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Como planejar a segurança do seu evento

Sabe aquele velho ditado que diz “Melhor prevenir do que remediar”? Quando se trata da segurança de eventos, ele também vale. É muito difícil garantir que nenhum incidente ocorra, mas é responsabilidade da organização do evento tomar todas as precauções possíveis para que tudo aconteça com a maior segurança.

Sabendo disso, reuni algumas dicas para garantir a segurança do seu evento:

1. Desenvolva uma Política de Segurança

A segurança do seu evento começa no planejamento. As primeiras decisões já devem levar em conta a segurança dos participantes e da equipe. É fundamental que o evento tenha um “Plano de Segurança”, que é um conjunto de diretrizes, definidas pela organização, que direcionam como os recursos humanos, técnicos e organizacionais serão utilizados, garantindo que o mínimo de incidentes aconteça.

Exemplos do que o Plano de Segurança pode definir: controle de acesso, prevenção de incêndios, combate a furtos, proteção no estacionamento, controle do fluxo de entrada e assim por diante. O ideal é fazer uma lista com todos os possíveis riscos e criar diretrizes para evitar e corrigir cada um deles.

2. Identifique os riscos externos

Faça uma avaliação para verificar quais fatores externos poderiam alterar ou prejudicar a segurança de seu evento. Analise questões como: perfil socioeconômico do bairro, moradias, comércio, vias de acesso e suas condições, estruturas emergenciais e de serviços, pontos de táxi e de ônibus, delegacias, hospitais, Corpo de Bombeiros, postos da Polícia Militar, Defesa Civil e de concessionárias de serviços públicos próximos ao evento.

3. Identifique os riscos internos

O local do evento precisa ser confortável, bonito, agradável e, principalmente, seguro. Conheça a fundo a infraestrutura do lugar onde o seu evento será realizado para poder identificar os possíveis riscos e corrigir as falhas que podem prejudicar a segurança. Inspecione instalações elétricas, hidráulicas, ar-condicionado, de prevenção e combate a incêndios e de segurança (câmeras, alarmes, etc). Pergunte ao responsável pelo lugar sobre os procedimentos de funcionamento do espaço, sobre a vigilância das portarias, abastecimento de água, correções elétricas, por onde entra o caminhão, onde descarregar os materiais e por aí vai. Além disso, verifique se o local tem seguro e o que ele cobre.

4. Providencie todas as autorizações e licenças dos órgãos responsáveis

Conheça a legislação específica do estado e da cidade onde o evento será realizado. No que diz respeito às licenças e autorizações que um evento precisa ter, podem haver diferenças dependendo da região. Caso fique com alguma dúvida, procure os responsáveis na prefeitura para esclarecer tudo o que a lei local dita que é preciso para garantir um evento seguro. Além disso, cheque sempre as necessidades e exigências de órgãos como Polícia Militar, Corpo de Bombeiros, Ministério Público, ECAD (Escritório Central de Arrecadação e Distribuição) e ANVISA (Agência Nacional de Vigilância Sanitária).

(Clique aqui e saiba mais sobre as principais leis relacionadas à organização de eventos)

5. Contrate uma empresa de segurança especializada e regulamentada

É de extrema importância que a empresa contratada tenha o certificado expedido pela Polícia Federal e experiência consolidada em eventos. Monte um plano operacional para saber quantos seguranças serão necessários em cada local. Além disso, verifique as necessidades de equipamentos como detectores de metal, câmeras, alarmes, detectores de fumaça, rádios de comunicação, etc., e confira se a empresa contratada dispõe desses equipamentos e se sua equipe está apta a utilizá-los.

6. Prepare sua equipe

É importante que todos os profissionais que vão trabalhar no seu evento estejam alinhados às diretrizes de segurança e que saibam exatamente o que devem fazer, como realizar cada etapa sem riscos para ele próprio e para os presentes no local e a quem devem recorrer em caso de acidentes. Para garantir o monitoramento da segurança das atividades, você pode criar um Conselho de Segurança, que ajudará no desenvolvimento das necessidades e das diretrizes de prevenção e correção e também será responsável por garantir que todos façam seu trabalho com foco em segurança.

Todas essas orientações foram baseadas na cartilha “Evento Seguro”, desenvolvida pela ABEOC BRASIL, Associação Brasileira de Empresas de Eventos. Clique aqui e baixe o documento completo com mais dicas importantes.

Não menospreze os esforços necessários para garantir um evento seguro. É a imagem da sua empresa e a vida dos participantes que estão em jogo.   

Com qualidade e segurança, seu evento só tem um risco: o de ser um sucesso!

Priscila-Vieira-2Se tiver alguma dúvida ou dica sobre esse tema, deixe um comentário aqui embaixo. E para não perder nenhum assunto aqui do blog, assine minha newsletter e fique ligado nas atualizações:

 

Priscila Vieira

Quando o assunto é segurança é preciso um planejamento minucioso e preparação. O “improviso” significa não só prejuízo financeiro e para a imagem da empresa que está organizando o evento, como também riscos para os participantes e profissionais presentes. Conte com profissionais qualificados e com experiência para garantir que seu objetivo seja alcançado com segurança e satisfação. Entre em contato e saiba mais: contato@priscilavieira.com.br.

