A importância da pesquisa pós-evento – e como fazê-la

Como falei neste artigo, o trabalho de gestão de eventos não acaba no momento em que o evento que você está organizando termina. Muito pelo contrário. Para poder dizer que o evento foi um sucesso é preciso continuar trabalhando depois que as luzes se apagam, que as cortinas se fecham e que os convidados vão embora.

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Uma das etapas fundamentais desta etapa é a análise dos resultados apontados na pesquisa que você deve ter feito nos últimos minutos do evento. Mas antes de falar disso, quero explicar para que serve essa pesquisa e como você pode desenvolvê-la…

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Por que fazer pesquisa pós-evento?

Pesquisas pós-evento servem para:

• Mapear os resultados da realização do evento;
• Saber se os objetivos foram alcançados;
• Entender qual foi a percepção do público em relação ao evento;
• Coletar sugestões de melhorias, comentários, opiniões dos participantes para melhorar constantemente todo o processo;
• Analisar a estratégia adotada para a realização do evento;
• Avaliar fornecedores e parceiros.

Na pesquisa, é preciso sempre levar em consideração o propósito do evento, direcionando a coleta de dados de forma alinhada ao objetivo que se buscava alcançar. Com a pesquisa pós-evento, você pode ainda:

• Medir a efetividade da comunicação do evento e dos canais de divulgação;
• Segmentar a lista de convidados;
• Analisar a receptividade do conteúdo apresentado;
• Avaliar a performance dos palestrantes e de outras atrações;
• Conferir a satisfação do público em relação a estrutura física do evento – clima, acessibilidade, refeição, conforto etc.;
• Fazer uma avaliação comercial para saber se oportunidades comerciais mensuráveis foram geradas no evento.

Como elaborar a pesquisa pós-evento

Convenceu-se a apostar em uma pesquisa pós-evento, não é mesmo?

Como você deve ter percebido, porém, são muitos dados a se coletar. No momento de

preparar a pesquisa, coloque-se no lugar do participante para não fazer um questionário muito desgastante. Em relação ao número de questões, por exemplo, sugiro que 80% sejam fechadas e apenas 20% abertas para comentários gerais.

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Escolha as perguntas que vai fazer de acordo com os objetivos que tem com ela. Se o mais importante é avaliar os palestrantes, foque-se mais no conteúdo. Se o que importa mesmo é saber se dá para usar a mesma estrutura no ano que vem, faça perguntas para descobrir o que as pessoas acharam do local do evento. Se você quer ouvir comentários mais gerais, aposte mais nas perguntas abertas. E assim por diante.

Para incentivar os participantes a responderem a pesquisa você pode utilizar uma ação promocional – o público responde a pesquisa, mas vai ganhar algo em troca. Peça para o mestre de cerimônia ou âncora do evento falar sobre a importância da pesquisa para eventos futuros, ressaltando o que ganharão em troca como agradecimento – um sorteio ou um brinde na saída, por exemplo.

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Etapa final da pesquisa – análise dos dados

Com a pesquisa elaborada e distribuída chega a hora de analisar as informações e, a partir delas, traçar novas metas de acordo com os objetivos da empresa que promoveu o evento. Descubra erros e acertos, pontos fortes e pontos fracos apenas verificando atentamente o que os participantes registraram na pesquisa. Isso vai ajudar, e muito, na avaliação final do seu resultado e, também, na criação de um próximo evento.

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Além disso, com essa pesquisa pode ser realizada uma avaliação não só dos resultados, como também da própria organização, ponderando pontos positivos e negativos internos (equipe de colaboradores, fornecedores e parceiros) e externos (clientes, participantes).

Aconselho sempre a realização de pesquisa pós-evento para que possamos verificar o que deu certo, o que é possível melhorar ou aproveitar melhor da próxima vez, analisar se os resultados foram alcançados e, se sim ou não, por quê.

Seu evento é para seu público. Ouvir o que ele tem a dizer é a melhor forma de traçar o caminho correto para o que você buscar alcançar.

Pense nisso com carinho e no próximo evento que organizar não deixe que a pesquisa seja apenas um detalhe. Faça dela uma importante ferramenta de avaliação do seu trabalho e beneficie-se da participação de seus convidados.

Sucesso!

Priscila Vieira

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Com este artigo encerro 2013 aqui no blog. Foi um prazer debater assuntos de gestão de evento com você nestes últimos três meses. Em 2014 estarei de volta com mais informação e conhecimento para compartilhar.

Feliz Natal e um excelente ano novo!