Como organizar um evento corporativo de sucesso

Eventos empresariais são excelentes oportunidades de integrar funcionários, clientes e fornecedores, apresentar novidades, etc. Porém, organizar um evento não é fácil! É preciso se preocupar com aspectos como formato, quem vai falar, o que vai falar, coffee break e assim por diante. Afinal, tudo conta para que ele seja um sucesso!

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Justamente por isso, a organização deve ficar a cargo de quem entende do assunto, ou os resultados passarão longe de serem os ideais. Para ajudá-lo a se tornar essa pessoa, elaborei um passo a passo que se seguido à risca vai colaborar para que seu evento seja um sucesso.

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PRIMEIRA ETAPA: Pré-produção

Sem sombra de dúvidas a etapa de pré-produção é a mais trabalhosa na gestão de um evento corporativo. Sabendo disso, logo escreverei um artigo apresentando mais detalhes sobre ela e oferecendo a você um checklist completo para ajudá-lo a se organizar. Porém, para começar, destaco estes pontos:

• Estabeleça os objetivos do evento;
• Forme uma equipe de profissionais qualificados;
• Defina data, local e formato levando em consideração perfil do público e da empresa;
• Escolha com calma seus parceiros e fornecedores, para conseguir melhores orçamentos e ter a certeza de estar contratando serviços de ponta; com parceiros comprometidos.
• Defina o conteúdo programático do evento e os interlocutores e participantes,
• Prepare o material gráfico (convite, banners, folhetos, certificados, etc.);
• Pense nas estratégias de divulgação; captação dos convidados ou comercializa
• Defina o tipo de alimentação adequado ao período do evento, ao local e à temperatura e não se esqueça de providenciar água e café para os convidados suficientes para todo o evento.

Imprevistos podem acontecer, mas com um planejamento bem feito

é muito mais fácil contorná-los.

SEGUNDA ETAPA: Produção

O dia do evento é tão trabalhoso quanto o planejamento. A atenção deve estar na conferência dos itens estabelecidos durante o planejamento. A equipe precisa estar em sintonia. Ao longo do dia (ou dos dias), o gestor do evento deve estar atento a todos os detalhes, para manter a ordem e a satisfação de todos.

Com tudo em seu devido lugar e funcionando bem, cabe a você e aos seus convidados aproveitar o evento da melhor maneira possível. E o melhor, sem preocupações desnecessárias.

TERCEIRA ETAPA: Pós-evento

O trabalho continua com o fim do evento. Cabe a você entregar aos participantes formulários de avaliação (para poder entender o que funcionou e o que não funcionou – e assim ter em mãos informações úteis para o planejamento do próximo evento), certificados, materiais complementares, etc.

Isso tudo ajudará na mensuração dos resultados, que fecha com chave de ouro o seu evento!

Com esse pequeno passo a passo você se tornará capaz de pensar e concretizar um evento de qualidade e que arranque elogios dos convidados. Afinal, qualquer detalhe acabará por influenciar na opinião das pessoas. Ao seguir essas dicas, lhe restará apenas contar com o sucesso!

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e-mail todos os artigos novos que forem publicados. Como disse anteriormente, logo falarei em detalhes sobre as etapas de produção dos eventos e reunirei outras boas dicas para você que quer tirar o melhor que um evento pode oferecer.

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Sucesso!

Priscila Vieira

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