Dicas para organizar e gerenciar um evento beneficente

Eventos beneficentes sempre terão o objetivo de ajudar o próximo. Mas além de serem realizado por ONGs, eles também podem ser promovido por empresas, como ação de responsabilidade social e ambiental.

Porém, seja qual for a instituição responsável por sua organização, para que o evento beneficente traga os resultados esperados, é preciso cuidados especiais na hora de planejá-lo e gerenciá-lo.

Pensando nisso, reuni neste artigo seis dicas específicas sobre como organizar e gerenciar um evento beneficente. E como muitos dos temas abordados estão relacionados a assuntos que já tratei aqui no blog, ao longo das dicas, vou dando também indicações de outros textos que podem lhe ajudar. Confira:

Definição da causa e dos públicos

Em praticamente todos os artigos em que dou dicas sobre eventos o primeiro tópico está relacionado aos objetivos. Quando o assunto é a organização de um evento beneficente isso não é diferente.

Definir com clareza qual causa seu evento irá defender é o primeiro passo do planejamento dele. A partir disso, você poderá segmentar o público-alvo. Se for uma ONG que estiver promovendo, provavelmente ela já tem uma causa e um público estabelecidos. Se for uma empresa, é preciso atenção na hora dessa seleção. Escolha uma causa que tenha a ver com a missão, visão e valores da organização, que converse com o que a empresa defende.

Por exemplo: se sua empresa for de tecnologia, ela pode se envolver em prol da educação; se for uma indústria de alimentos, em ações contra a fome, e assim por diante. Muito cuidado para não fazer um evento beneficente ligado a algo que vá contra ao que a empresa pratica no seu dia a dia.

Dicas: Como fazer um checklist de um evento de sucesso


Patrocínio próprio ou de terceiros

Essa é uma questão importante. Se for uma ONG, é certo que irá precisa contar com o apoio de patrocinadores e apoiadores. Já se for uma empresa que estiver promovendo o evento beneficente, há a possibilidade de ela patrocinar os gastos do evento, mas também há a alternativa de buscar patrocínio de empresas parceiras. Defina isso logo no planejamento. Se precisarem de apoio, monte um plano de patrocínio que especifique os objetivos do evento e quem irá se beneficiar com ele, pois isso será o fator decisivo para o apoio e patrocínio de outras instituições.

Dicas: Captação de patrocínio, planejamento e gestão de eventos corporativos

Como reduzir os custos do seu evento


Orçamento para equipe e fornecedores

Na hora de definir o orçamento, verifique se há a possibilidade de contar com parcerias para diminuir ou eliminar os gastos com a equipe de profissionais e os fornecedores. Busque empresas e profissionais que estejam alinhados à causa que você está defendendo. Se eles se engajarem e se identificarem com o que está sendo defendido no evento, eles podem aceitar fazer o evento sem cobrar nada ou, pelo menos, cobrando um valor simbólico.

Dicas: Como conseguir recursos para um evento – além do patrocínio


Atividades para levantamento de fundos

Um evento beneficente pode levantar diversos tipos de fundos, não precisa ser necessariamente dinheiro. Roupas, brinquedos, alimentos e até conhecimento – profissionais que doam seu tempo ensinando, por exemplo – são boas opções de investimento nesse tipo de evento.

É importante definir o que será arrecadado no evento e de que maneira isso será feito. Pense nas atividades que o evento terá e de que forma você irá retribuir a ajuda dos convidados.

Exemplo: oferecimento de palestras, shows, cursos, brindes, etc. Lembre que tudo deve estar alinhado à marca e à causa do evento. Se ele for relacionado à defesa do meio ambiente, por exemplo, todas as atividades devem ter essa postura “verde” – então, ações que utilizem muita água ou desperdicem papel estão fora de cogitação.

Dicas: Como criar uma identidade para o seu evento


Divulgação

O objetivo do evento beneficente é levantar fundos para uma causa e, quanto mais você puder economizar, melhor. Então, na hora da divulgação, aposte em meios de comunicação que sejam gratuitos. Hoje em dia, com a internet, é possível espalhar sua mensagem gastando quase nada. Algumas alternativas interessantes são os e-mails e as mídias sociais. Além disso, entre em contato com as redes de TV, jornal e rádio locais, pode ser que a causa que você esteja defendendo seja de interesse público e isso pode chamar a atenção dos meio de comunicação para fazerem a divulgação e cobertura do seu evento.

Dicas: Como utilizar as redes sociais para fortalecer seu evento

4 dicas para divulgar seu evento corporativo


Prestação de contas

Essa é uma etapa pós-evento muito importante. Construa uma base de contatos dos participantes para que possa continuar a se comunicar. Envie documentos, fotos, vídeos e tudo que tiver disponível para mostrar o que foi realizado com o que eles ajudaram a arrecadar. Essa transparência e esse retorno é fundamental para dar credibilidade ao seu evento e à sua marca.

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Dicas: O que fazer para potencializar seu evento depois que ele acabou

Priscila VieiraEspero que, com essas dicas, seu evento beneficente seja um sucesso e que sua causa seja defendida com louvor!

