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O que fazer se seu evento tiver que ser cancelado

Aposto que só de ler o título desse artigo você já ficou com o coração apertado. Eu sei, nunca é bom ter que cancelar um evento – nem para a empresa, nem para os convidados. Porém, às vezes isso é necessário, seja para a segurança ou qualidade do evento.

Se você estiver em uma situação como essa, sabe o que fazer para cancelar o evento evitando grandes danos à imagem da marca organizadora?

As dicas a seguir lhe ajudarão a saber como agir para evitar que um cancelamento de evento se torne um problema maior.

1. Aviso aos fornecedores e parceiros

standing75Assim que você decidir cancelar um evento precisa avisar todos os envolvidos, começando por quem faz parte da organização e desenvolvimento do evento. Além disso, avise também os patrocinadores, explicando a situação que motivou o cancelamento e confirmando que o dinheiro que eles investiram será devolvido. Converse, ainda, com empresas fornecedoras e explique o que aconteceu para que possam chegar em um acordo sobre como ressarcir danos e realizar pagamentos referentes aos serviços já prestados.

Também é importante verificar se no contrato de prestação de serviços com essas empresas havia alguma cláusula referente ao cancelamento. Se sim, deve-se seguir o que está no contrato. Essa prestação de contas é extremamente importante para que o relacionamento de vocês não seja prejudicado e, assim, possam trabalhar juntos futuramente.

2. Aviso ao público

professor14O segredo para minimizar os prejuízos que o público terá com o cancelamento de um evento é comunicação. Mas não basta apenas você avisar que o evento foi cancelado, é preciso saber como avisar. Nesse sentido, as principais dicas são:

  • Utilize uma linguagem clara e objetiva;
  • Explique os motivos do cancelamento e apresente as providências que serão tomadas para ressarcir o público (ver itens 3 e 4);
  • Seja honesto e não tente “enrolar” (inventando desculpas esfarrapadas para o cancelamento do evento). A transparência é fundamental para que a imagem da sua marca não seja prejudicada e o relacionamento com o público não seja abalado;
  • Garanta que a comunicação chegará aos convidados do seu evento. Para isso, utilize todos os canais possíveis – envie e-mails, faça telefonemas, mande mensagem no celular e faça postagens nas redes sociais e no seu próprio site. Além disso, não deixe essa informação discreta em um canto da página, dê destaque a ela;
  • Envie um comunicado para a imprensa, preocupando-se principalmente com os veículos que tinham divulgado seu evento anteriormente.

3. Como devolver o dinheiro

dollar50Caso o evento cancelado seja pago, é preciso uma comunicação mais direta e efetiva com os participantes que já realizaram o pagamento. Para eles, além de enviar comunicados on-line, ligue diretamente para ter certeza de que eles ficaram sabendo do cancelamento e para instruí-los sobre como será realizada a devolução do dinheiro.

Quanto ao valor a ser devolvido, vai depender se nos termos do seu evento havia alguma cláusula especificando a porcentagem que deveria ser estornada ao participante em caso de cancelamento. Caso não haja nada especificado, será preciso devolver 100% do investimento do público.

Outra alternativa, caso seja possível, é dar a possibilidade de “crédito” ao participante. Dessa forma, ele já teria vaga garantida no próximo evento realizado pela sua empresa. Mas não imponha uma ou outra forma, deixe que ele escolha. Isso vai dar mais confiança

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e credibilidade.

4. Como recompensar

dealVivemos uma época em que o bem mais precioso das pessoas é tempo. Os participantes haviam destinado um tempo especial para o seu evento, estavam contando com isso e o cancelamento pode ser uma decepção. Para redimir essa situação, evitando que seu público fique com uma lembrança ruim de sua marca, existem algumas ações que podem ser feitas:

duplicate3Materiais gratuitos: Ofereça conteúdos relacionados aos temas que seriam abordados no evento. Essa é uma maneira de recompensar seus clientes fornecendo as informações que eles iriam receber lá. Para conseguir esses materiais, faça parceria, por exemplo, com os palestrantes. Além de ajudar a limpar a imagem de sua empresa, isso pode ser uma divulgação do trabalho deles.

discount1Descontos: Outra forma de recompensa é oferecer aos participantes que já estavam confirmados no evento descontos nos serviços e produtos que você vende. Levando em conta que foram convidados participantes que tenham o perfil do público da marca, isso pode ser muito atrativo para eles e ainda pode trazer benefícios financeiros para sua empresa.

shopping151Eventos on-line: Em alguns casos, é possível transferir o evento para o ambiente on-line. Se não foi possível realizar no dia marcado, tente agendar com os palestrantes uma conferência pela web com transmissão para os convidados já confirmados no evento físico. É interessante também que esse evento on-line tenha um “plus”. Por exemplo: um palestrante a mais ou conteúdo adicionais.

