém, o preparo, a escolha e o desenvolvimento do que será apresentado no evento começa lá no início do Planejamento. Entre em contato e saiba como um evento com conteúdo apropriado ao seu objetivo pode atuar de maneira estratégica com seu público: (11) 98344-2910 | contato@priscilavieira.com.br

5 aplicativos que todo organizador de evento deve ter

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Hoje vivemos na era móvel, em que dispositivos como smartphones e tablets viraram uma extensão de nós mesmos. Já que estamos sempre com eles, por que não aproveitar tudo de bom que o mundo digital tem a oferecer e usar estas facilidades em nosso dia a dia de trabalho?

Pensando nisso, fiz uma lista com os cinco aplicativos que vão deixar a vida do organizador de eventos mais fácil e segura.

Clique nos nomes dos apps para mais informações e download:

Pro Party Planner

Pro Party PlannerEsse aplicativo vai ajudá-lo a organizar-se seu evento registrando todos os convidados, o orçamento e a logística em um só lugar. O Pro Party Planner é ideal para reuniões, conferências, feiras, festas e angariações de fundos. Ele tem funcionalidades que permitem desenhar a planta do seu evento, desenvolver e completar a sua lista de convidados, sincronizar as informações de convidados com o Facebook, delegar tarefas à sua equipe e manter registros sobre tudo.

Custo: USD 4.99

Google Agenda

agendagoogleDesde os mais adeptos à agenda tradicional a aqueles que têm dificuldade em lidar com as anotações na agenda, esse aplicativo do Google pode ajudar a todos. O único trabalho que você tem é de criar os compromissos, indicando os dias e horas certos. Depois, pode se dar ao luxo de relaxar, pois o Google vai lembrá-lo de todos os seus compromissos – por meio de avisos no celular e também envio de e-mails. Além disso, você pode compartilhar uma agenda com sua equipe de trabalho – assim, todos ficam sincronizados e alinhados quanto aos compromissos e tarefas de cada um.

Custo: gratuito

ZoHo CRM

zohoEsse é um aplicativo que tem a mesma função de um programa CRM. Nele, além de incluir contatos de clientes e prospects, você também poderá guardar informações sobre seus fornecedores. Ele é compatível com os sistemas iOS e Android. No caso do Android, ele faz a integração com seus contatos e informações cadastradas em suas contas Google.

Custo: gratuito para até 3 usuários – com possibilidades de extensão em planos que variam de 12 a 35 dólares mensais (saiba maisaqui)

Evernote

EvernoteFunciona como um bloco de anotações e agenda. O Evernote permite que você tome notas, capture fotos, crie listas de pendências, grave lembretes de voz e torne essas informações acessíveis esteja você em casa, no trabalho ou em trânsito. O aplicativo integra os conteúdos dos diferentes dispositivos – o que você escreve no Evernote no computador, poderá ser visualizado também no celular.

Custo: gratuito até 3 usuários – com possibilidades de extensão em planos que variam de 10 a 20 reais mensais (saiba maisaqui)

Roteador

roteador

Sabe aquele momento que você precisa acessar um documento no seu notebook e o local onde você está não tem acesso à internet? Para situações como essa, o Roteador é o salvador. Ele possibilita, por meio de um cabo USB, Bluetooth ou Wi-fi, que seu celular compartilhe a conexão web com seu computador – basicamente, transforma seu celular em um roteador. Imagine se você precisa resolver um problema no meio do evento e no local não há conexão à internet? Esse aplicativo pode salvar o dia.

Dica: caso esse app não funcione no seu smartphone, procure por “roteador” em sua loja de aplicativos e vai encontrar outros parecidos com a mesma função.

Custo: gratuito

Priscila VieiraGostou das dicas? Você usa algum aplicativo que facilita seu dia a dia? Compartilhe conosco e deixe suas sugestões e dúvidas nos comentários!

Sucesso!

Priscila Vieira

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Quer conhecer os serviços oferecidos pela PV Planejamento & Gestão de Eventos? Entre em contato pelo telefone (11) 98344-2910 ou pelo e-mail contato@priscilavieira.com.br. Juntos, faremos do seu evento um sucesso!

 

7 livros para aprender mais sobre Gestão de Eventos

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O conhecimento é nossa principal ferramenta para fazer qualquer tipo de tarefa. Podemos ganhar conhecimento com a nossa própria experiência, mas podemos também buscar conhecimento de profissionais mais experientes que nós. Pensando nisso, separei alguns livros importantes para servir de referência para quem deseja aprender mais sobre Gestão de Eventos. São eles:

011) Manual de Organização de Eventos – Planejamento e Operacionalização

Este livro mostra como as áreas de turismo e lazer podem ser integradas na organização de eventos. O livro é um manual prático de consulta e operação direcionado a profissionais de turismo e de eventos, ou ainda para pessoas que atuam em empresas e entidades que promovem e participam de eventos ou atividades relacionadas ao setor. Inclui modelos/simulações/ilustrações de eventos sociais, esportivos, culturais, gastronômicos, comerciais e outros cerimoniais e atos comemorativos.