Priscila Vieira

Não importa se você coordena uma ONG ou uma organização, ambas têm uma marca a zelar. Por isso, é importante que, ao se realizar eventos beneficentes, a equipe esteja preparada para fazê-los da melhor maneira, buscando resultados positivos não só para a causa, como também para quem o está promovendo. Entre em contato comigo e saiba como a PV Planejamento & Gestão de Eventos pode ajuda você a ajudar o próximo, por meio de um evento beneficente de sucesso: (11)98344-2910 | contato@priscilavieira.com.br

Como e por que elaborar um Special Report para seu evento

Em meu último artigo (que você lê clicando aqui) falei sobre como foi estar à frente da organização do Fórum VendaMais e quais foram os principais aprendizados e lições que tirei dessa experiência. Hoje, novamente vou falar sobre um exemplo a ser seguido desse evento: a continuidade do conteúdo.

No Fórum VendaMais, acontece uma grandiosa troca de conhecimento. Os participantes aprendem coisas ali que poderão revolucionar seus negócios. Mas e se esse conhecimento se perde? O evento foi em vão?

Para não que isso não aconteça, desenvolvemos um Special Report, que nada mais é que um resumo de tudo o que foi discutido no evento.

Entre as vantagens do oferecimento desse tipo de material, destaco aqui duas principais:

  • O participante pode levar para sua realidade tudo o que ele aprendeu no evento. É um material que ele pode consultar posteriormente para orientar suas ações e para passar esse conteúdo para sua equipe e colegas de trabalho.
  • É uma forma de eternizar o evento e, consequentemente, a marca da empresa que o organizou. Toda vez que o participante ler o Special Report ele vai lembrar dos bons momentos que teve no evento e de tudo de produtivo e útil que o evento proporcionou para seu crescimento profissional.

Como elaborar um Special Report

O formato do

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material, o tipo de conteúdo e linguagem devem levar em conta, sempre, o perfil do público participante do evento.

Alguns exemplos do que pode ter um Special Report:

  • Principais tópicos abordados nas palestras
  • Exercícios para aplicação posterior
  • Passo a passo sobre como aplicar técnicas apresentadas no evento
  • Cases de sucesso das áreas tratadas nos conteúdos do evento
  • Conteúdos das apresentações dos palestrantes

Dica: no pós-evento, peça depoimentos dos participantes sobre como eles utilizaram no seu dia a dia o que aprenderam no evento. Esse conteúdo pode ser vir de case para um próximo material.

Quanto ao formato, é possível fazer:

  • Material impresso a ser entregue no evento
  • Material digital que pode ser enviado para os participantes ou disponibilizado para download na página do evento ou da empresa promotora
  • Vídeos
  • Apresentações

O importante é sempre ter em mente que o material que você está disponibilizando deve contribuir para a evolução do participante, deve fazer alguma diferença em seu dia a dia. Para isso, a linguagem, o formato e o conteúdo precisam estar alinhados ao perfil dele. Mais um exemplo de como o conhecimento sobre o público é importante para o sucesso do evento.

Priscila VieiraPara saber ainda mais dicas sobre como reforçar o conteúdo no pós-evento, clique aqui e confira o artigo sobre “Como potencializar seu evento depois que ele acabou”.

Sucesso e bons eventos!

Priscila Vieira

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O reforço do conteúdo no pós-evento é importante. Porém, o preparo, a escolha e o desenvolvimento do que será apresentado no evento começa lá no início do Planejamento. Entre em contato e saiba como um evento com conteúdo apropriado ao seu objetivo pode atuar de maneira estratégica com seu público: (11) 98344-2910 | contato@priscilavieira.com.br

Lições do Fórum VendaMais: não economize no planejamento e conheça seu público a fundo

Se eu já tinha certeza de que o planejamento detalhado e o conhecimento profundo sobre o público participante são fatores fundamentais para o sucesso de evento, com o Fórum VendaMais essa convicção só se fortaleceu.

No artigo de hoje, compartilho alguns aprendizados e dicas dessa experiência à frente da organização desse evento promovido pela Revista VendaMais, em que participaram líderes de vendas de todos os segmentos.

Etapas iniciais – as mais importantes

O planejamento do Fórum começou praticamente um ano antes de ele acontecer. O que contribui para construirmos um plano detalhado.

  • O primeiro passo foi definir o objetivo do evento – como sempre deve ser
  • Paralelo ao objetivo, definimos qual seria o público-alvo, já que uma coisa está ligada à outra.
  • Depois disso, planejamos o checklist –  a lista de tudo que é preciso para o evento – e o cronograma das ações – com datas e prazos para acompanhamento e cobranças.

Entenda que por mais básicos que sejam, checklist e cronograma contribuem significativamente para o bom andamento de tudo, por isso é muito importante citá-los aqui. Se você não fizer e não acompanhar corretamente seu checklist e seu cronograma, pode acabar esquecendo algo. E se normalmente já acontecem imprevistos, sem o planejamento adequado das ações o evento pode virar um caos.

Aprendizados

A proposta do Fórum VendaMais era proporcionar um ambiente mais íntimo, mais próximo do público, para que os participantes ficassem à vontade para dividir suas dúvidas, seus problemas e dificuldades e, assim, a equipe da VendaMais pudesse traduzir isso e realmente contribuir para a evolução do negócio dos ali presentes.