Realizando essas ações você mostra ao seu público que tem compromisso com ele. Agindo com transparência, honestidade e rapidez é possível cancelar um evento sem prejudicar a reputação de sua marca.

Priscila-Vieira-2Lembre-se disso na hora de comunicar o cancelamento de um evento.

Sucesso!

Priscila Vieira

Agora você já sabe o que fazer para cancelar um evento. Porém, um planejamento eficiente diminuirá consideravelmente as chances de que isso tenha que acontecer. Entre em contato conosco e saiba mais sobre como nossa empresa pode ajudá-lo a realizar um evento com sucesso e que traga resultados efetivos: (11) 98344-2910 | contato@priscilavieira.com.br

O que um jogo de vendas me ensinou sobre organização de eventos

Nada melhor que compartilhar aprendizados de algo que vivenciamos, não é mesmo? Foi isso que fiz nos dois últimos posts sobre minha experiência à frente do Fórum VendaMais (veja aqui e aqui). Hoje, encerro a série de artigos sobre o que aprendi com esse evento, falando sobre a histórica e inédita aplicação do Vendópolis – o jogo que simula o gerenciamento de uma carteira de clientes – para 200 participantes.

Se você não sabe o que é o Vendópolis, recomendo que leia meu texto sobre Gamification. Nele, explico como funciona o esse jogo e qual seu objetivo (clique aqui e confira). Em resumo, é o seguinte: o Vendópolis é um jogo de tabuleiro que foi criado para exercitar as capacidades de negociação, prospecção, vendas, gestão e desenvolvimento profissional dos jogadores.

Geralmente, esse jogo é aplicado para uma média de 50 participantes. O grande desafio do Fórum VendaMais foi realizar o Vendópolis com 200 pessoas. Um público e tanto! Essa foi a primeira vez que o jogo foi feito com esse número de jogadores.

Desse desafio eu tirei dois grandes aprendizados importantes, que compartilho com você a seguir:

1. Um evento dentro do evento

Quando ações muito grandes acontecem dentro de um evento, você precisa enxergá-las como um evento dentro de outro evento. Isso significa que você não pode esquecer o evento como um todo, já que todas as ações precisam ser planejadas para estarem alinhadas. Porém, para ajudar na organização, você pode cuidar dessas ações de forma individualizada, da mesma forma como organiza um evento. Ou seja:

  • Com definição de objetivos
  • Levantamento de necessidades
  • Planejamento e cronograma de ações

Esse cuidado na preparação de cada atividade vai fazer o público perceber o profissionalismo em cada detalhe do evento.

O Vendópolis foi um dos pontos altos do Fórum VendaMais. Uma tarde toda foi dedicada à aplicação e debates relacionados à atividade. Graças a um planejamento detalhado e minucioso do que seria preciso para colocá-lo em prática com eficiência e qualidade, ele foi um sucesso!

Com muita antecedência verificamos quais materiais seriam necessários, como iríamos conseguir e dispor esses materiais, como o jogo seria adaptado para o maior número de pessoas e de que forma aplicaríamos ele.

2. Equipe unida e treinada é equipe preparada

A equipe que irá trabalhar com você no evento é uma peça fundamental para seus objetivos sejam alcançados. Por isso, não basta apenas se preocupar com a qualidade dos materiais, você precisa também dar atenção à qualidade dos profissionais que ajudarão na organização do evento.

O treinamento da equipe é importante para:

  •     Capacitar e preparar os profissionais;
  •     Integrar a equipe e deixá-la alinhada quanto ao papel de cada um;
  •     Criar um espírito de união, onde um pode ajudar o outro.

E foi graças a essa preparação antecipada que a equipe que participou da aplicação do Vendópolis no Fórum VendaMais realizou um trabalho excelente. Houve mudanças de última hora, tanto nas questões técnicas, quanto na aplicação do jogo em si, mas isso foi superado porque a equipe estava alinhada e bem treinada.

Todos haviam compreendido muito bem os objetivos e a lógica do jogo. Por isso, as mudanças foram absorvidas com facilidade, não prejudicando em nada a aplicação do Vendópolis.

