Dicas para definir se um evento deve ser gratuito ou pago

Realizar um evento envolve diversas etapas. São muitas decisões a serem tomadas, e cada uma delas terá impacto direto no sucesso do evento. Saber se cobrar ou não do público para participar é uma dessas decisões estratégicas. Hoje, quero fazê-lo entender o que deve ser levado em consideração na hora de decidir se um evento será gratuito ou pago, mostrando quais as principais vantagens e os riscos dessas opções.

Evento pago x Evento Gratuito

Decidir se um evento será pago ou gratuito não é o primeiro passo. A primeira coisa a ser feita é entender claramente qual é o objetivo do evento.

Prospectar? Divulgar? Fidelizar?

Somente com os objetivos muito claros você vai conseguir entender se deve cobrar ou não o evento. Aliás, eu sempre bato nessa tecla, mas reafirmo: saber os reais objetivos do evento é primordial para todas as fases do planejamento e da organização.

• Vantagens do evento gratuito

O evento gratuito é indicado quando a empresa tem o objetivo de fidelizar o público. Exemplo: a marca “O Boticário” tem um Clube de Fidelidade chamado “Viva Boticário”. Eles organizaram um circuito de palestras sobre beleza em São Paulo (SP). Gratuito e limitado, porém, só poderiam participar os membros do Viva Boticário.

Com esse caso, podemos destacar duas coisas importantes para que um evento gratuito tenha sucesso: o conhecimento do público e a exclusividade.

O tema abordado estava totalmente alinhado aos interesses do público, o que faz com que tenham vontade de ir. E a questão de ser exclusivo para membros do clube de fidelidade faz com que os clientes sintam-se importantes, acolhidos, especiais.

Um evento gratuito, se for bem desenvolvido de acordo com o perfil dos convidados, pode ter um grande poder de fidelização e engajamento do público com a marca.

• Riscos do evento gratuito

O principal risco do evento gratuito é as pessoas não o valorizarem justamente por ser sem custo de adesão. Como é “para qualquer um”, os convidados podem não ver vantagem em participar.

Além disso, se o tema trabalhado e a linguagem da comunicação não estiverem totalmente de acordo com o perfil e os interesses do público, eles não vão prestar atenção. Ter conhecimento profundo dos convidados é fundamental para atrair a tenção deles – principalmente quando trata-se de eventos gratuitos.

• Vantagens do evento pago

O evento pago tem a capacidade de qualificar o público. Elevando o valor da inscrição, você eleva o nível do público. Mas, é claro, só colocar um valor alto não é o suficiente – o preço do ingresso precisa estar à altura do conteúdo e das atividades propostas no evento.

Muitas vezes, nem que seja um valor simbólico, é importante cobrar entrada no evento para que haja um filtro no

público participante – principalmente se está fazendo um evento com objetivos comerciais. Você não vai querer que o local do seu evento fiquei cheio de pessoas que só querem olhar, certo?

• Riscos do evento pago

O maior risco nesse caso é não conseguir vender os ingressos. Se isso acontecer, é preciso avaliar todas as etapas da organização do evento para saber de onde veio o problema. O resultado aparece na não-venda, mas nem sempre a área comercial é o problema. Geralmente, foi alguma falha em um processo na organização do evento que ocasionou isso.

Será que a linguagem estava adequada? Será que o conteúdo tinha a ver com o público? Os canais de comunicação escolhidos foram os mais propícios?

É preciso avaliar o que aconteceu para que as pessoas não soubessem do evento ou soubessem e não tivessem interessem em participar.

Por isso, é importante que a empresa que esteja realizando o planejamento e a gestão do evento fiquei responsável por todos os processos, para que não haja falha na hora de distribuir as tarefas.

O organizador precisa dominar todo o processo, estar em cima, cobrando, vendo o que está acontecendo, para poder responder ao impacto que as ações estão tendo no mercado.

Resumindo: Definir se um evento será pago ou gratuito vai depender primeiramente do seu objetivo e, depois, dos interesses do público. Nessa relação é preciso que ambas as partes – convidados e empresa promotora do evento – saiam com a certeza de que o evento foi benéfico.

Exemplo: você não cobrou um evento de capacitação para seu cliente, mas sabe que isso irá impactar na gestão do negócio dele e, consequentemente, vai ajudar nas suas vendas. Ou então, o cliente pode pensar que pagou para participar de um evento seu, mas valeu a pena, porque aprendeu coisas novas e conheceu novas possibilidades de atuação para sua empresa.

Lembre-se dessas dicas na hora de definir pela cobrança ou não do seu próximo evento e não esqueça da dica mais importante: tudo depende de um bom planejamento e de uma gestão eficiente.

Priscila Vieira

—

Decidir se o evento será pago ou não é apenas uma das diversas decisões que precisam ser pensadas para garantir que um evento seja um sucesso e cumpra seu objetivo. Para lhe ajudar a entender qual o melhor caminho para essa e todas as questões que envolvem um evento, entre em contato comigo: contato@priscilavieira.com.br

—

Quer se manter informado sobre as novidades em termos de gestão de eventos? Assine minha newsletter gratuita e uma vez por mês receba os destaques do blog por e-mail. Para isso, basta colocar seu e-mail aqui: