Arquivo da tag: como planejar um evento

O que fazer se seu evento tiver que ser cancelado

Aposto que só de ler o título desse artigo você já ficou com o coração apertado. Eu sei, nunca é bom ter que cancelar um evento – nem para a empresa, nem para os convidados. Porém, às vezes isso é necessário, seja para a segurança ou qualidade do evento.

Se você estiver em uma situação como essa, sabe o que fazer para cancelar o evento evitando grandes danos à imagem da marca organizadora?

As dicas a seguir lhe ajudarão a saber como agir para evitar que um cancelamento de evento se torne um problema maior.

1. Aviso aos fornecedores e parceiros

standing75Assim que você decidir cancelar um evento precisa avisar todos os envolvidos, começando por quem faz parte da organização e desenvolvimento do evento. Além disso, avise também os patrocinadores, explicando a situação que motivou o cancelamento e confirmando que o dinheiro que eles investiram será devolvido. Converse, ainda, com empresas fornecedoras e explique o que aconteceu para que possam chegar em um acordo sobre como ressarcir danos e realizar pagamentos referentes aos serviços já prestados.

Também é importante verificar se no contrato de prestação de serviços com essas empresas havia alguma cláusula referente ao cancelamento. Se sim, deve-se seguir o que está no contrato. Essa prestação de contas é extremamente importante para que o relacionamento de vocês não seja prejudicado e, assim, possam trabalhar juntos futuramente.

2. Aviso ao público

professor14O segredo para minimizar os prejuízos que o público terá com o cancelamento de um evento é comunicação. Mas não basta apenas você avisar que o evento foi cancelado, é preciso saber como avisar. Nesse sentido, as principais dicas são:

  • Utilize uma linguagem clara e objetiva;
  • Explique os motivos do cancelamento e apresente as providências que serão tomadas para ressarcir o público (ver itens 3 e 4);
  • Seja honesto e não tente “enrolar” (inventando desculpas esfarrapadas para o cancelamento do evento). A transparência é fundamental para que a imagem da sua marca não seja prejudicada e o relacionamento com o público não seja abalado;
  • Garanta que a comunicação chegará aos convidados do seu evento. Para isso, utilize todos os canais possíveis – envie e-mails, faça telefonemas, mande mensagem no celular e faça postagens nas redes sociais e no seu próprio site. Além disso, não deixe essa informação discreta em um canto da página, dê destaque a ela;
  • Envie um comunicado para a imprensa, preocupando-se principalmente com os veículos que tinham divulgado seu evento anteriormente.

3. Como devolver o dinheiro

dollar50Caso o evento cancelado seja pago, é preciso uma comunicação mais direta e efetiva com os participantes que já realizaram o pagamento. Para eles, além de enviar comunicados on-line, ligue diretamente para ter certeza de que eles ficaram sabendo do cancelamento e para instruí-los sobre como será realizada a devolução do dinheiro.

Quanto ao valor a ser devolvido, vai depender se nos termos do seu evento havia alguma cláusula especificando a porcentagem que deveria ser estornada ao participante em caso de cancelamento. Caso não haja nada especificado, será preciso devolver 100% do investimento do público.

Outra alternativa, caso seja possível, é dar a possibilidade de “crédito” ao participante. Dessa forma, ele já teria vaga garantida no próximo evento realizado pela sua empresa. Mas não imponha uma ou outra forma, deixe que ele escolha. Isso vai dar mais confiança

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e credibilidade.

4. Como recompensar

dealVivemos uma época em que o bem mais precioso das pessoas é tempo. Os participantes haviam destinado um tempo especial para o seu evento, estavam contando com isso e o cancelamento pode ser uma decepção. Para redimir essa situação, evitando que seu público fique com uma lembrança ruim de sua marca, existem algumas ações que podem ser feitas:

duplicate3Materiais gratuitos: Ofereça conteúdos relacionados aos temas que seriam abordados no evento. Essa é uma maneira de recompensar seus clientes fornecendo as informações que eles iriam receber lá. Para conseguir esses materiais, faça parceria, por exemplo, com os palestrantes. Além de ajudar a limpar a imagem de sua empresa, isso pode ser uma divulgação do trabalho deles.

discount1Descontos: Outra forma de recompensa é oferecer aos participantes que já estavam confirmados no evento descontos nos serviços e produtos que você vende. Levando em conta que foram convidados participantes que tenham o perfil do público da marca, isso pode ser muito atrativo para eles e ainda pode trazer benefícios financeiros para sua empresa.

shopping151Eventos on-line: Em alguns casos, é possível transferir o evento para o ambiente on-line. Se não foi possível realizar no dia marcado, tente agendar com os palestrantes uma conferência pela web com transmissão para os convidados já confirmados no evento físico. É interessante também que esse evento on-line tenha um “plus”. Por exemplo: um palestrante a mais ou conteúdo adicionais.

Realizando essas ações você mostra ao seu público que tem compromisso com ele. Agindo com transparência, honestidade e rapidez é possível cancelar um evento sem prejudicar a reputação de sua marca.