Conclusão:

No Vendópolis, as equipes que se destacam no jogo são aquelas que pensam em cada passo que irão dar adiante, não esquecem de realizar treinamentos e capacitações para poderem estar preparados para o futuro e que atuam em equipe, compartilhando ideias e opiniões.

Ou seja, a própria lógica do jogo resume os aprendizados que reforcei aqui: ninguém faz nada sozinho, e não é possível seguir em frente sem preparação. O Vendópolis não é um jogo de sorte, e sim de estratégia. Seu evento também é assim: nada acontece ao acaso, tudo precisa de planejamento e preparação.

Então, em seu próximo evento, não se esqueça de planejar detalhadamente cada ação – levando em conta suas necessidades e etapas – e também prepare sua equipe para dividir desafios e dificuldades com ela.

Sucesso!

Priscila Vieira

Priscila Vieira

Se você gostou da ideia do Vendópolis, saiba que o gamification é uma tendência cada vez mais forte em eventos. Porém, é preciso contar com profissionais qualificados na hora de desenvolver e aplicar os jogos. Entre em contato comigo e saiba mais sobre minha experiência na gestão de eventos que utilizam a estratégia de jogos em sua programação e entenda como isso pode ajudar a sua empresa: (11) 98344-2910 | contato@priscilavieira.com.br

 

Como contratar uma equipe para o seu evento

O sucesso de seu evento está diretamente ligado à forma como ele será planejado e desenvolvido. Esse é um trabalho que exige conhecimento técnico e experiência dos profissionais responsáveis pela organização.

Pensando nisso, hoje vou dar algumas dicas para que você acerte na hora de contratar uma equipe para organizar seu evento. Vamos lá?

Recomendações próximas

Comece pelas recomendações de parceiros e empresas parceiras. Consulte os integrantes da sua rede de contatos para saber quais são os profissionais recomendados. Foque nas referências de equipes que já atuaram em eventos do seu segmento.

Experiência comprovada

Assim como quando você vai contratar alguém precisa olhar o currículo para ver as suas experiências, na hora de contratar uma empresa para organizar seu evento isso também é importante. Confira em quais eventos esse profissional já esteve envolvido, o que ele fez, no que contribuiu. Se possível, converse com as pessoas das empresas para as quais ele fez o evento, para saber como foi a experiência deles.

Conhecimento compartilhado

Estamos na era do conteúdo. De que maneira esse profissional ou empresa que você quer contratar está inserido nesse mundo movido por informações? Investigue se o profissional ou a empresa tem alguma referência de produção de conteúdo especializado em sua área. Isso dá credibilidade ao trabalho e mostra o conhecimento que ele tem.

Equipe diversificada

Na hora de contratar uma equipe para organizar seu evento, é preciso levar em conta que um evento tem várias frentes de trabalho: o planejamento e a organização, a montagem de estandes, os recepcionistas, a divulgação, a venda de ingressos e assim por diante.

Ao contratar uma empresa para organizar seu evento, verifique tudo que ela cobre. Caso necessite de outros profissionais, peça recomendação da empresa que irá fazer a gestão do evento; eles devem ter conhecimento de empresas e fornecedores confiáveis e eficientes.

A escolha da equipe que irá comandar seu evento é uma etapa muito importante do planejamento dele, pois um erro pode manchar a imagem da sua empresa, e um acerto garantirá o sucesso.

Por isso, escolha profissionais qualificados para não correr o risco de estragar não só o evento, mas também sua relação com seu público.

Priscila VieiraTemos conhecimento e experiência em Organização de Eventos Corporativos.

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Cobrimos desde o planejamento, estratégia e a gestão do evento, até o plano de divulgação e assessoria pós-evento. Para saber como podemos usar nosso conhecimento na área de eventos para ajudar sua empresa a alcançar seus objetivos, entre em contato: (11) 98344-2910 | contato@priscilavieira.com.br

 

7 livros para aprender mais sobre Gestão de Eventos

O conhecimento é nossa principal ferramenta para fazer qualquer tipo de tarefa. Podemos ganhar conhecimento com a nossa própria experiência, mas podemos também buscar conhecimento de profissionais mais experientes que nós. Pensando nisso, separei alguns livros importantes para servir de referência para quem deseja aprender mais sobre Gestão de Eventos. São eles:

011) Manual de Organização de Eventos – Planejamento e Operacionalização

Este livro mostra como as áreas de turismo e lazer podem ser integradas na organização de eventos. O livro é um manual prático de consulta e operação direcionado a profissionais de turismo e de eventos, ou ainda para pessoas que atuam em empresas e entidades que promovem e participam de eventos ou atividades relacionadas ao setor. Inclui modelos/simulações/ilustrações de eventos sociais, esportivos, culturais, gastronômicos, comerciais e outros cerimoniais e atos comemorativos.

