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5 motivos para terceirizar a gestão de seu evento

Imagine o seguinte: um jovem atleta tem a pretensão de ser campeão de natação. Para alcançar seu objetivo ele contrata um técnico; um técnico de futebol. Não faz sentido, não é mesmo?

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Mas então por que você faria a mesma coisa na hora de organizar seu evento corporativo? A imagem de sua empresa não pode correr o risco de ser manchada por conta da falta de preparo no planejamento e na gestão de seu evento.

Se você quer se destacar em uma área específica precisa procurar profissionais qualificados naquele segmento para lhe ajudar.

Por isso é tão importante terceirizar a gestão de seu evento. Neste artigo você vai entender qual é a importância dessa terceirização e quais os riscos que a falta dela pode trazer.

Riscos da não-terceirização de um evento

Primeiramente, gostaria de deixar claro que não quero pregar aqui que os colaboradores da empresa não contribuem em nada com a organização do evento. Muito pelo contrário! Até já falei sobre a importância de se preparar uma estrutura interna para a gestão dos eventos (veja aqui). O organizador precisa contar com o apoio dos profissionais internos para acessar e disseminar informações essenciais para o sucesso do evento, pois isso traz harmonia às ações – e consequentemente aumenta as chances de sucesso.

O grande erro que muitas empresas cometem é deixar tudo na mão de suas equipes internas. Veja o que acontece nesses casos:

O maior risco é o descaso no planejamento. Isso acontece porque, diante de tantas outras prioridades do dia a dia referentes ao seu trabalho na própria empresa, os profissionais acabam deixando a gestão do evento em último plano.

Além disso, a falta de conhecimento técnico para executar as tarefas referentes ao planejamento de eventos faz com que a qualidade caia e sejam necessários muitos retrabalhos.

Ao final, toda a equipe acaba sendo desgastada porque não foram atingidos os objetivos do evento e ainda houve prejuízo financeiro.

Vantagens de terceirizar um evento

Veja o que sua empresa pode ganhar ao optar pela terceirização da organização de seu evento:

1) Profissionalização da atividade: empresas especializadas em eventos devem estar comprometidas com resultados. Por isso, você contará com profissionais qualificados tecnicamente para entender seus objetivos e que, além disso, saberão identificar qual o melhor tipo de evento e quais são as melhores estratégias para sua organização.

2) Objetivo em foco: os profissionais que você contratar estarão totalmente focados em atender o seu evento. Diferente de seus profissionais internos, a empresa não tem outras prioridades no seu dia a dia – o centro de suas atividades está em promover o sucesso de seu evento.

3) Qualidade na organização: além de conhecer os melhores fornecedores para garantir uma estrutura de qualidade, uma empresa especializada sabe escolher a melhor opção de acordo com os objetivos estratégicos de sua empresa.

4) Redução de custos: ao fazer com que um de seus colaboradores (independente da área em que atue) fique responsável pela organização do seu evento corporativo – mesmo sem conhecimento técnico sobre eventos -, a empresa estará comprometendo as atividades para as quais esse profissional foi contratado. Além de estar fadada a ter prejuízos por conta da má gestão de seus evento.

5) Agilidade na resolução de imprevistos: eu costumo dizer que, em eventos, se algo der errado não temos a chance de pedir desculpas e consertar no dia seguinte. Caso seja preciso contornar alguma situação, temos conhecimento técnico e profissional para encontrar soluções ágeis e certeiras.

Ou seja, ao contratar uma empresa terceirizada você terá mão de obra especializada para garantir o sucesso do seu evento e preservar a boa imagem de sua empresa. Além, é claro, de aumentar as chances de retorno financeiro.

Priscila VieiraPara as empresas organizadoras de eventos está em jogo não apenas a imagem do cliente, mas também a própria, por isso o comprometimento é muito maior.

Pense em tudo isso na hora de decidir sobre a gestão do seu próximo evento – e conte comigo no que for preciso para garantir que seu evento seja um sucesso.

Priscila Vieira

Todas essas vantagens da terceirização só poderão ser percebidas se sua organização contratar uma empresa qualificada para cuidar de seu evento. Tenho vasta experiência e conhecimento tanto em Planejamento como em Gestão de eventos. Entre em contato comigo pelo e-mail contato@priscilavieira.com.br e saiba mais sobre o trabalho que ofereço e de que forma posso ajudá-lo no alcance de seus objetivos estratégicos.

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