Cuidados importantes ao contratar fornecedores para o seu evento

“Eu sou parte de uma equipe. Então, quando venço, não sou eu apenas quem vence. De certa forma, termino o trabalho de um grupo enorme de pessoas!”

Essa frase foi dita por Ayrton Senna, um dos melhores pilotos da história da Fórmula 1. Ele sabia que não basta apenas ser excelente naquilo que se faz, é preciso contar com pessoas igualmente competentes ao seu lado para poder chegar em primeiro lugar.

E o mesmo vale para a escolha dos fornecedores do seu evento. Você pode ser um profissional excepcional, mas não poderá fazer tudo sozinho, precisará de profissionais que o ajudem a executar todas as tarefas necessária de forma eficiente e segura.

Para lhe ajudar nessa tarefa, reuni neste artigo algumas dicas importantes. Veja a seguir três itens fundamentais a serem levados em conta na hora de contratar um fornecedor para seu evento:

1. CREDIBILIDADE

Essa deve ser a palavra de ordem no processo de contratação de fornecedores. A empresa contratada precisa ter profissionalismo e competência comprovados. Para isso, você pode:

• Realizar consultas com outros profissionais de sua rede de contatos
•  Fazer pesquisas no Google, para saber o que estão falando sobre a empresa
• Exigir portfólio que mostre os trabalhos já realizados
• Pedir indicação de empresas referências (três, no mínimo), com as quais você possa entrar em contato para atestar a qualidade do fornecedor
• Verificar com seu contador quais documentos devem ser solicitados para comprovar que a empresa é idônea e está em dia com suas obrigações

Esses cuidados são importantes porque não é apenas o trabalho do evento que está em jogo, mas a a imagem sua empresa. É preciso ter certeza de que está se associando a uma marca confiável e segura.

2. COMUNICAÇÃO

A forma como a empresa se comunica também é um fator importantíssimo para a escolha de um bom fornecedor. Se os profissionais daquela empresa são enrolados, demoram para responder e não conseguem se expressar direito na fase de orçamento e apresentação, imagine durante os processos do evento… No desenvolvimento das ações, você vai precisar de agilidade e eficicência. Se um dos fornecedores demorar para dar retorno isso pode virar uma bola de neve e acabar atrasando outros serviços. Por isso, observe os seguintes pontos na comunicação da empresa que pode vir a ser sua fornecedora:

• O tempo de respostas de seu contato – por e-mail ou telefone. Observe se eles demoram muito para responder, se ficam passando de uma pessoa para outra. Isso já demonstra falta de organização.
• A forma como se expressam – falam e escrevem. Se você tiver muita dificuldade para entender o que eles querem dizer, se são muito enrolados e até escrevem com ortografia errada, você já consegue identificar o alto nível de amadorismo da empresa.
• Verifique também a comunicação institucional da própria empresa. Analise se ela se preocupa em cuidar da imagem de sua marca e a maneira como se apresenta ao mercado. Se a empresa não se importa com sua própria imagem, será que vai se preocupar com a dos clientes?

3. PREÇO

Muitos profissionais acabam levando em conta apenas o fator preço. Ele não deve ser o único a ser considerado na escolha do fornecedor, mas, com certeza, é um item fundamental. É interessante pedir orçamento para diferentes empresas para ter uma noção de mercado. Quando digo que o preço é uma questão importante a ser analisada nesse processo, não quero dizer que o fornecedor precisa ser o mais barato ou o mais caro. O importante é avaliar a relação custo-benefício. Aí vão algumas dicas:

• Se uma empresa está cobrando um preço muito abaixo do mercado, desconfie! Nunca é demais lembrar o ditado que diz que “o barato sai caro”. Investigue muito bem antes de contratar esse fornecedor para ter certeza de que o preço baixo não irá afetar a qualidade prometida.
• Porém, nem sempre a mais cara é a melhor. O fato de cobrar um alto valor não é garantia de serviços de primeira qualidade. Avalie todos os serviços oferecidos e decida se realmente vale a pena investir naquela empresa levando em conta seu orçamento e também seu objetivo.

Tomando todos esses cuidados, sua equipe será formada por profissionais competentes e comprometidos com os melhores resultados. É primeiro lugar na certa!

Sucesso!

Priscila Vieira

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