WebDesigner2) Organização e Gestão de Eventos

A obra traz uma visão mais empresarial para a área de evento, mostrando todas as etapas para a execução de diversos tipos de eventos, analisando-os detalhadamente. Os autores apresentam ainda metodologias para medir os impactos econômicos de um evento e análises e reflexões sobre as principais mudança do mercado de eventos na última década.

033) Gestão Estratégica de Eventos

Esta obra é interessante para que você consiga entender a importância de definir os objetivos do evento pensando nas estratégias das empresa. O livro lista ferramentas que podem ajudar nisso. Essa obra ressalta a relevância do setor de eventos e mostra como essa atividade é cada vez mais necessária e importante para as organizações. As dicas e ferramentas propostas são baseadas na própria experiência de sucesso da autora, que apresenta ainda modelos, casos reais e atividades para a aplicação do conteúdo.

Generic Image4) Eventos – Estratégias de Planejamento e Execução

Guia completo com técnicas para planejar e organizar eventos, este livro é voltado especialmente a profissionais de relações públicas, marketing e administração. Baseando-se em décadas de experiência e utilizando uma linguagem didática, os autores mostram como otimizar os eventos com clareza de objetivos, sem desperdício de recursos e energia e, principalmente, focando no detalhamento dos passos envolvidos e nas decisões a tomar.

055) Eventos – Uma Alavanca de Negócios

Muitas pessoas ainda não acordaram para as grandes oportunidades de negócios que os eventos podem trazer. Se você é uma delas, indico a leitura deste livro, que mostras as questões estratégicas dos

eventos nas empresas.

A obra trata de temas como etapas de implementação, engajamento de stakeholder, gestão e otimização de recursos, retorno sobre investimento, entre outros. As análises expostas confirmam que os eventos são hoje um diferencial competitivo para as empresas.

066) Marketing de eventos: Como Promover com Sucesso Eventos, Festivais, Convenções e Exposições

Neste livro, você irá conhecer diversas ferramentas de marketing aplicadas na promoção de eventos. Entre elas: mídia impressa e eletrônica, dinâmica de grupo, relações públicas, promoção, propaganda, vendas e merchandising e patrocínio. O autor mostra como utilizar as mais recentes tecnologias para potencializar as ações de marketing nos evento e traz ainda conceitos e modelos práticos extraídos das três décadas de experiência à frente de organizações de administração de eventos bem-sucedidos.

077) Patrocínio a Eventos -– A Sinergia da Comunicação Integrada de Marketing

Essa obra também trata de questões relacionadas ao Marketing, mas com foco na captação e desenvolvimento de patrocínio. Além de oferecer um grande referencial teórico sobre marketing, patrocínio e a integração dessas duas áreas, o livro traz ainda cases práticos como o Skol Beats, a Petrobrás nos Jogos Panamericanos do Rio de Janeiro em 2007 e as apresentações do Cirque de Soleil promovidas pelo Bradesco.

Boa leitura!

Priscila Vieira

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Priscila VieiraSe tiver alguma dúvida sobre como os eventos podem ser úteis para sua empresa, entre em contato comigo. Vou adorar mostrar como os eventos corporativos podem ser excelentes ferramentas para engajamento com seu público, desenvolvimento das áreas de sua organização e também potencialização das vendas: (11) 98344-2910 | contato@priscilavieira.com.br

O que levar em consideração na hora de definir o local do seu evento

Que a escolha do local é uma etapa fundamental para o sucesso do evento, muita gente já sabe. Mas, na hora de fazer essa decisão, muitas dúvidas surgem. Afinal, o que se deve levar em consideração nessa hora?

Separei algumas dicas importantes para que você tenha certeza de que está escolhendo o lugar certo para realizar o seu evento.

Antes de tudo, para saber se o local está adequado, você precisa entender se o ambiente está alinhado aos seguintes itens:

  • Objetivo do evento
  • Tipo de evento (formato)
  • Público-alvo

Com isso em mente, estes são os detalhes que precisam ser verificados na hora dessa importante escolha:

Infraestrutura do local

Verifique se o lugar oferece segurança e conforto e se tem disponibilidade de estacionamento. Além disso, preste atenção na manutenção do local, para saber se está bem conservado.