WebDesigner2) Organização e Gestão de Eventos

A obra traz uma visão mais empresarial para a área de evento, mostrando todas as etapas para a execução de diversos tipos de eventos, analisando-os detalhadamente. Os autores apresentam ainda metodologias para medir os impactos econômicos de um evento e análises e reflexões sobre as principais mudança do mercado de eventos na última década.

033) Gestão Estratégica de Eventos

Esta obra é interessante para que você consiga entender a importância de definir os objetivos do evento pensando nas estratégias das empresa. O livro lista ferramentas que podem ajudar nisso. Essa obra ressalta a relevância do setor de eventos e mostra como essa atividade é cada vez mais necessária e importante para as organizações. As dicas e ferramentas propostas são baseadas na própria experiência de sucesso da autora, que apresenta ainda modelos, casos reais e atividades para a aplicação do conteúdo.

Generic Image4) Eventos – Estratégias de Planejamento e Execução

Guia completo com técnicas para planejar e organizar eventos, este livro é voltado especialmente a profissionais de relações públicas, marketing e administração. Baseando-se em décadas de experiência e utilizando uma linguagem didática, os autores mostram como otimizar os eventos com clareza de objetivos, sem desperdício de recursos e energia e, principalmente, focando no detalhamento dos passos envolvidos e nas decisões a tomar.

055) Eventos – Uma Alavanca de Negócios

Muitas pessoas ainda não acordaram para as grandes oportunidades de negócios que os eventos podem trazer. Se você é uma delas, indico a leitura deste livro, que mostras as questões estratégicas dos

eventos nas empresas.

A obra trata de temas como etapas de implementação, engajamento de stakeholder, gestão e otimização de recursos, retorno sobre investimento, entre outros. As análises expostas confirmam que os eventos são hoje um diferencial competitivo para as empresas.

066) Marketing de eventos: Como Promover com Sucesso Eventos, Festivais, Convenções e Exposições

Neste livro, você irá conhecer diversas ferramentas de marketing aplicadas na promoção de eventos. Entre elas: mídia impressa e eletrônica, dinâmica de grupo, relações públicas, promoção, propaganda, vendas e merchandising e patrocínio. O autor mostra como utilizar as mais recentes tecnologias para potencializar as ações de marketing nos evento e traz ainda conceitos e modelos práticos extraídos das três décadas de experiência à frente de organizações de administração de eventos bem-sucedidos.

077) Patrocínio a Eventos -– A Sinergia da Comunicação Integrada de Marketing

Essa obra também trata de questões relacionadas ao Marketing, mas com foco na captação e desenvolvimento de patrocínio. Além de oferecer um grande referencial teórico sobre marketing, patrocínio e a integração dessas duas áreas, o livro traz ainda cases práticos como o Skol Beats, a Petrobrás nos Jogos Panamericanos do Rio de Janeiro em 2007 e as apresentações do Cirque de Soleil promovidas pelo Bradesco.

Boa leitura!

Priscila Vieira

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Priscila VieiraSe tiver alguma dúvida sobre como os eventos podem ser úteis para sua empresa, entre em contato comigo. Vou adorar mostrar como os eventos corporativos podem ser excelentes ferramentas para engajamento com seu público, desenvolvimento das áreas de sua organização e também potencialização das vendas: (11) 98344-2910 | contato@priscilavieira.com.br

Fique dentro das principais leis relacionadas à organização de eventos

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Na hora de organizar um evento muitas coisas devem ser levadas em consideração. Ficar atento à legislação é uma delas. Atender às leis é extremamente importante para que a imagem da empresa que está promovendo o evento não seja prejudicada e também para que o evento aconteça com o máximo de segurança possível.

Sabendo disso, resolvi escrever este artigo reunindo algumas das principais leis relacionadas à organização e promoção de eventos. São elas:

Lei geral de Turismo

Essa é a lei que dispõe sobre a Política Nacional de Turismo. E por que é preciso estar atento a ela na hora de promover um evento? Simples: porque a atividade de eventos é regulada por essa lei, já que, segundo ela, empresas organizadoras de eventos são consideradas prestadoras de serviços turísticos.

De acordo com essa legislação, as organizadoras de eventos são empresas que têm por objeto social a prestação de serviços de gestão, planejamento, organização, promoção, coordenação, operacionalização, produção e assessoria de eventos.

Esteja você organizando um evento ou contratando uma empresa para organizar seu evento, é preciso ficar atento à Lei Geral de Turismo e saber se a empresa que você está contratando está dentro das normas dessa lei que estipula quais são os direitos e deveres da organizadora de eventos. Clique aqui para saber mais.