O principal aprendizado desse evento é que a seleção do público adequado faz total diferença para que o objetivo seja alcançado. Nós cuidamos muito para que o público certo estivesse nos dois dias de evento. Dessa forma, conseguimos trazer executivos com problemas em comum e eles puderam trocar experiências e aprendizados entre si. Todos sentiram-se parte do mesmo grupo, e isso contribuiu para que ficassem realmente satisfeitos com as atividades e o conteúdo apresentado.

Dicas

Baseando-me em tudo que falei sobre o Fórum, tenho duas dicas importantes para dividir:

1) Não tenha pressa para planejar

Planejamento precisa de detalhamento. E todo evento precisa não só de um plano A, como um plano B, C, D… quantos planos forem necessários. O planejamento serve justamente para que o organizador esteja pronto para qualquer situação. Por isso, é preciso prever os diversos possíveis cenários.

2) Conheça profundamente seu público

Eu digo “profundamente”, porque mais do que conhecer o público você precisa conhecê-lo o suficiente para conseguir se colocar no lugar dele e saber o que ele espera do evento. O perfil do público deve ser levado em conta em cada item do planejamento, em cada decisão tomada. Desde o valor da inscrição – mais alta ou mais acessível – até a forma como o buffet será servido.

Quer um exemplo de como o planejamento e o profundo conhecimento do cliente podem fazer a diferença? Veja o que aconteceu no Fórum:

Em um determinado momento do evento, percebi que um dos serviços não estava de acordo com o que nós havíamos previsto. Imediatamente, mesmo contradizendo as instruções do fornecedor, tomei as providências necessárias para resolver o que, na minha opinião, era um problema. Isso porque apesar da sua experiência, o fornecedor não tem a aproximação e o conhecimento do público que minha posição me garante.

Esse conhecimento profundo, a habilidade de se colocar no lugar do cliente – desde o planejamento até a execução, faz com que você consiga tomar as decisões imediatas de mudanças necessárias com muito mais segurança e tranquilidade.

Conheça seu objetivo, conheça seu público. Esse é o segredo para um evento impecável.

Sucesso!

Priscila Vieira

Priscila VieiraEssa e minhas outras experiências em eventos corporativos me deram conhecimento e habilidade para entender qual é o objetivo do evento e tomar ações estratégicas para que ele seja alcançado. Entre em contato e saiba como os eventos podem contribuir para a evolução de sua empresa: (11)98344-2910 | contato@priscilavieira.com.br

 

5 aplicativos que todo organizador de evento deve ter

Hoje vivemos na era móvel, em que dispositivos como smartphones e tablets viraram uma extensão de nós mesmos. Já que estamos sempre com eles, por que não aproveitar tudo de bom que o mundo digital tem a oferecer e usar estas facilidades em nosso dia a dia de trabalho?

Pensando nisso, fiz uma lista com os cinco aplicativos que vão deixar a vida do organizador de eventos mais fácil e segura.

Clique nos nomes dos apps para mais informações e download:

Pro Party Planner

Pro Party PlannerEsse aplicativo vai ajudá-lo a organizar-se seu evento registrando todos os convidados, o orçamento e a logística em um só lugar. O Pro Party Planner é ideal para reuniões, conferências, feiras, festas e angariações de fundos. Ele tem funcionalidades que permitem desenhar a planta do seu evento, desenvolver e completar a sua lista de convidados, sincronizar as informações de convidados com o Facebook, delegar tarefas à sua equipe e manter registros sobre tudo.

Custo: USD 4.99

Google Agenda

agendagoogleDesde os mais adeptos à agenda tradicional a aqueles que têm dificuldade em lidar com as anotações na agenda, esse aplicativo do Google pode ajudar a todos. O único trabalho que você tem é de criar os compromissos, indicando os dias e horas certos. Depois, pode se dar ao luxo de relaxar, pois o Google vai lembrá-lo de todos os seus compromissos – por meio de avisos no celular e também envio de e-mails. Além disso, você pode compartilhar uma agenda com sua equipe de trabalho – assim, todos ficam sincronizados e alinhados quanto aos compromissos e tarefas de cada um.

Custo: gratuito

ZoHo CRM

zohoEsse é um aplicativo que tem a mesma função de um programa CRM. Nele, além de incluir contatos de clientes e prospects, você também poderá guardar informações sobre seus fornecedores. Ele é compatível com os sistemas iOS e Android. No caso do Android, ele faz a integração com seus contatos e informações cadastradas em suas contas Google.

Custo: gratuito para até 3 usuários – com possibilidades de extensão em planos que variam de 12 a 35 dólares mensais (saiba maisaqui)

Evernote

EvernoteFunciona como um bloco de anotações e agenda. O Evernote permite que você tome notas, capture fotos, crie listas de pendências, grave lembretes de voz e torne essas informações acessíveis esteja você em casa, no trabalho ou em trânsito. O aplicativo integra os conteúdos dos diferentes dispositivos – o que você escreve no Evernote no computador, poderá ser visualizado também no celular.