Sinal de internet

Para muitos eventos essa é uma questão fundamental. Tanto os participantes, quanto palestrantes precisam acessar a internet de tempos em tempos. Por isso, é de extrema importância verificar se o local oferece

uma boa conexão

– principalmente se as atividades do evento necessitarem de internet para acontecerem plenamente.

 Vizinhança

Fique atento ao que há em volta do local para saber se é um lugar seguro e se há infraestrutura de comércio e farmácia, por exemplo, para eventuais emergências. Caso seja um evento com mais de um dia de duração, a proximidade com hotéis, shoppings e restaurantes deve ser levada em conta.

Conceito e imagem do local

Verifique qual é a imagem que esse local passa para as pessoas. Se for um lugar muito inovador e sofisticado, pode contar pontos positivos em alguns casos, mas, dependendo do público participante, pode fazer com que as pessoas não se sintam confortáveis e à vontade no evento.

Logística

Outro fator fundamental a ser observado na hora de escolher um local é a facilidade para montagem do evento. Se for um lugar muito afastado do centro da cidade, analise de que forma isso impactará no orçamento. Verifique, por exemplo, se precisará fazer o transporte da estrutura ou poderá alugar de fornecedores locais.

Atividades do evento

Muitos eventos podem ter suas atividades adaptadas ao ambiente, mas nem sempre isso é possível. Por isso, verifique se o local suporta as ações que serão realizadas no evento: palestras, workshops, feiras e até mesmo o tipo de alimentação que será servida.

Beleza ou Conforto: o que priorizar?

A resposta para essa pergunta depende do público-alvo e do objetivo do evento. Nessa hora, prevalece o bom-senso: não adianta ser um lugar lindo, mas sem lugares confortáveis para sentar (principalmente se for um evento longo), da mesma maneira que não adianta ser um lugar super confortável, mas que desagrade os participantes visualmente.

Acredito que existem alguns critérios que devem ser levados em conta em qualquer tipo de evento: qualidade de serviços, infraestrutura em geral, conforto, boa conservação, segurança e comodidade.

Fique atento!

Um local inapropriado pode causar um impacto irreversível no resultado do evento. Uma escolha mal feita pode prejudicar a reputação da organização, a credibilidade para continuidade do evento e ainda causar a perda de patrocinadores e investidores.

O local pode até ser um fator de decisão para que seu cliente queira ir ou não ao seu evento. Portanto, pense, pesquise, analise e planeje com cuidado e dedicação o ambiente onde seu evento será realizado!

Sucesso!

Priscila Vieira

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Priscila VieiraUm profissional especializado vai ajudar sua empresa a encontrar o lugar ideal, que esteja alinhado aos objetivos do evento e ao público-alvo. O conhecimento e a experiência da empresa organizadora do evento contam muito na hora da escolha de fornecedores. Entre em contato comigo e saiba mais sobre como posso ajudar a definir não só o melhor local, como também a estratégia mais adequada à sua organização: contato@priscilavieira.com.br

Indicadores para medir os resultado de um evento

Na semana passada, escrevi um artigo falando sobre a importância de mensurar os resultados de um evento corporativo e apresentei algumas maneiras de realizar essa avaliação (perdeu? Clique aqui e confira!).

Hoje, dando continuidade ao debate sobre mensuração de resultados falarei sobre os indicadores que, na minha opinião, devem ser levados em consideração na hora de medir o sucesso do seu evento.

Por onde começar

O fato é que em eventos corporativos precisamos avaliar os resultados em relação aos objetivos e ao público envolvido. Nesse sentido, sempre trabalho três pilares de indicadores: ações comerciais, ações de relacionamento e ações institucionais. 

Ações comerciais

São ações como vendas diretas de produto ou serviço, oportunidades de vendas, exposição do produto/serviço. Para medir o desempenho dessas ações, são necessários indicadores de performance antes e depois do evento para serem avaliados e comparados os resultados. São analisados indicadores como:

  • Nº de vendas geradas no dia do evento;
  • Nº de novas propostas geradas com participantes presentes no evento;
  • Nº de novos negócios em parcerias geradas a partir do evento (exemplo: novos fornecedores, novos parceiros comerciais, parcerias estratégicas, etc.)