Alvará de autorização

Para realizar eventos em espaços públicos ou privados é preciso ter o Alvará de autorização. Esse documento garante que o evento seja realizado dentro das normas de segurança. Cada cidade tem seu procedimento específico para a retirada do Alvará. Por isso, ao escolher o local do evento, um dos primeiros passos é dar início ao processo de solicitação do Alvará na prefeitura da cidade.

O prazo de liberação desse documento pode variar dependendo do porte do evento. Para eventos menores, o início do processo pode acontecer cerca de 15 dias antes, mas para eventos de maior porte, o ideal é que se dê início ao processo pelo menos 40 dias antes.

ECAD e os Direitos Autorais

O Ecad (Escritório Central de Arrecadação) é uma instituição que realiza a arrecadação do dinheiro relativo aos direitos autorais de cada música tocada em execução pública no Brasil. O valor arrecadado pelo ECAD vai para os artistas das respectivas músicas.

Ao realizar um evento é preciso enviar um roteiro de tudo que será tocado na ocasião, para que o Ecad realize o cálculo do valor a ser cobrado pelos Direitos Autorais. Nesse site você pode verificar como enviar a programação musical de seu evento e ainda realizar uma simulação para calcular o valor aproximado que você terá que pagar pela execução das músicas.

O não pagamento dos Direitos Autorais podem implicar em multa de até 20 vezes o valor que seria cobrado originalmente – de acordo com o artigo 109 da Lei nº 9.610/98. Para saber sobre a regulamentação de arrecadação do ECAD clique aqui.

Lei de Acessibilidade

Outra importante legislação a ser seguida é a Lei nº 10.098, que estabelece as normas gerais e os critérios básicos para a promoção da acessibilidade das pessoas portadoras de deficiência ou com mobilidade reduzida. É preciso conhecê-la bem para saber se o local no qual o evento será realizado se adequa às normas de acessibilidade estabelecidas por ela.

A Lei considera:

  • Acessibilidade: a possibilidade e a condição de alcance para utilização, com segurança e autonomia, dos espaços, mobiliários e equipamentos urbanos, das edificações, dos transportes e dos sistemas e meios de comunicação, por pessoa portadora de deficiência ou com mobilidade reduzida.
  • Barreiras: qualquer entrave ou obstáculo que limite ou impeça o acesso, a liberdade de movimento e a circulação com segurança das pessoas. Clique aqui e saiba quais são as determinações dessa lei para garantir o livre acesso e movimento de todo e qualquer participante de um evento.

Além das leis, é importante ainda ter sempre por perto os contatos dos seguintes órgãos, departamentos e entidades:

  1. Polícia Militar;
  2. Corpo de Bombeiros;
  3. Serviço Médico de Emergência; ambulâncias
  4. Prefeitura Municipal;
  5. Segurança do Trabalho, Saúde e Meio Ambiente;
  6. CET – Companhia de Engenharia de tráfego (Departamento de Trânsito) – útil em eventos esportivos, como corrida de rua;
  7. CREA – Conselho Regional de Engenharia, Arquitetura e Agronomia – importante principalmente em eventos com exposição;
  8. Juizado da Infância e da Adolescência – fundamental em eventos abertos ao público;
  9. ECAD – Escritório Central de Arrecadação e Distribuição de Direitos Autorais;
  10. Defesa Civil;
  11. ANVISA.

Não corra o risco de ter que pagar multa ou mesmo ter a imagem de sua marca prejudicada por não cumprir alguma lei. Informe-se e saiba quais são os seus direitos e deveres. Estar dentro da lei é fundamental para o sucesso do evento!

Priscila Vieira

—Priscila Vieira

Além dessas principais leis, existem ainda legislações específicas de acordo com o tipo de evento promovido. Para que sua marca não seja prejudicada por conta da falta de conhecimento e cumprimentos dessas leis, contrate uma empresa que garanta a credibilidade total de seu evento. Para essa e outras questões sobre planejamento e gestão de eventos, estou à disposição: contato@priscilavieira.com.br.  

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E se quiser ficar por dentro de tudo que escrevo aqui no blog, assine minha newsletter e receba novidades mensalmente:

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6 dicas para fazer networking em eventos

Os eventos são, sem dúvidas, uma das melhores formas de fazer networking. Porém, de nada adianta apenas estar em um evento para garantir os resultados esperados em termos de relacionamento. É preciso muito mais! Saber de que forma interagir com participantes, organizadores, patrocinadores e palestrantes é essencial para aproveitar os eventos para fazer networking.

Sabendo disso, hoje resolvi dar algumas dicas pensando em ajudá-lo a aproveitar melhor os eventos que for participar neste ano pensando em networking e em resultados de negócios. Acompanhe!

Antes de fazer networking no evento

1) Informe-se

Esta é uma premissa básica. Antes de ir a um evento, dê uma olhada nos jornais para saber o que está acontecendo. Veja as notícias do mercado em que você atua e/ou do segmento em que tem interesse em atrair nesse evento. Se for em uma cidade diferente, é interessante também pesquisar sobre informações locais – economia, cultura, esporte, etc. Dessa forma, caso converse com alguém da cidade você poderá se aproximar mais da pessoa mostrando que conhece o local onde ela vive/trabalha.