Custo: gratuito até 3 usuários – com possibilidades de extensão em planos que variam de 10 a 20 reais mensais (saiba maisaqui)

Roteador

roteador

Sabe aquele momento que você precisa acessar um documento no seu notebook e o local onde você está não tem acesso à internet? Para situações como essa, o Roteador é o salvador. Ele possibilita, por meio de um cabo USB, Bluetooth ou Wi-fi, que seu celular compartilhe a conexão web com seu computador – basicamente, transforma seu celular em um roteador. Imagine se você precisa resolver um problema no meio do evento e no local não há conexão à internet? Esse aplicativo pode salvar o dia.

Dica: caso esse app não funcione no seu smartphone, procure por “roteador” em sua loja de aplicativos e vai encontrar outros parecidos com a mesma função.

Custo: gratuito

Priscila VieiraGostou das dicas? Você usa algum aplicativo que facilita seu dia a dia? Compartilhe conosco e deixe suas sugestões e dúvidas nos comentários!

Sucesso!

Priscila Vieira

Quer conhecer os serviços oferecidos pela PV Planejamento & Gestão de Eventos? Entre em contato pelo telefone (11) 98344-2910 ou pelo e-mail contato@priscilavieira.com.br. Juntos, faremos do seu evento um sucesso!

 

Eventos Esportivos e seus benefícios para a imagem da empresa

Em meu último artigo (que você lê aqui), falei sobre como os Eventos Esportivos podem ser uma excelente ferramenta estratégica para as empresas. Apresentei as principais vantagens desse tipo de evento, de que maneira eles podem ser realizados e contei o que você deve levar em conta na hora de promover um Evento Esportivo na sua organização.

Seja por meio da divulgação do evento, ou mesmo pelo patrocínio de atletas ou de Eventos Esportivos, a imagem da empresa tem muito a ganhar ao associar sua marca ao esporte. E é sobre isso que quero falar hoje. Para isso, destaco três vantagens dos eventos esportivos:

1) Mídia espontânea

Os Eventos Esportivos – principalmente se abertos à comunidade – geram mídia espontânea, pois são motivo de notícias relacionadas a acontecimentos no local em que acontecem.

2) Reforço ou construção da imagem institucional

Por meio de atividades esportivas, a marca proporciona momentos de descontração, prazer e alegria aos participantes. A emoção que o esporte oferece ao público é transferida para a imagem da empresa envolvida na realização do evento – seja como patrocinadora ou organizadora.

3) Rejuvenescimento da imagem da marca

O incentivo a atividades esportivas constrói uma imagem mais jovem da empresa, tanto em relação ao produto/serviço, quanto para a marca da organização como um todo.

PATROCÍNIO A EVENTOS ESPORTIVOS

Patrocinar atividades, atletas e Eventos Esportivos pode ser muito interessante para a sua marca. Isso porque, ao apoiar o esporte, todo o conceito e os valores trabalhados dentro das modalidades – concentração, qualidade de vida, disciplina, foco, etc. – são diretamente associados à organização. E uma marca ligada ao incentivo do esporte será sempre bem-vista pelo público.

Nesse sentido, estes são os tipos de patrocínio que as empresas podem desenvolver em termos de eventos esportivos:

Patrocínio a equipes

A empresa pode associar sua marca a equipes de futebol, natação, judô, tênis, vela, entre outras modalidades que são constituídas por mais de um atleta. Esse tipo de patrocínio reforça a valorização do trabalho em equipe.

Patrocínio a atletas

Essa é uma forma de investimento mais direcionada. Ao patrocinar um atleta, tudo o que estiver relacionado a ele impactará na imagem da empresa. Muitas organizações patrocinam atletas de renome – verdadeiras celebridades – para agregar credibilidade à sua marca e alcançar o público em âmbito nacional e internacional.

Patrocínio de equipes e atletas institucionais

Também

é possível que a empresa patrocine atletas que são colaboradores da empresa, incentivando a prática de esporte fora do trabalho e expandindo a associação de sua marca para além do ambiente corporativo. O Pão de Açúcar, por exemplo, patrocina uma equipe de corrida formada por colaboradores da empresa. Os profissionais vestem literalmente a camisa da empresa.

ÍNDICES DE RETORNO

Para avaliar o retorno que a realização ou mesmo o patrocínio de Eventos Esportivos deu à empresa, é possível avaliar diferentes aspectos:

  • Avaliação da expansão da marca e captação da percepção do público em relação à empresa associada ao esporte;
  • Mensuração da exposição da marca na mídia antes, durante e após o evento (por meio do clipping de tudo que saiu na imprensa);
  • Análise comercial que verifica o número de negócios gerados direta e indiretamente por meio do Evento Esportivo.

O esporte só transmite coisas boas às pessoas. Seja promovendo um evento ou apoiando a realização de atividades esportivas, sua empresa só tem a ganhar. Pode apostar!

Sucesso!

Priscila Vieira

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Priscila VieiraSe você tem interesse em realizar ou patrocinar um Evento Esportivo ou um atleta, mas não sabe por onde começar, entre em contato comigo. Além de grande experiência em Eventos Corporativos, atuo em parceira com uma empresa especializada em Eventos Esportivos. O alinhamento dessas duas áreas pode trazer resultados incríveis para sua empresa: (11) 98344-2910 | contato@priscilavieira.com.br

 

O poder dos Eventos Esportivos nas empresas

Concentração, automotivação, disciplina, foco, força de vontade, qualidade de vida e trabalho em equipe. Esses são alguns dos valores originados da prática de esporte. Nesse sentido, o esporte tem tudo a ver com as organizações, já que todos esses valores são de extrema importância também para o sucesso profissional.

