6 dicas para lidar com imprevistos em eventos corporativos
Não tem jeito, por mais que o evento seja super bem planejado, sempre há o risco de imprevistos acontecerem. O que vai fazer a diferença nesses momentos críticos é a maneira como você lida com os problemas.
Pensando em ajudá-lo, inicio o artigo desta semana reunindo alguns imprevistos que podem acontecer em um evento:
- Palestrante mal preparado;
- Palestrante atrasado ou que não chega;
- Equipamentos que não funcionam;
- Número de lugares insuficientes;
- Comidas e bebidas a menos, ou com baixa qualidade;
- Infraestrutura prejudicada (climatização, ambiente etc)
- Problemas na entrega de fornecedores.
Probleminhas chatos, não é mesmo?
Pois estas dicas vão ajudá-lo a lidar com eles (ou com quaisquer outros que possam aparecer):
6 dicas para lidar com imprevistos em eventos corporativos
1. Conhecimento
Nesses momentos de imprevistos é que se pode reconhecer um bom profissional de gestão de eventos. O conhecimento técnico e a experiência são fundamentais. Isso por que, primeiro, vão ajudar você a prever os imprevistos, tomando ações para que eles não ocorrem e, depois, se acontecerem, farão com que você saiba exatamente o que fazer e como agir.
2. Autocontrole
O gestor do evento não pode, de jeito nenhum, ficar nervoso quando um imprevisto acontecer. Manter a calma é muito importante tanto para conseguir analisar a situação com total equilíbrio quanto para acalmar as pessoas a sua volta. Respire fundo e não deixe que o nervosismo tome conta de você, isso só vai piorar a situação.
3. Jogo de cintura
Por mais que você faça sua parte, existem várias etapas no evento nas quais você depende de outras pessoas. Por isso, sua habilidade relacional também é essencial para lidar com imprevistos. Ter jogo de cintura e saber como lidar com as pessoas é um grande passo na resolução de qualquer problema.
4. Checklist em dia
Não importa a falha ou imprevisto que tenha ocorrido, nessa hora é preciso que todas as etapas
e processos anteriores tenham sido realizados com perfeição. Caso contrário, um problema pequeno pode virar uma bola de neve e se tornar algo muito maior e, talvez, fora de controle.
Se, por exemplo, o ar condicionado quebrou, é fundamental que, pelo menos, hajam cadeiras e água suficiente para todos – se as pessoas passarem calor sentadas e com água à vontade vai ser menos pior do que se elas passarem calor, com dor nas costas e com sede.
Já falei sobre a importância de ter um checklist de atividades aqui no blog (clique aqui para ler o post) e, inclusive, apresentei um que pode servir como modelo para você. Use-o como base e mantenha-o sempre por perto em todas as etapas de Planejamento e Gestão do Evento. Ele sempre será seu aliado!
5. Honestidade
Se aconteceu um imprevisto, a pior coisa é tentar “encobrir” o erro. Honestidade e clareza é muito importante. Essa é uma postura que você tem que ter sempre. Querer passar a perna, ou fazer de conta que as pessoas não viram, só vai piorar a situação e por em xeque sua integridade como profissional.
6. Retratação
Nem a empresa que está realizando o evento, nem os participantes podem ser lesados por imprevistos. É importante encontrar uma maneira de retratar os envolvidos no problema. Um bom exemplo é o caso que aconteceu comigo em um evento que o principal mote era um treinamento que seria realizado com ferramentas online. Porém, o link de internet contratado simplesmente não funcionou. Então, adaptamos o conteúdo para um treinamento presencial e demos um bônus para os participantes. Depois, por meio de uma senha exclusiva fornecida a eles, poderiam realizar o treinamento online em suas empresas, com suas equipes. Todo mundo saiu satisfeito com o bônus e ninguém se sentiu prejudicado.
E você, já passou por algum imprevisto em um evento? Deixe um comentário falando sobre sua experiência e contando como o assunto foi resolvido. Tenho certeza que sua história pode ajudar outros profissionais a lidarem melhor com imprevistos.
Sucesso!
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Além de não conseguirem resolver os imprevistos, profissionais despreparados os tornarão ainda maiores. Não arrisque com o seu evento, tenha profissionais experientes e com conhecimento para lidar com os problemas que poderão surgir – e, claro, isso começa lá no planejamento. Para saber mais sobre meu trabalho com Gestão de Eventos, entre em contato: contato@priscilavieira.com.br.
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1 comentário
Adriana Padilla · 16 de maio de 2014 às 18:21
Priscila, boa tarde!!!
Li seu artigo e concordo plenamente. Tenho 15 anos de experiência na área de A&B para eventos e sei q. um organizador despreparado acaba prejudicando todos os fornecedores envolvidos. No meu caso já fui contratada para servir alimentos para 600 pax e no evento tinha 1400 pax, daí o buffet não tem o q. fazer e pior ainda sai com a imagem arruinada.
Espero q. todos os organizadores levem a sério o seu trabalho e dos parceiros envolvidos no evento.