Ações de relacionamento

São ações que aproximam o público da marca – sejam eles clientes ou prospects. Para verificar o sucesso dessas ações, é preciso estudar estes indicadores:

  • Percentual de novos clientes – para medir a prospecção de novos clientes no evento
  • Percentual de clientes que retornam – para medir a fidelização de clientes a partir do evento
  • Percentual de ex-cliente e que retornam – para medir o resgate de clientes inativos a partir do evento

Ações institucionais

Ações institucionais estão relacionadas à percepção da marca. Elas geralmente não são percebidas por meio de números e dados estatísticos, e sim em depoimentos e testemunhais dos participantes, fornecedores e parceiros do evento. Nesse sentido, os objetivos do evento que devem ser avaliados são:

  • Posicionamento da marca
  • Relacionamento com canais de distribuição
  • Reforço de marca
  • Impactos de longo prazo da marca associada ao evento
  • Mudança de comportamento do público-alvo

Sabendo o que você vai avaliar e quais indicadores precisa estar atento, fica mais fácil guiar-se para mensurar os reais resultados do seu evento. Muitas vezes um público abaixo do esperado pode ser percebido como um resultado ruim. Porém, se for um público qualificado, realmente interessado na empresa e que estreitou seu relacionamento com a marca por meio do evento, podemos considerá-lo um grande sucesso.

Por esses e outros motivos, não se deve deixar passar em branco essa fase importante de mensuração de resultados – tendo sempre em mente os objetivos do evento.

DICA

Não fazer a avaliação dos resultados é um erro muito grande. Porém, outro erro é fazer a avaliação e não utilizá-la. Após coletar os dados e informações dos envolvidos do evento, você tem um material muito bom para planejar, aprimorar e potencializar as ações para os próximos eventos.

Além disso, esses dados podem ser utilizados para validação do evento. Faça um resumo ou “Special report” com os principais tópicos, indicação de ferramentas, percepção do público, resultados alcançados, etc. Esse tipo de material serve de justificativa e argumento para próximas edições, e confirma a efetividade do evento como ferramenta estratégica.

Priscila VieiraSe tiver alguma dúvida, fique à vontade para deixar um comentário. Vou adorar trocar ideias sobre esse assunto com você.

Sucesso!

Priscila Vieira

A mensuração dos resultados acontece depois que o evento termina, mas ela deve ser pensada e planejada já na fase de organização. Para isso, é preciso conhecimento na área e experiência para saber de que forma preparar o evento de modo que ele possa ser avaliados posteriormente. Conte comigo para elaboração e planejamento de um evento completo: contato@priscilavieira.com.br

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Como medir os resultados de um evento

Já reuni aqui no blog muitas dicas para ajudá-lo a fazer do seu evento um sucesso. Mas pode ser que sua dúvida no momento seja: e depois que as luzes se apagam, como saber se ele realmente foi um sucesso?

Uma das grande dúvidas das empresas é justamente esta: como mensurar os resultados de um evento? Sabendo disso, preparei dois artigos que mostram como é possível saber se o evento alcançou os objetivos, se ele trouxe os resultados esperados, superou as expectativas ou se faltou algo.

Hoje você lê o primeiro.

Vamos lá?

Por que medir os resultados?

Realizar a mensuração do evento é algo muito importante pois:

  • Garante a continuidade do evento com a construção de um histórico de resultados – o que é avaliado pode ser melhorado em próximas edições e os resultados positivos servem como argumento sólido para justificar sua continuidade.
  • Garante a credibilidade e reputação do evento – é possível afirmar se a imagem das marcas envolvidas foi beneficiada pelo sucesso ou prejudicada por algum erro na organização.
  • Promove a proximidade com público alvo – ouvir os participantes e entender o que pode ser melhorado de uma edição para outra faz com que ele sintam-se valorizados e efetivamente “parte” do evento.

Antes de analisar os resultados, defina por qual ponto de vista você irá avaliá-lo. Ele pode ser estudado pelos seguintes parâmetros:

  • Avaliação sobre a empresa realizadora do evento em relação aos participantes;
  • Avaliação dos participantes em relação ao evento em si;
  • Avaliação dos fornecedores em relação à organização do evento;
  • Avaliação da organização do evento em relação aos fornecedores.
  • Avaliação da comunidade idealizadora (impacto econômico, impacto social etc.)

Saber exatamente o que você está avaliando é o primeiro passo. Veja a seguir as principais maneiras de medir os resultados do seu evento:

Avaliação dos números do evento

Esse tipo de avaliação implica na compilação de dados estatísticos e informações sobre o evento e a análise dos mesmos em relação a missão e aos objetivos do evento.