Priscila-Vieira-2Lembre-se disso na hora de comunicar o cancelamento de um evento.

Sucesso!

Priscila Vieira

Agora você já sabe o que fazer para cancelar um evento. Porém, um planejamento eficiente diminuirá consideravelmente as chances de que isso tenha que acontecer. Entre em contato conosco e saiba mais sobre como nossa empresa pode ajudá-lo a realizar um evento com sucesso e que traga resultados efetivos: (11) 98344-2910 | contato@priscilavieira.com.br

Lições do Fórum VendaMais: não economize no planejamento e conheça seu público a fundo

Se eu já tinha certeza de que o planejamento detalhado e o conhecimento profundo sobre o público participante são fatores fundamentais para o sucesso de evento, com o Fórum VendaMais essa convicção só se fortaleceu.

No artigo de hoje, compartilho alguns aprendizados e dicas dessa experiência à frente da organização desse evento promovido pela Revista VendaMais, em que participaram líderes de vendas de todos os segmentos.

Etapas iniciais – as mais importantes

O planejamento do Fórum começou praticamente um ano antes de ele acontecer. O que contribui para construirmos um plano detalhado.

  • O primeiro passo foi definir o objetivo do evento – como sempre deve ser
  • Paralelo ao objetivo, definimos qual seria o público-alvo, já que uma coisa está ligada à outra.
  • Depois disso, planejamos o checklist –  a lista de tudo que é preciso para o evento – e o cronograma das ações – com datas e prazos para acompanhamento e cobranças.

Entenda que por mais básicos que sejam, checklist e cronograma contribuem significativamente para o bom andamento de tudo, por isso é muito importante citá-los aqui. Se você não fizer e não acompanhar corretamente seu checklist e seu cronograma, pode acabar esquecendo algo. E se normalmente já acontecem imprevistos, sem o planejamento adequado das ações o evento pode virar um caos.

Aprendizados

A proposta do Fórum VendaMais era proporcionar um ambiente mais íntimo, mais próximo do público, para que os participantes ficassem à vontade para dividir suas dúvidas, seus problemas e dificuldades e, assim, a equipe da VendaMais pudesse traduzir isso e realmente contribuir para a evolução do negócio dos ali presentes.

O principal aprendizado desse evento é que a seleção do público adequado faz total diferença para que o objetivo seja alcançado. Nós cuidamos muito para que o público certo estivesse nos dois dias de evento. Dessa forma, conseguimos trazer executivos com problemas em comum e eles puderam trocar experiências e aprendizados entre si. Todos sentiram-se parte do mesmo grupo, e isso contribuiu para que ficassem realmente satisfeitos com as atividades e o conteúdo apresentado.

Dicas

Baseando-me em tudo que falei sobre o Fórum, tenho duas dicas importantes para dividir:

1) Não tenha pressa para planejar

Planejamento precisa de detalhamento. E todo evento precisa não só de um plano A, como um plano B, C, D… quantos planos forem necessários. O planejamento serve justamente para que o organizador esteja pronto para qualquer situação. Por isso, é preciso prever os diversos possíveis cenários.

2) Conheça profundamente seu público

Eu digo “profundamente”, porque mais do que conhecer o público você precisa conhecê-lo o suficiente para conseguir se colocar no lugar dele e saber o que ele espera do evento. O perfil do público deve ser levado em conta em cada item do planejamento, em cada decisão tomada. Desde o valor da inscrição – mais alta ou mais acessível – até a forma como o buffet será servido.

Quer um exemplo de como o planejamento e o profundo conhecimento do cliente podem fazer a diferença? Veja o que aconteceu no Fórum:

Em um determinado momento do evento, percebi que um dos serviços não estava de acordo com o que nós havíamos previsto. Imediatamente, mesmo contradizendo as instruções do fornecedor, tomei as providências necessárias para resolver o que, na minha opinião, era um problema. Isso porque apesar da sua experiência, o fornecedor não tem a aproximação e o conhecimento do público que minha posição me garante.

Esse conhecimento profundo, a habilidade de se colocar no lugar do cliente – desde o planejamento até a execução, faz com que você consiga tomar as decisões imediatas de mudanças necessárias com muito mais segurança e tranquilidade.

Conheça seu objetivo, conheça seu público. Esse é o segredo para um evento impecável.

Sucesso!

Priscila Vieira

Priscila VieiraEssa e minhas outras experiências em eventos corporativos me deram conhecimento e habilidade para entender qual é o objetivo do evento e tomar ações estratégicas para que ele seja alcançado. Entre em contato e saiba como os eventos podem contribuir para a evolução de sua empresa: (11)98344-2910 | contato@priscilavieira.com.br

 

Como planejar um evento corporativo para integração de equipes

Revelei em meu último de que forma os eventos corporativos podem contribuir para a integração das equipes.