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Durante o evento

2) Pergunte

Pense em algumas perguntas abertas, que

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podem gerar um debate com as pessoas com quem você deseja desenvolver um relacionamento. “Com o que você trabalha?”; “Como o seu mercado tem se desenvolvido nos último tempos?”; “Em que sentido seus clientes são mais exigentes?”; “Você acha que aquela notícia vai influenciar nas vendas daquela empresa?” são alguns bons exemplos de perguntas para iniciar conversas. Para poder formular bem as perguntas você vai ter que seguir a dica número 1 primeiro, pesquisando bastante e obtendo o maior número de informações possível.

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3) Quebre o gelo

Essa muitas vezes é a parte mais difícil no networking. Uma boa maneira de começar uma conversa profissional e quebrar o gelo é pedindo um conselho, uma opinião sobre algum fato ou situação pela qual você está passando. Pergunte sobre a experiência da pessoa em determinado assunto, isso mostra que você está aberto a novas opiniões e que confia no que o outro tem a dizer.

4) Ouça

Pode parecer estranho, mas muitas pessoas perdem oportunidades por não saberem ouvir, passando uma imagem desagradável. Em um evento, haverá uma pluralidade de tipos de pessoas e, com isso, diferentes opiniões e visões. Saiba ouvir o que cada um tem a dizer, sem interromper, nem fazer caretas de descontentamento. Caso não concorde, você pode esperar a pessoa terminar de falar e apresentar a sua visão. Porém, claro, de maneira tranquila e educada. E se não tiver nada a dizer sobre algo que estejam discutindo, o melhor mesmo é não falar nada. Apenas deixe claro que está ouvindo e avaliando a fala do outro, mostrando interesse sobre o tema.

5) Fique atento ao timing

Nada mais chato em um evento do que aquele cara que fica distribuindo cartões, interrompendo as pessoas a todo momento falando sobre seu produto, serviço ou trabalho. Entenda o momento certo de oferecer um cartão, de falar sobre sua empresa e de você mesmo. Caso esteja conversando com alguém e naturalmente surja uma conversa sobre o seu trabalho, você pode, ao final, perguntar: “Você gostaria de ficar com um cartão meu para uma necessidade futura?”. Ou seja, só ofereça seu cartão caso você perceba algum interesse da outra pessoa em conhecer você, seu trabalho ou seu produto/serviço.

Depois do evento

1) Alimente o relacionamento

Depois de aproveitar o evento para construir relacionamentos que podem ajudar na sua carreira, chegue em casa, analise todos os cartões recebidos, pense em como cada um daqueles contatos podem ser úteis e trace estratégias para alimentar a relação com aqueles que de fato podem trazer benefícios a você. No médio e longo prazo você verá os resultados aparecerem!

Agora é com você. Leve seus cartões aos eventos, busque interagir com todos que fazem o evento acontecer e consiga resultados cada vez melhores simplesmente frequentando eventos da sua área de atuação e interesse.

Priscila VieiraSucesso!

Priscila Vieira

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O networking deve ser pensando também dentro do planejamento e da organização do evento, fazendo com que haja condições favoráveis para a interação entre os participantes e a troca de ideias. Quer aumentar seus contatos e gerar negócios por meio de um evento corporativo? Entre em contato comigo e saiba como posso ajudar: contato@priscilavieira.com.br.

6 dicas para lidar com imprevistos em eventos corporativos

1 resposta

Não tem jeito, por mais que o evento seja super bem planejado, sempre há o risco de imprevistos acontecerem. O que vai fazer a diferença nesses momentos críticos é a maneira como você lida com os problemas.

Pensando em ajudá-lo, inicio o artigo desta semana reunindo alguns imprevistos que podem acontecer em um evento:

Probleminhas chatos, não é mesmo?

Pois estas dicas vão ajudá-lo a lidar com eles (ou com quaisquer outros que possam aparecer):

6 dicas para lidar com imprevistos em eventos corporativos

1. Conhecimento

Imprevistos em eventos corporativos

Nesses momentos de imprevistos é que se pode reconhecer um bom profissional de gestão de eventos. O conhecimento técnico e a experiência são fundamentais. Isso por que, primeiro, vão ajudar você a prever os imprevistos, tomando ações para que eles não ocorrem e, depois, se acontecerem, farão com que você saiba exatamente o que fazer e como agir.

2. Autocontrole

O gestor do evento não pode, de jeito nenhum, ficar nervoso quando um imprevisto acontecer. Manter a calma é muito importante tanto para conseguir analisar a situação com total equilíbrio quanto para acalmar as pessoas a sua volta. Respire fundo e não deixe que o nervosismo tome conta de você, isso só vai piorar a situação.