E é por isso que os Eventos Esportivos são excelentes ferramentas corporativas e podem ser utilizados como estratégia para o alcance das metas e objetivos de uma organização.

Vantagens dos Eventos Esportivos com abordagem Corporativa

Independente do segmento de atuação da empresa (serviço, varejo ou indústria), os eventos esportivos atingem o público-alvo em seus momentos de lazer e de descontração, tornando mais efetiva e natural a fixação da mensagem passada pelo evento.

Um Evento Esportivo pode ter diversos objetivos a serem trabalhados. Entre eles:

  • Motivação da equipe
  • Integração de profissionais
  • Integração com a comunidade
  • Responsabilidade social
  • Lançamento de um produto/ serviço que tenha algum conceito aliado ao esporte escolhido
  • Ou mesmo uma atividade de entretenimento ou experiência vivencial, inclusa na programação de seu evento
  • Qualidade de vida através da prática esportiva

Desenvolvimento e gestão de Eventos Esportivos com foco empresarial

A realização de um Evento Esportivo passa por todas as etapas realizadas em qualquer Evento Corporativo: concepção do evento, planejamento, organização, execução e pós-evento.

Dentro desses processos, podemos destacar alguns fatores que requerem uma atenção maior quando trata-se de Eventos Esportivos:

Objetivo

Antes de tudo, é importante que se saiba qual é o objetivo do evento. A partir disso é que a empresa poderá definir qual modalidade esportiva trabalha melhor os conceitos que se pretende abordar. Por exemplo: se o objetivo é integração, esportes com foco em trabalho em equipe são mais indicados.

Público-alvo

É fundamental conhecer bem o público-alvo para poder adequar as modalidades ao perfil dos participantes, para  introduzir adaptções nas diversas modalidades e principalmente colocar a intensidade adequada ao grupo. Exemplo: se forem profissionais com mais de 50 anos, não é aconselhável colocá-los em esporte com muito esforço físico.

Segurança e saúde

Como são atividades físicas, o cuidado com a segurança e a saúde dos participantes e da equipe de apoio precisa ser reforçado com socorristas, ambulâncias, enfermeiros e médicos à disposição do evento. Além disso, é aconselhável que o evento tenha uma cobertura realizada por uma empresa de seguros especializada.

Local

Atenção redobrada na escolha do local de realização do evento. Cada modalidade esportiva requer uma particularidade ou necessidade específica. Tenha certeza que o local escolhido atende a todas as necessidades de estrutura e segurança para a realização daquele esporte que sua empresa escolheu.

Controle de inscrições

Nesse tipo de evento, é preciso um cuidado ainda maior no controle das inscrições. Como muitas vezes são equipes que participam desses eventos, é fundamental a organização das inscrições para que haja o número adequado de participantes – de acordo, inclusive, com a capacidade do local onde será realizado o evento. Assim, não há o risco de faltarem ou sobrarem participantes.

Premiação

É preciso que a premiação seja um incentivo para que os profissionais efetivamente participem das atividades. Novamente, conhecer o público é fundamental para a escolha da premiação adequada.

Arbitragem

Não coloque qualquer pessoa para controlar as atividades do seu evento4. Escolha árbitros que sejam realmente especialistas na modalidade escolhida. Isso aumenta a credibilidade do evento.

Convidados âncoras

É interessante incluir a participação de atletas campeões, medalhistas olímpicos, mundiais ou com resultados expressivos no cenário da modalidade escolhida. Assim como no caso da escolha da arbitragem correta, a participação desses especialistas aumenta a credibilidade e a visibilidade do evento.

Fornecedores

Ao escolher fornecedores de serviços e produtos para esses Eventos Esportivos, escolha empresas e profissionais que sejam especializados na atividade a ser realizada. Isso contribui para a qualidade do evento.

Além de promover esse tipo de evento, a empresa também pode agregar valor à sua marca por meio de patrocínios. Mas esse é o assunto para o próximo artigo, ok? Fique ligado aqui no blog que logo falarei sobre isso.

E para não perder nenhum tema trabalhado aqui, assine minha newsletter e acompanhe de perto tudo o que debatemos no blog:

 

Sucesso!

Priscila Vieira

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Priscila VieiraAlém de ter experiência na área de Gestão e Organização de Eventos Corporativos, eu também atuo em parceria com uma empresa especializada em Gestão de Eventos Esportivos – a DV Eventos. Para saber mais sobre como os Eventos Esportivos podem ser uma ferramenta estratégica para sua empresa, entre em contato: (11)98344-2910 | contato@priscilavieira.com.br

 

Como contratar uma equipe para o seu evento

O sucesso de seu evento está diretamente ligado à forma como ele será planejado e desenvolvido. Esse é um trabalho que exige conhecimento técnico e experiência dos profissionais responsáveis pela organização.

