7 erros comuns na organização de eventos e como evitá-los

Organizar eventos requer muito cuidado. Custos não planejados, riscos não considerados e má divulgação, por exemplo podem prejudicar, e muito, sua meta de resultados.

Pensando em ajudá-lo a garantir que seu evento seja um sucesso, listei alguns erros comuns encontrados durante a organização de eventos e revelei o que é preciso fazer para evitá-los, a fim de que tudo corra bem e você não seja pego por imprevistos desnecessários. Acompanhe.

1. Falta de planejamento

Planejar bem um evento é fundamental para garantir que a execução seja impecável. Nesse sentido, é preciso fazer um bom levantamento de investimentos, infraestrutura necessária, contratações, plano de divulgação, etc. Como já diria o ditado: a pressa é inimiga da perfeição! Então, não deixe que a falta de atenção aos detalhes prejudique sua produção. De todos os erros, este é o mais grave.

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Em artigos futuros trarei mais detalhes sobre esta importante etapa. Porém, no momento o que importa é que você tenha consciência da importância dela e que não a relegue em segundo plano.

2. Desespero

Imprevistos acontecem, ainda mais porque eventos envolvem pessoas. Flexibilidade, segurança e calma são extremamente necessários para resolver os problemas que possam surgir. Você deve manter a postura, afinal comandará outras pessoas que dependerão da sua tomada de decisão nesses momentos.

3. Falta de networking

Imprescindível antes, durante e após o seu evento, o networking é a chave para o sucesso da sua ação. Para tirar o melhor da sua rede de relacionamentos, mantenha contato com seus clientes, parceiros, fornecedores e colaboradores constantemente – seja por meio de e-mail marketing com novidades, pelas redes sociais, por telefone ou até mesmo agendando encontros pessoalmente de vez em quando.

4. Má divulgação

Você precisa, antes de mais nada, alinhar seus objetivos com a comunicação para o evento com o perfil do público. Afinal, é preciso atuar de maneira estratégica também na divulgação – você não precisa atingir “todo mundo” se seu público não é “todo mundo”!

As redes sociais como Twitter, Facebook, Linkedin, Youtube, blog, entre outras, são ferramentas que ajudam muito na divulgação do seu evento. Tornaram-se um canal de comunicação eficaz com clientes e, consequentemente, permitem maior alcance da divulgação de sua ação. Porém, apesar de serem canais baratos e fáceis de divulgação, não devem ser os únicos escolhidos por você para apresentar seu evento. Analise se inserções em rádio e televisão e anúncios em revistas, jornais, etc., não podem ajudar a ampliar o alcance da sua ação e planeje bem como será essa divulgação.

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5. Não saber ouvir

Aprenda a ouvir os que estão à sua volta e saiba aceitar opiniões diferentes da sua. Avalie sugestões de terceiros que podem agregar à sua ação e contribuir para que saia tudo como o planejado. Ouça também seus fornecedores, clientes e até mesmo a sua equipe e seja transparente nos diálogos, principalmente nos que envolverem tomadas de decisões.

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6. Estar desatualizado

Atentar-se às novidades é fundamental para a organização e divulgação do seu evento. Use a tecnologia a seu favor e diminua a distância entre você e seus clientes e parceiros de negócios.

7. Falta de criatividade

Diferencie-se! Seja criativo e ousado – sem dúvida seu evento se destacará dos demais. Fuja do convencional, saia do senso comum… inove! Para isso, pesquise muito, esteja antenado às ações dos seus concorrente e às novidades do mercado. Com certeza boas ideias virão.

Agora é com você! Aprenda essas lições, evite esses erros e dê um grande passo para garantir que seu evento será um sucesso!

Priscila Vieira

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