3. Jogo de cintura

Por mais que você faça sua parte, existem várias etapas no evento nas quais você depende de outras pessoas. Por isso, sua habilidade relacional também é essencial para lidar com imprevistos. Ter jogo de cintura e saber como lidar com as pessoas é um grande passo na resolução de qualquer problema.

4. Checklist em dia

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Não importa a falha ou imprevisto que tenha ocorrido, nessa hora é preciso que todas as etapas

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e processos anteriores tenham sido realizados com perfeição. Caso contrário, um problema pequeno pode virar uma bola de neve e se tornar algo muito maior e, talvez, fora de controle.

Se, por exemplo, o ar condicionado quebrou, é fundamental que, pelo menos, hajam cadeiras e água suficiente para todos – se as pessoas passarem calor sentadas e com água à vontade vai ser menos pior do que se elas passarem calor, com dor nas costas e com sede.

Já falei sobre a importância de ter um checklist de atividades aqui no blog (clique aqui para ler o post) e, inclusive, apresentei um que pode servir como modelo para você. Use-o como base e mantenha-o sempre por perto em todas as etapas de Planejamento e Gestão do Evento. Ele sempre será seu aliado!

5. Honestidade

Se aconteceu um imprevisto, a pior coisa é tentar “encobrir” o erro. Honestidade e clareza é muito importante. Essa é uma postura que você tem que ter sempre. Querer passar a perna, ou fazer de conta que as pessoas não viram, só vai piorar a situação e por em xeque sua integridade como profissional.

6. Retratação

Nem a empresa que está realizando o evento, nem os participantes podem ser lesados por imprevistos. É importante encontrar uma maneira de retratar os envolvidos no problema. Um bom exemplo é o caso que aconteceu comigo em um evento que o principal mote era um treinamento que seria realizado com ferramentas online. Porém, o link de internet contratado simplesmente não funcionou. Então, adaptamos o conteúdo para um treinamento presencial e demos um bônus para os participantes. Depois, por meio de uma senha exclusiva fornecida a eles, poderiam realizar o treinamento online em suas empresas, com suas equipes. Todo mundo saiu satisfeito com o bônus e ninguém se sentiu prejudicado.

Priscila VieiraE você, já passou por algum imprevisto em um evento? Deixe um comentário falando sobre sua experiência e contando como o assunto foi resolvido. Tenho certeza que sua história pode ajudar outros profissionais a lidarem melhor com imprevistos.

Sucesso!

Priscila Vieira

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Além de não conseguirem resolver os imprevistos, profissionais despreparados os tornarão ainda maiores. Não arrisque com o seu evento, tenha profissionais experientes e com conhecimento para lidar com os problemas que poderão surgir – e, claro, isso começa lá no planejamento. Para saber mais sobre meu trabalho com Gestão de Eventos, entre em contato: contato@priscilavieira.com.br.

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Dicas para definir se um evento deve ser gratuito ou pago

3 respostas

Realizar um evento envolve diversas etapas. São muitas decisões a serem tomadas, e cada uma delas terá impacto direto no sucesso do evento. Saber se cobrar ou não do público para participar é uma dessas decisões estratégicas. Hoje, quero fazê-lo entender o que deve ser levado em consideração na hora de decidir se um evento será gratuito ou pago, mostrando quais as principais vantagens e os riscos dessas opções.

Evento pago x Evento Gratuito

Decidir se um evento será pago ou gratuito não é o primeiro passo. A primeira coisa a ser feita é entender claramente qual é o objetivo do evento.

Prospectar? Divulgar? Fidelizar?

Somente com os objetivos muito claros você vai conseguir entender se deve cobrar ou não o evento. Aliás, eu sempre bato nessa tecla, mas reafirmo: saber os reais objetivos do evento é primordial para todas as fases do planejamento e da organização.

  • Vantagens do evento gratuito

O evento gratuito é indicado quando a empresa tem o objetivo de fidelizar o público. Exemplo: a marca “O Boticário” tem um Clube de Fidelidade chamado “Viva Boticário”. Eles organizaram um circuito de palestras sobre beleza em São Paulo (SP). Gratuito e limitado, porém, só poderiam participar os membros do Viva Boticário.

Com esse caso, podemos destacar duas coisas importantes para que um evento gratuito tenha sucesso: o conhecimento do público e a exclusividade.

O tema abordado estava totalmente alinhado aos interesses do público, o que faz com que tenham vontade de ir. E a questão de ser exclusivo para membros do clube de fidelidade faz com que os clientes sintam-se importantes, acolhidos, especiais.

Um evento gratuito, se for bem desenvolvido de acordo com o perfil dos convidados, pode ter um grande poder de fidelização e engajamento do público com a marca.

  • Riscos do evento gratuito

O principal risco do evento gratuito é as pessoas não o valorizarem justamente por ser sem custo de adesão. Como é “para qualquer um”, os convidados podem não ver vantagem em participar.