Pensando nisso, hoje vou dar algumas dicas para que você acerte na hora de contratar uma equipe para organizar seu evento. Vamos lá?

Recomendações próximas

Comece pelas recomendações de parceiros e empresas parceiras. Consulte os integrantes da sua rede de contatos para saber quais são os profissionais recomendados. Foque nas referências de equipes que já atuaram em eventos do seu segmento.

Experiência comprovada

Assim como quando você vai contratar alguém precisa olhar o currículo para ver as suas experiências, na hora de contratar uma empresa para organizar seu evento isso também é importante. Confira em quais eventos esse profissional já esteve envolvido, o que ele fez, no que contribuiu. Se possível, converse com as pessoas das empresas para as quais ele fez o evento, para saber como foi a experiência deles.

Conhecimento compartilhado

Estamos na era do conteúdo. De que maneira esse profissional ou empresa que você quer contratar está inserido nesse mundo movido por informações? Investigue se o profissional ou a empresa tem alguma referência de produção de conteúdo especializado em sua área. Isso dá credibilidade ao trabalho e mostra o conhecimento que ele tem.

Equipe diversificada

Na hora de contratar uma equipe para organizar seu evento, é preciso levar em conta que um evento tem várias frentes de trabalho: o planejamento e a organização, a montagem de estandes, os recepcionistas, a divulgação, a venda de ingressos e assim por diante.

Ao contratar uma empresa para organizar seu evento, verifique tudo que ela cobre. Caso necessite de outros profissionais, peça recomendação da empresa que irá fazer a gestão do evento; eles devem ter conhecimento de empresas e fornecedores confiáveis e eficientes.

A escolha da equipe que irá comandar seu evento é uma etapa muito importante do planejamento dele, pois um erro pode manchar a imagem da sua empresa, e um acerto garantirá o sucesso.

Por isso, escolha profissionais qualificados para não correr o risco de estragar não só o evento, mas também sua relação com seu público.

Priscila VieiraTemos conhecimento e experiência em Organização de Eventos Corporativos.

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Cobrimos desde o planejamento, estratégia e a gestão do evento, até o plano de divulgação e assessoria pós-evento. Para saber como podemos usar nosso conhecimento na área de eventos para ajudar sua empresa a alcançar seus objetivos, entre em contato: (11) 98344-2910 | contato@priscilavieira.com.br

 

7 livros para aprender mais sobre Gestão de Eventos

O conhecimento é nossa principal ferramenta para fazer qualquer tipo de tarefa. Podemos ganhar conhecimento com a nossa própria experiência, mas podemos também buscar conhecimento de profissionais mais experientes que nós. Pensando nisso, separei alguns livros importantes para servir de referência para quem deseja aprender mais sobre Gestão de Eventos. São eles:

011) Manual de Organização de Eventos – Planejamento e Operacionalização

Este livro mostra como as áreas de turismo e lazer podem ser integradas na organização de eventos. O livro é um manual prático de consulta e operação direcionado a profissionais de turismo e de eventos, ou ainda para pessoas que atuam em empresas e entidades que promovem e participam de eventos ou atividades relacionadas ao setor. Inclui modelos/simulações/ilustrações de eventos sociais, esportivos, culturais, gastronômicos, comerciais e outros cerimoniais e atos comemorativos.

WebDesigner2) Organização e Gestão de Eventos

A obra traz uma visão mais empresarial para a área de evento, mostrando todas as etapas para a execução de diversos tipos de eventos, analisando-os detalhadamente. Os autores apresentam ainda metodologias para medir os impactos econômicos de um evento e análises e reflexões sobre as principais mudança do mercado de eventos na última década.

033) Gestão Estratégica de Eventos

Esta obra é interessante para que você consiga entender a importância de definir os objetivos do evento pensando nas estratégias das empresa. O livro lista ferramentas que podem ajudar nisso. Essa obra ressalta a relevância do setor de eventos e mostra como essa atividade é cada vez mais necessária e importante para as organizações. As dicas e ferramentas propostas são baseadas na própria experiência de sucesso da autora, que apresenta ainda modelos, casos reais e atividades para a aplicação do conteúdo.

Generic Image4) Eventos – Estratégias de Planejamento e Execução

Guia completo com técnicas para planejar e organizar eventos, este livro é voltado especialmente a profissionais de relações públicas, marketing e administração. Baseando-se em décadas de experiência e utilizando uma linguagem didática, os autores mostram como otimizar os eventos com clareza de objetivos, sem desperdício de recursos e energia e, principalmente, focando no detalhamento dos passos envolvidos e nas decisões a tomar.

055) Eventos – Uma Alavanca de Negócios

Muitas pessoas ainda não acordaram para as grandes oportunidades de negócios que os eventos podem trazer. Se você é uma delas, indico a leitura deste livro, que mostras as questões estratégicas dos

eventos nas empresas.

A obra trata de temas como etapas de implementação, engajamento de stakeholder, gestão e otimização de recursos, retorno sobre investimento, entre outros. As análises expostas confirmam que os eventos são hoje um diferencial competitivo para as empresas.