Você pode avaliar o número de participantes, números de contatos obtidos, venda de produtos – o indicador a ser avaliado depende do tipo e do objetivo do evento.

Reunião com os envolvidos na organização

É muito importante realizar uma reunião com os envolvidos na organização – fornecedores e parceiros. Peça para que todos coloquem os pontos positivos e os pontos negativos em relação à organização e de que maneira isso impactou no resultado. Essas observações devem ser anotadas e consideradas para a próxima edição do evento.

Pesquisa pós-evento

A pesquisa pós-evento pode ser realizada com os participantes, fornecedores e parceiros do evento.  Ela serve para saber se os objetivos foram alcançados, entender qual foi a percepção do público em relação ao evento e coletar sugestões de melhorias, comentários e opiniões. Para saber como elaborar uma pesquisa de pós-evento, clique aqui e confira o artigo que escrevi sobre esse tema.

Testemunhais

O evento tem impactos tangíveis, tais como custos e benefícios econômicos diretos, e também impactos intangíveis, como a satisfação do cliente. Coletar opiniões ou testemunhais dos participantes ajuda a medir os níveis dessa satisfação do cliente em relação ao evento como experiência. Nesse tipo de contato, você consegue perceber se o participante ficou “feliz” com o evento.

Mas além de saber como avaliar o evento, você precisa também saber quais indicadores você deve levar em consideração em sua análise. Fique ligado nas atualizações no blog, pois falarei sobre isso em um próximo artigo, ok?

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Sucesso!

Priscila VieiraPriscila Vieira

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Se você quer que os resultados do seu evento atendam aos seus objetivos, o primeiro passo é cuidar para que o planejamento e a organização levem sua estratégia em conta em cada uma das questões relacionadas ao evento. Entre em contato e saiba como podemos transformar suas metas em resultados práticos por meio de eventos corporativos: contato@priscilavieira.com.br

Fique dentro das principais leis relacionadas à organização de eventos

Na hora de organizar um evento muitas coisas devem ser levadas em consideração. Ficar atento à legislação é uma delas. Atender às leis é extremamente importante para que a imagem da empresa que está promovendo o evento não seja prejudicada e também para que o evento aconteça com o máximo de segurança possível.

Sabendo disso, resolvi escrever este artigo reunindo algumas das principais leis relacionadas à organização e promoção de eventos. São elas:

Lei geral de Turismo

Essa é a lei que dispõe sobre a Política Nacional de Turismo. E por que é preciso estar atento a ela na hora de promover um evento? Simples: porque a atividade de eventos é regulada por essa lei, já que, segundo ela, empresas organizadoras de eventos são consideradas prestadoras de serviços turísticos.

De acordo com essa legislação, as organizadoras de eventos são empresas que têm por objeto social a prestação de serviços de gestão, planejamento, organização, promoção, coordenação, operacionalização, produção e assessoria de eventos.

Esteja você organizando um evento ou contratando uma empresa para organizar seu evento, é preciso ficar atento à Lei Geral de Turismo e saber se a empresa que você está contratando está dentro das normas dessa lei que estipula quais são os direitos e deveres da organizadora de eventos. Clique aqui para saber mais.

Alvará de autorização

Para realizar eventos em espaços públicos ou privados é preciso ter o Alvará de autorização. Esse documento garante que o evento seja realizado dentro das normas de segurança. Cada cidade tem seu procedimento específico para a retirada do Alvará. Por isso, ao escolher o local do evento, um dos primeiros passos é dar início ao processo de solicitação do Alvará na prefeitura da cidade.

O prazo de liberação desse documento pode variar dependendo do porte do evento. Para eventos menores, o início do processo pode acontecer cerca de 15 dias antes, mas para eventos de maior porte, o ideal é que se dê início ao processo pelo menos 40 dias antes.

ECAD e os Direitos Autorais

O Ecad (Escritório Central de Arrecadação) é uma instituição que realiza a arrecadação do dinheiro relativo aos direitos autorais de cada música tocada em execução pública no Brasil. O valor arrecadado pelo ECAD vai para os artistas das respectivas músicas.

 Ao realizar um evento é preciso enviar um roteiro de tudo que será tocado na ocasião, para que o Ecad realize o cálculo do valor a ser cobrado pelos Direitos Autorais. Nesse site você pode verificar como enviar a programação musical de seu evento e ainda realizar uma simulação para calcular o valor aproximado que você terá que pagar pela execução das músicas.