Além disso, se o tema trabalhado e a linguagem da comunicação não estiverem totalmente de acordo com o perfil e os interesses do público, eles não vão prestar atenção. Ter conhecimento profundo dos convidados é fundamental para atrair a tenção deles – principalmente quando trata-se de eventos gratuitos.

  • Vantagens do evento pago

O evento pago tem a capacidade de qualificar o público. Elevando o valor da inscrição, você eleva o nível do público. Mas, é claro, só colocar um valor alto não é o suficiente – o preço do ingresso precisa estar à altura do conteúdo e das atividades propostas no evento.

Muitas vezes, nem que seja um valor simbólico, é importante cobrar entrada no evento para que haja um filtro no

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público participante – principalmente se está fazendo um evento com objetivos comerciais. Você não vai querer que o local do seu evento fiquei cheio de pessoas que só querem olhar, certo?

  • Riscos do evento pago

O maior risco nesse caso é não conseguir vender os ingressos. Se isso acontecer, é preciso avaliar todas as etapas da organização do evento para saber de onde veio o problema. O resultado aparece na não-venda, mas nem sempre a área comercial é o problema. Geralmente, foi alguma falha em um processo na organização do evento que ocasionou isso.

Será que a linguagem estava adequada? Será que o conteúdo tinha a ver com o público? Os canais de comunicação escolhidos foram os mais propícios?

É preciso avaliar o que aconteceu para que as pessoas não soubessem do evento ou soubessem e não tivessem interessem em participar.

Por isso, é importante que a empresa que esteja realizando o planejamento e a gestão do evento fiquei responsável por todos os processos, para que não haja falha na hora de distribuir as tarefas.

O organizador precisa dominar todo o processo, estar em cima, cobrando, vendo o que está acontecendo, para poder responder ao impacto que as ações estão tendo no mercado.

Resumindo: Definir se um evento será pago ou gratuito vai depender primeiramente do seu objetivo e, depois, dos interesses do público. Nessa relação é preciso que ambas as partes – convidados e empresa promotora do evento – saiam com a certeza de que o evento foi benéfico.

Exemplo: você não cobrou um evento de capacitação para seu cliente, mas sabe que isso irá impactar na gestão do negócio dele e, consequentemente, vai ajudar nas suas vendas. Ou então, o cliente pode pensar que pagou para participar de um evento seu, mas valeu a pena, porque aprendeu coisas novas e conheceu novas possibilidades de atuação para sua empresa.

Priscila VieiraLembre-se dessas dicas na hora de definir pela cobrança ou não do seu próximo evento e não esqueça da dica mais importante: tudo depende de um bom planejamento e de uma gestão eficiente.

Priscila Vieira

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Decidir se o evento será pago ou não é apenas uma das diversas decisões que precisam ser pensadas para garantir que um evento seja um sucesso e cumpra seu objetivo. Para lhe ajudar a entender qual o melhor caminho para essa e todas as questões que envolvem um evento, entre em contato comigo: contato@priscilavieira.com.br

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Vídeo: Captação de patrocínio, planejamento e gestão de eventos corporativos

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Muitas pessoas me perguntam sobre patrocínio de eventos. Por conta dessas dúvidas que recebo, já escrevi alguns artigos aqui no blog sobre esse tema. Se você perdeu algum deles, confira quais são:

7 dicas para conseguir patrocínio para o seu evento

Como fazer com que as empresas tenham interesse e se disponham a patrocinar seu evento

Como promover os patrocinadores do seu evento

Formas de beneficiar os patrocinadores – o que as empresas que apoiarem seu evento podem ganhar em troca?

Quais são os tipos de patrocínio e como formatar as cotas

Quais são os tipos de patrocínio e como desenvolver as cotas para oferecer às empresas.

Ainda sobre esse tema, hoje trago para você uma entrevista que concedi para o programa “Ponto de Contato”, transmitido pela Just TV. Nesse produtivo bate-papo com o apresentador Carlos Umberto Allegretti, falei sobre captação de patrocínio, dando muitas dicas nessa área, e ainda conversamos sobre planejamento e gestão de eventos corporativos.

Muito do que foi abordado na entrevista complementa vários temas já venho expondo aqui no blog.

Veja tudo que conversamos e o tempo no vídeo de cada assunto para que você possa acompanhar pontualmente:

  • Minha experiência na área de vendas – de 6:30 a 14:14
  • Como conseguir patrocinadores para o seu evento – de 14:15 a 20h41
  • Tendências em eventos para atrair mais patrocínios – de 20:45 a 23:17
  • Segmentação de eventos e a evolução do mercado – de 23:30 a 27:30
  • O que é preciso para que um evento seja bem sucedido – de 27:40 a 30:50

Confira a seguir o vídeo completo:

Priscila VieiraEspero que tenha gostado. Se ficou com alguma dúvida, deixe um comentário aqui no blog. Será um prazer ajudá-lo.

Sucesso!

