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Como conseguir recursos para um evento – além do patrocínio

Uma das maiores dificuldades para a realização de um evento é conseguir financiá-lo. Para isso, nem sempre o capital da empresa é suficiente. E é nessa hora que vamos em busca de apoio de patrocinadores.

Mas, além do patrocínio, existem outras formas de captar recursos financeiros para o seu evento? A resposta é: SIM!

Porém, antes de ir atrás de apoio financeiro, três passos indispensáveis precisam ser tomados. São eles:

Passo 1) Definição do objetivo e do público: Isso é essencial para que você possa fundamentar seu pedido. Dependendo do objetivo e do público do evento, pode ser que consiga doações de organizações ligadas a esse segmento. Agora, se você não souber explicar qual é o propósito do evento e que tipo de participantes vai atrair, vai ficar difícil passar credibilidade e confiança suficientes para que outras pessoas e instituições o apoiem financeiramente.

Passo 2) Levantamento das necessidades: Essa etapa é importante para você saber exatamente quanto e o que você precisa. Assim, você consegue descobrir, dentro do orçamento, o que já está “pago” e para quais itens você precisa levantar recursos. Esse tipo de levantamento vai passar a imagem de organização a quem irá lhe apoiar, dando mais segurança e confiança, pois, dessa forma, sabe-se exatamente para onde está indo o dinheiro.

Passo 3) Desenvolvimento de um método de controle dos recursos: é importante que isso seja pensado já na organização. Você irá precisar prestar contas depois, por isso, faça um controle minucioso de todos os recursos captados externamente, descrevendo suas respectivas aplicações.

Muito bem, depois de ter um objetivo bem definido, de saber exatamente para que você precisa de recursos e de já ter um método de controle confiável, é hora de ir atrás do apoio financeiro. Veja algumas formas além do patrocínio:

  • Doações

Dependendo do perfil e do tipo do evento é possível conseguir doações de instituições e organizações. Se você está, por exemplo, promovendo um evento educacional na área de Farmácia, pode conseguir uma doação ou apoio da Associação ligada a este setor.

As doações nem sempre virão em forma de dinheiro, podem ser itens que serão utilizado no evento, ou mesmo produtos para a promoção de sorteios durante o evento, como uma forma de incentivar o público a participar.

  • Apoio de palestrante

Dentro dos eventos, os palestrantes, com certeza, são uma das atrações principais. E por que ele ganha tanta atenção, você pode aproveitar para fazer uma troca de interesses mútuos. Pode ser que o palestrante esteja interessado em aparecer e fazer a divulgação do seu trabalho para o público específico que estará no evento. Sendo assim, ele pode contribuir financeiramente para o evento, pode também ajudar dando um desconto significativo ou mesmo não cobrando por sua apresentação. Isso depende, claro, de negociação e do seu relacionamento com cada palestrante.

  • Venda de itens e atividades

Se seu evento for gratuito, não poderá contar com o dinheiro dos ingressos. Ou mesmo que seja pago, os valor dos ingressos já deve ter seu destino definido. Por isso, se precisar levantar mais fundos para o evento, pode fazer a venda de itens como camisetas, brindes e outros produtos dentro do site ou no próprio

evento. Ou ainda realizar uma atividade paga – curso, workshop, treinamento – durante o evento.

  • Trabalho voluntário e doação de recursos e serviços

Nem sempre o recurso financeiro virá em forma de dinheiro. Conseguir pessoas para trabalhar voluntariamente também é uma forma de economizar e, portanto, é um grande apoio financeiro. Além disso, você pode conseguir doações de empresas oferecendo seus recursos e serviços. Exemplo: empresa de alimentação que fornece o Buffet, empresa de locação salas oferece um lugar para a realização do evento e assim por diante.

Como retribuir o apoio financeiro

Isso vai depender do objetivo do seu evento e das empresas e pessoas que estão lhe apoiando. Assim como no patrocínio, sempre deve haver

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uma forma de o apoiador ser recompensado. Na maioria das vezes, a exposição da marca por meio da divulgação do evento já funciona como retribuição ao apoio. Porém, não esqueça de deixar tudo isso muito claro na hora da captação do recurso, para que todas as partes envolvidas saiam satisfeitas e não se sintam lesadas.

 

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Sucesso!

Priscila Vieira

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