066) Marketing de eventos: Como Promover com Sucesso Eventos, Festivais, Convenções e Exposições

Neste livro, você irá conhecer diversas ferramentas de marketing aplicadas na promoção de eventos. Entre elas: mídia impressa e eletrônica, dinâmica de grupo, relações públicas, promoção, propaganda, vendas e merchandising e patrocínio. O autor mostra como utilizar as mais recentes tecnologias para potencializar as ações de marketing nos evento e traz ainda conceitos e modelos práticos extraídos das três décadas de experiência à frente de organizações de administração de eventos bem-sucedidos.

077) Patrocínio a Eventos -– A Sinergia da Comunicação Integrada de Marketing

Essa obra também trata de questões relacionadas ao Marketing, mas com foco na captação e desenvolvimento de patrocínio. Além de oferecer um grande referencial teórico sobre marketing, patrocínio e a integração dessas duas áreas, o livro traz ainda cases práticos como o Skol Beats, a Petrobrás nos Jogos Panamericanos do Rio de Janeiro em 2007 e as apresentações do Cirque de Soleil promovidas pelo Bradesco.

Boa leitura!

Priscila Vieira

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Priscila VieiraSe tiver alguma dúvida sobre como os eventos podem ser úteis para sua empresa, entre em contato comigo. Vou adorar mostrar como os eventos corporativos podem ser excelentes ferramentas para engajamento com seu público, desenvolvimento das áreas de sua organização e também potencialização das vendas: (11) 98344-2910 | contato@priscilavieira.com.br

Indicadores para medir os resultado de um evento

Na semana passada, escrevi um artigo falando sobre a importância de mensurar os resultados de um evento corporativo e apresentei algumas maneiras de realizar essa avaliação (perdeu? Clique aqui e confira!).

Hoje, dando continuidade ao debate sobre mensuração de resultados falarei sobre os indicadores que, na minha opinião, devem ser levados em consideração na hora de medir o sucesso do seu evento.

Por onde começar

O fato é que em eventos corporativos precisamos avaliar os resultados em relação aos objetivos e ao público envolvido. Nesse sentido, sempre trabalho três pilares de indicadores: ações comerciais, ações de relacionamento e ações institucionais. 

Ações comerciais

São ações como vendas diretas de produto ou serviço, oportunidades de vendas, exposição do produto/serviço. Para medir o desempenho dessas ações, são necessários indicadores de performance antes e depois do evento para serem avaliados e comparados os resultados. São analisados indicadores como:

  • Nº de vendas geradas no dia do evento;
  • Nº de novas propostas geradas com participantes presentes no evento;
  • Nº de novos negócios em parcerias geradas a partir do evento (exemplo: novos fornecedores, novos parceiros comerciais, parcerias estratégicas, etc.)

Ações de relacionamento

São ações que aproximam o público da marca – sejam eles clientes ou prospects. Para verificar o sucesso dessas ações, é preciso estudar estes indicadores:

  • Percentual de novos clientes – para medir a prospecção de novos clientes no evento
  • Percentual de clientes que retornam – para medir a fidelização de clientes a partir do evento
  • Percentual de ex-cliente e que retornam – para medir o resgate de clientes inativos a partir do evento

Ações institucionais

Ações institucionais estão relacionadas à percepção da marca. Elas geralmente não são percebidas por meio de números e dados estatísticos, e sim em depoimentos e testemunhais dos participantes, fornecedores e parceiros do evento. Nesse sentido, os objetivos do evento que devem ser avaliados são:

  • Posicionamento da marca
  • Relacionamento com canais de distribuição
  • Reforço de marca
  • Impactos de longo prazo da marca associada ao evento
  • Mudança de comportamento do público-alvo

Sabendo o que você vai avaliar e quais indicadores precisa estar atento, fica mais fácil guiar-se para mensurar os reais resultados do seu evento. Muitas vezes um público abaixo do esperado pode ser percebido como um resultado ruim. Porém, se for um público qualificado, realmente interessado na empresa e que estreitou seu relacionamento com a marca por meio do evento, podemos considerá-lo um grande sucesso.

Por esses e outros motivos, não se deve deixar passar em branco essa fase importante de mensuração de resultados – tendo sempre em mente os objetivos do evento.

DICA

Não fazer a avaliação dos resultados é um erro muito grande. Porém, outro erro é fazer a avaliação e não utilizá-la. Após coletar os dados e informações dos envolvidos do evento, você tem um material muito bom para planejar, aprimorar e potencializar as ações para os próximos eventos.

Além disso, esses dados podem ser utilizados para validação do evento. Faça um resumo ou “Special report” com os principais tópicos, indicação de ferramentas, percepção do público, resultados alcançados, etc. Esse tipo de material serve de justificativa e argumento para próximas edições, e confirma a efetividade do evento como ferramenta estratégica.

Priscila VieiraSe tiver alguma dúvida, fique à vontade para deixar um comentário. Vou adorar trocar ideias sobre esse assunto com você.

Sucesso!

Priscila Vieira

A mensuração dos resultados acontece depois que o evento termina, mas ela deve ser pensada e planejada já na fase de organização. Para isso, é preciso conhecimento na área e experiência para saber de que forma preparar o evento de modo que ele possa ser avaliados posteriormente. Conte comigo para elaboração e planejamento de um evento completo: contato@priscilavieira.com.br

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