Priscila Vieira

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Quais são os tipos de patrocínio e como formatar as cotas

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Recentemente falei aqui no blog sobre patrocínio para eventos. Já dei dicas para conseguir patrocínio para o seu evento e também mostrei algumas formas de promover os patrocinadores. Nesse último texto, aliás, comentei sobre os tipos de patrocínio. Hoje vou aprofundar um pouco mais esse tema, explicando quais são os tipos de patrocínio e como formatar as cotas para oferecer às empresas.

Tipos de patrocínio

1. Institucional

De maneira geral, o patrocínio institucional está ligado à marca da empresa. Porém, antigamente, apenas a presença da marca patrocinadora nos materiais de divulgação do evento já era tido como um benefício. Hoje em dia, isso não é mais que uma obrigação. É preciso ir além e engajar o público do evento com a marca patrocinadora. O foco deve ser trabalhar o relacionamento do patrocinador com os visitantes/participantes. A integração de interesses – da empresa que está promovendo o evento, dos patrocinadores e do público – vai fazer com que o patrocínio traga resultados em forma de engajamento e aproximação com o público.

2. Temático

Em função da necessidade de inserir a marca no evento criando engajamento, foi criado esse tipo de patrocínio temático – que insere a marca patrocinadora de forma personalizada.

Uma cota personalizada deve estar alinhada aos interesses do evento e aos objetivos comerciais do patrocinador. É uma forma de promover a empresa patrocinadora de maneira inteligente, não apenas expondo a marca, mas inserindo ela dentro do contexto do evento.

Por exemplo: se o patrocinador for uma empresa que fornece refeições, ela poderia oferecer os coffee-breaks e os almoços. Dessa forma, a marca entraria no evento patrocinando o evento de forma associada aos seus produtos e serviços.

3. Promocional

O patrocínio promocional está diretamente ligado às ações de vendas – tais como as de Merchandising*. Geralmente esas ações oferecem condições exclusivas para a aquisição de produtos ou serviços direcionadas especificamente ao público do evento.

Exemplo: se o patrocinador oficial forem uma empresa de logística, e eles querem divulgar um determinado serviço de entrega, podem enviar o convite ou os brindes de boas-vindas aos participantes por meio deste serviço. Isso é uma ação promocional, pois está patrocinando o evento e, ao mesmo tempo, divulgando o serviço ou produto da empresa patrocinadora. Uma outra ação promocional bem comum em eventos é, por exemplo, o encarte de folder nas pastas dos convidados com descontos especiais.

Apesar desses serem os três principais tipos de patrocínio, não devemos ficar estagnados apenas neles. Cada vez mais as empresas – tanto as que promovem quanto as que patrocinam eventos – estão em busca de resultados práticos e reais. Por isso, antes de oferecer um tipos de patrocínio, é importante dar um passo atrás e pensar qual é a melhor forma de apoio que aquela empresa pode dar, de forma que todos saiam ganhando.

Avalie as estratégias da empresa promotora do evento e as estratégias da empresa patrocinadora para aliar interesses e, se preciso, personalizar as cotas.

Cotas de patrocínio

patrocinio em eventos

Nem sempre os diferentes tipos de patrocínio agem de forma isolada, geralmente eles se complementam dentro das cotas. Uma das principais dúvidas das empresas é: “De que forma posso distribuir os benefícios oferecidos pelo evento para formar as diferentes cotas de patrocínio?”.

Você também tem essa dúvida? Bem, na minha visão, os benefícios do patrocinador devem ser proporcionais ao tamanho do investimento e o potencial de oportunidades de negócios no evento. Porém, todos devem ser beneficiados – do menor apoiador ao patrocinador oficial.

Na hora de elaborar as cotas, eu sempre distribuo quase os mesmos benefícios entre os patrocinadores e apoiadores, mas com proporções diferentes. Por exemplo: um patrocinador terá direito a três anúncios de uma página, e o apoiador, a dois anúncios de meia página. Assim, eu crio, dentro de um mesmo canal, as condições para que essas diferentes cotas tenham retorno, para que todos sejam beneficiados.

Acredito que a melhor forma de distribuir os benefícios dentro das diferentes cotas é aumentando ou diminuindo a proporção dos benefícios de acordo com o investimento, mas dando a oportunidade para que todos as marcas que estão apoiando o evento sejam favorecidas.

Priscila VieiraPenso assim porque acredito que é preciso respeitar ao máximo a empresa que está se dispondo a patrocinar o evento associando-o à marca dela. Não importa o tamanho do investimento, é essencial que todos saiam satisfeitos com os resultados obtidos.

Pense nisso na hora de formatar as cotas de patrocínio!

Priscila Vieira

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A empresa contratada para fazer o planejamento e a gestão do evento também poderá ser responsável pela criação das cotas de patrocínio. Uma cota mal elaborada pode prejudicar o patrocinador e o evento como um todo. Por isso, escolha profissionais especializados que irão indicar qual o melhor patrocínio para cada tipo de empresa. Entre em contato comigo e saiba como posso lhe ajudar: contato@priscilavieira.com.br.  

