Dicas para organizar e gerenciar um evento beneficente

Eventos beneficentes sempre terão o objetivo de ajudar o próximo. Mas além de serem realizado por ONGs, eles também podem ser promovido por empresas, como ação de responsabilidade social e ambiental.

Porém, seja qual for a instituição responsável por sua organização, para que o evento beneficente traga os resultados esperados, é preciso cuidados especiais na hora de planejá-lo e gerenciá-lo.

Pensando nisso, reuni neste artigo seis dicas específicas sobre como organizar e gerenciar um evento beneficente. E como muitos dos temas abordados estão relacionados a assuntos que já tratei aqui no blog, ao longo das dicas, vou dando também indicações de outros textos que podem lhe ajudar. Confira:

Definição da causa e dos públicos

Em praticamente todos os artigos em que dou dicas sobre eventos o primeiro tópico está relacionado aos objetivos. Quando o assunto é a organização de um evento beneficente isso não é diferente.

Definir com clareza qual causa seu evento irá defender é o primeiro passo do planejamento dele. A partir disso, você poderá segmentar o público-alvo. Se for uma ONG que estiver promovendo, provavelmente ela já tem uma causa e um público estabelecidos. Se for uma empresa, é preciso atenção na hora dessa seleção. Escolha uma causa que tenha a ver com a missão, visão e valores da organização, que converse com o que a empresa defende.

Por exemplo: se sua empresa for de tecnologia, ela pode se envolver em prol da educação; se for uma indústria de alimentos, em ações contra a fome, e assim por diante. Muito cuidado para não fazer um evento beneficente ligado a algo que vá contra ao que a empresa pratica no seu dia a dia.

Dicas: Como fazer um checklist de um evento de sucesso

Patrocínio próprio ou de terceiros

Essa é uma questão importante. Se for uma ONG, é certo que irá precisa contar com o apoio de patrocinadores e apoiadores. Já se for uma empresa que estiver promovendo o evento beneficente, há a possibilidade de ela patrocinar os gastos do evento, mas também há a alternativa de buscar patrocínio de empresas parceiras. Defina isso logo no planejamento. Se precisarem de apoio, monte um plano de patrocínio que especifique os objetivos do evento e quem irá se beneficiar com ele, pois isso será o fator decisivo para o apoio e patrocínio de outras instituições.

Dicas: Captação de patrocínio, planejamento e gestão de eventos corporativos

Como reduzir os custos do seu evento

Orçamento para equipe e fornecedores

Na hora de definir o orçamento, verifique se há a possibilidade de contar com parcerias para diminuir ou eliminar os gastos com a equipe de profissionais e os fornecedores. Busque empresas e profissionais que estejam alinhados à causa que você está defendendo. Se eles se engajarem e se identificarem com o que está sendo defendido no evento, eles podem aceitar fazer o evento sem cobrar nada ou, pelo menos, cobrando um valor simbólico.

Dicas: Como conseguir recursos para um evento – além do patrocínio

Atividades para levantamento de fundos

Um evento beneficente pode levantar diversos tipos de fundos, não precisa ser necessariamente dinheiro. Roupas, brinquedos, alimentos e até conhecimento – profissionais que doam seu tempo ensinando, por exemplo – são boas opções de investimento nesse tipo de evento.

É importante definir o que será arrecadado no evento e de que maneira isso será feito. Pense nas atividades que o evento terá e de que forma você irá retribuir a ajuda dos convidados.

Exemplo: oferecimento de palestras, shows, cursos, brindes, etc. Lembre que tudo deve estar alinhado à marca e à causa do evento. Se ele for relacionado à defesa do meio ambiente, por exemplo, todas as atividades devem ter essa postura “verde” – então, ações que utilizem muita água ou desperdicem papel estão fora de cogitação.

Dicas: Como criar uma identidade para o seu evento

Divulgação

O objetivo do evento beneficente é levantar fundos para uma causa e, quanto mais você puder economizar, melhor. Então, na hora da divulgação, aposte em meios de comunicação que sejam gratuitos. Hoje em dia, com a internet, é possível espalhar sua mensagem gastando quase nada. Algumas alternativas interessantes são os e-mails e as mídias sociais. Além disso, entre em contato com as redes de TV, jornal e rádio locais, pode ser que a causa que você esteja defendendo seja de interesse público e isso pode chamar a atenção dos meio de comunicação para fazerem a divulgação e cobertura do seu evento.

Dicas: Como utilizar as redes sociais para fortalecer seu evento

4 dicas para divulgar seu evento corporativo

Prestação de contas

Essa é uma etapa pós-evento muito importante. Construa uma base de contatos dos participantes para que possa continuar a se comunicar. Envie documentos, fotos, vídeos e tudo que tiver disponível para mostrar o que foi realizado com o que eles ajudaram a arrecadar. Essa transparência e esse retorno é fundamental para dar credibilidade ao seu evento e à sua marca.

Dicas: O que fazer para potencializar seu evento depois que ele acabou

Espero que, com essas dicas, seu evento beneficente seja um sucesso e que sua causa seja defendida com louvor!

Priscila Vieira

—

Não importa se você coordena uma ONG ou uma organização, ambas têm uma marca a zelar. Por isso, é importante que, ao se realizar eventos beneficentes, a equipe esteja preparada para fazê-los da melhor maneira, buscando resultados positivos não só para a causa, como também para quem o está promovendo. Entre em contato comigo e saiba como a PV Planejamento & Gestão de Eventos pode ajuda você a ajudar o próximo, por meio de um evento beneficente de sucesso: (11)98344-2910 | contato@priscilavieira.com.br