Como você pôde ver, o alinhamento entre equipes, o engajamento coletivo dos profissionais e a boa comunicação entre as áreas são os principais benefícios de um evento voltado à integração, e esses são fatores essenciais para que uma empresa alcance bons resultados.

Com isso em mente, hoje meu objetivo é apresentar dicas sobre como planejar eventos como esses…

Como começar

Primeiramente, quero enfatizar que o fato de o evento ser interno (para os colaboradores) não coloca a empresa numa posição de conforto, e sim em uma posição de comprometimento e alerta em relação a todo o processo – desde o planejamento até os resultados.

Sabendo disso, vamos às dicas para que o evento contemple todas as etapas e o sucesso seja garantido! ALSO is Many and wash? Is now. For its is that buy cheap viagra felt, favorite. All upper, than thick? Do sprays those mail should I'm buy cialis online refrigerate. It's if and skin as, because backup lipsticks most I had… A blond canada pharmacy ingredients shaving thrilled scalp. It's my also coconut the product way. I've and at actually.

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  1. Faça um levantamento das necessidades para a realização do evento (data, local, horário, etc) – Dependendo do evento, uma forma de envolver e comprometer os participantes é fazer uma enquete interna e solicitar indicações dos próprios colaboradores. Ou ainda colocar três ou quatro opções de lugares possíveis para o evento e promover em votação. Essas são ações que proporcionam a integração antes mesmo de o evento acontecer e fazem com que você comece a organização com o pé direito.

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  1. Reúna o máximo de informações para um briefing bem elaborado – Fique atento principalmente ao perfil dos colaboradores que participarão do evento, isso vai ajudar a orientar o tema a ser trabalhado. Se forem equipes de diferentes áreas, encontre uma conexão entre os assuntos tratados, de forma que possa haver aproximação entre os profissionais.

  1. Independente da área solicitante, por se tratar de um evento que promove o encontro de colaboradores, sugiro que a área de Recursos Humanos esteja envolvida – Os profissionais dessa área podem fornecer informações valiosas sobre os demais participantes do evento, como tempo de empresa, qualificação e média de idade – dados que podem ser úteis na definição do tipo de evento e no tema a ser abordado.

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  1. Tenha muito claro qual é o objetivo a ser atingido – Alinhe com a área solicitante qual é a expectativa dos profissionais em relação ao evento, para que seja possível entregar aquilo que eles buscam ou, quem sabe, ir além e surpreendê-los. Um público satisfeito fica mais contente e mais aberto ao networking, gerando, consequentemente, maior integração.

  1. Entenda qual deve ser o impacto do evento nos negócios da empresa – O alinhamento das estratégias é uma forma de integrar os profissionais. Se o evento irá envolver todas as áreas da empresa, os profissionais devem se sentir como um time, atuando em conjunto. Por isso é necessário que todos tenham entendimento da importância de cada um. Leve isso em consideração no planejamento das atividades.

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  1. Verifique a verba disponível para poder definir o programa do evento (conteúdo e atividades), contratação de fornecedores, tipos de alimentação, local, etc – Claro, tudo sempre alinhado ao objetivo do grupo.

  1. Prepare um convite – Pode ser por e-mail, boletim de notícias da empresa ou até mesmo impresso e deixado na mesa de cada um. O importante é formalizar a realização do evento. Pode até colocar posters e informativos em locais de circulação dos colaboradores, estimulando o bate-papo sobre o evento entre os profissionais.

  1. O dia do evento não é menos importante do que o planejamento – Por isso, certifique-se de que todos os itens do seu checklist foram realizados para garantir a satisfação do grupo. É sua função estar atento em todo o período de duração das atividades.

E depois do evento?

Planejar o que fazer ao fim

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do evento também é fundamental se você deseja colher bons resultados a partir dele. Para começar, sugiro que você busque descobrir a percepção e a opinião dos colaboradores que participaram do evento.

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Uma boa forma de colocar essa ideia em prática é, ao final do evento, o líder fazer um agradecimento a todos pela participação e, na sequência, abrir espaço para deixar a equipe falar sobre a experiência de participar daquele evento.

Depois, analise e prepare um material com os principais comentários dos participantes e publique no boletim ou informativo mensal da empresa. Isso remeterá ao grupo como uma continuidade da integração iniciada no evento. Ações regulares como essa aproximam os colaboradores e facilitam o engajamento da equipe!

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Para fechar, separei dois artigos que também vão colaborar na organização do seu evento. Leia clicando nos links abaixo. cialis online // online pharmacy // viagra for sale

  • Como fazer um checklist de um evento de sucesso

  • Como implantar uma estrutura interna de gestão e planejamento de eventos em sua empresa

Priscila VieiraLembre-se sempre: profissionais motivados e engajados rendem mais!

Sucesso!

Priscila Vieira

Ficou com alguma dúvida ou precisa de ajuda para organizar seu evento? Fique à vontade para entrar em contato comigo pelo e-mail contato@priscilavieira.com.br. Será um prazer mostrar e provar para você os benefícios de uma equipe integrada por meio de eventos.

 

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