Como realizar eventos para atrair prospects

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Há alguns meses escrevi um artigo falando sobre como organizar eventos para atrair e fidelizar clientes. Como ele foi um sucesso e gerou interesse em outros tipos específicos de eventos hoje resolvi falar sobre como os eventos corporativos podem ser utilizados para trabalhar os prospects da sua empresa para que eles tornem-se clientes efetivos.

Acompanhe minhas ideias e comece a pensar nos seus eventos para atrair prospects. Tenho certeza que eles lhe serão muito úteis.

Vamos lá?

OBJETIVOS E PÚBLICO

Em primeiro lugar é preciso cuidar com muito carinho do planejamento. Antes mesmo de pensar no evento em si é importante que você tenha em mente quais são seus objetivos. Além disso, ter conhecimento do público que se deseja atrair também é fundamental, pois isso irá definir qual é o melhor formato e qual a abordagem correta a ser feita aos convidados.

NÃO É HORA DE VENDER!

Em um evento com o objetivo de atrair prospects você não deve realizar uma ação de venda explícita.

Coloque-se no lugar do convidado para entender de que forma o evento poderá ser útil para ele. Lembre-se que ele está investindo o tempo dele, que é algo precioso, e, por isso, o evento precisa ser agradável e deve agregar conhecimento aos participantes.

Porém, mesmo assim pense que o evento está dentro do processo de venda. Nesse sentido, o evento de prospecção deve ter como foco ajudar o cliente a resolver seus problemas e a suprir suas necessidades. A partir do momento que você o ajuda, sua marca ficará gravada na memória dele, e isso será fator fundamental na hora de sua próxima decisão de compra.

É claro que o objetivo final do evento será converter esse prospect em cliente e realizar a venda. Mas, nesse momento, concentre-se em conquistar a confiança do público. A venda do produto ou serviço deve ser uma consequência do pós-evento, e o foco nessa etapa precisa ficar em torno do relacionamento e da aproximação com o cliente.

ITENS FUNDAMENTAIS PARA ATRAIR A ATENÇÃO DO PÚBLICO

Depois, chega a hora de pensar em como atrair um público qualificado de prospects. Minhas dicas para isso são estas:

  • Conteúdo – Ter um conteúdo de relevância para o público selecionado é fundamental. O seu evento deve ser útil no desenvolvimento profissional dos participantes. Integrar conteúdo e entretenimento no evento é uma boa forma de torná-lo interessante e útil ao mesmo tempo.
  • Tipo de evento – O formato do evento precisa estar alinhado ao perfil dos participantes. Pode ser desde um café da manhã até uma visita técnica para conhecer uma empresa – escolha o que você acredita que irá agradar mais o seu público, um formato que encaixe-se em sua agenda e estilo de vida dele.
  • Interatividade – O evento precisa ter interação com o público. Disponibilize canais de comunicação para que os convidados tenham participação ativa. Pode ser via web – em canais como blogs, sites e redes sociais -, ou ainda com ferramentas de divulgação inovadoras, por meio de recursos tecnológicos que possibilitem a interatividade no evento. Deixar espaço para que o público participe do desenvolvimento do evento fará toda a diferença no seu impacto e na sua
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CUIDADOS ESPECIAIS NOS EVENTOS PARA ATRAIR PROSPECTS

Além disso, alguns cuidados precisam ser tomados antes, durante e depois da realização de eventos com o objetivo de atrair prospects. São eles:

Antes:

Dê atenção especial ao mailing e à estratégia de segmentação da lista de convidados. Essa etapa é fundamental para que as pessoas certas sejam convidadas para o seu evento – ou seja, aquelas que demonstraram interesse em seu produto ou serviço, que são seus clientes em potencial.

Durante:

Esse é o momento para conquistar o prospect para que ele torne seu cliente. Por isso, é fundamental entregar o que foi proposto, atender e superar a expectativa do cliente em relação ao evento.

Depois:

De nada adianta gastar toda a sua energia conquistando o cliente durante o evento se esse trabalho não tiver continuidade. O processo de conversão de clientes é contínuo: depois que o evento terminar, há ainda todo um trabalho a ser realizado para dar sequência às etapas que levarão ao fechamento da vendas (falei sobre isso no artigo “O que fazer para potencializar seu evento depois que ele acabou”).

Lembre-se sempre que para que o evento torne-se um aliado nas suas vendas, é preciso organizá-lo com muito planejamento, sempre em alinhamento com os objetivos estratégicos da empresa.

Priscila VieiraSeguindo essas dicas tenho certeza que seu evento para atrair prospects será um sucesso!

Bons eventos e boas vendas!

Priscila Vieira

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Gostou da ideia de promover um evento para atrair prospects e quer ajuda para planejar o seu? Entre em contato comigo pelo e-mail contato@priscilavieira.com.br e saiba como juntos podemos fazer um evento de sucesso.

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