O não pagamento dos Direitos Autorais podem implicar em multa de até 20 vezes o valor que seria cobrado originalmente – de acordo com o artigo 109 da Lei nº 9.610/98. Para saber sobre a regulamentação de arrecadação do ECAD clique aqui.

Lei de Acessibilidade

Outra importante legislação a ser seguida é a Lei nº 10.098, que estabelece as normas gerais e os critérios básicos para a promoção da acessibilidade das pessoas portadoras de deficiência ou com mobilidade reduzida. É preciso conhecê-la bem para saber se o local no qual o evento será realizado se adequa às normas de acessibilidade estabelecidas por ela.

A Lei considera:

  • Acessibilidade: a possibilidade e a condição de alcance para utilização, com segurança e autonomia, dos espaços, mobiliários e equipamentos urbanos, das edificações, dos transportes e dos sistemas e meios de comunicação, por pessoa portadora de deficiência ou com mobilidade reduzida.
  • Barreiras: qualquer entrave ou obstáculo que limite ou impeça o acesso, a liberdade de movimento e a circulação com segurança das pessoas. Clique aqui e saiba quais são as determinações dessa lei para garantir o livre acesso e movimento de todo e qualquer participante de um evento.

Além das leis, é importante ainda ter sempre por perto os contatos dos seguintes órgãos, departamentos e entidades:

  1. Polícia Militar;
  2. Corpo de Bombeiros;
  3. Serviço Médico de Emergência; ambulâncias
  4. Prefeitura Municipal;
  5. Segurança do Trabalho, Saúde e Meio Ambiente;
  6. CET – Companhia de Engenharia de tráfego (Departamento de Trânsito) – útil em eventos esportivos, como corrida de rua;
  7. CREA – Conselho Regional de Engenharia, Arquitetura e Agronomia – importante principalmente em eventos com exposição;
  8. Juizado da Infância e da Adolescência – fundamental em eventos abertos ao público;
  9. ECAD – Escritório Central de Arrecadação e Distribuição de Direitos Autorais;
  10. Defesa Civil;
  11. ANVISA.

Não corra o risco de ter que pagar multa ou mesmo ter a imagem de sua marca prejudicada por não cumprir alguma lei. Informe-se e saiba quais são os seus direitos e deveres. Estar dentro da lei é fundamental para o sucesso do evento!

Priscila Vieira

Priscila Vieira

Além dessas principais leis, existem ainda legislações específicas de acordo com o tipo de evento promovido. Para que sua marca não seja prejudicada por conta da falta de conhecimento e cumprimentos dessas leis, contrate uma empresa que garanta a credibilidade total de seu evento. Para essa e outras questões sobre planejamento e gestão de eventos, estou à disposição: contato@priscilavieira.com.br.  

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Como conseguir recursos para um evento – além do patrocínio

Uma das maiores dificuldades para a realização de um evento é conseguir financiá-lo. Para isso, nem sempre o capital da empresa é suficiente. E é nessa hora que vamos em busca de apoio de patrocinadores.

Mas, além do patrocínio, existem outras formas de captar recursos financeiros para o seu evento? A resposta é: SIM!

Porém, antes de ir atrás de apoio financeiro, três passos indispensáveis precisam ser tomados. São eles:

Passo 1) Definição do objetivo e do público: Isso é essencial para que você possa fundamentar seu pedido. Dependendo do objetivo e do público do evento, pode ser que consiga doações de organizações ligadas a esse segmento. Agora, se você não souber explicar qual é o propósito do evento e que tipo de participantes vai atrair, vai ficar difícil passar credibilidade e confiança suficientes para que outras pessoas e instituições o apoiem financeiramente.

Passo 2) Levantamento das necessidades: Essa etapa é importante para você saber exatamente quanto e o que você precisa. Assim, você consegue descobrir, dentro do orçamento, o que já está “pago” e para quais itens você precisa levantar recursos. Esse tipo de levantamento vai passar a imagem de organização a quem irá lhe apoiar, dando mais segurança e confiança, pois, dessa forma, sabe-se exatamente para onde está indo o dinheiro.

Passo 3) Desenvolvimento de um método de controle dos recursos: é importante que isso seja pensado já na organização. Você irá precisar prestar contas depois, por isso, faça um controle minucioso de todos os recursos captados externamente, descrevendo suas respectivas aplicações.

Muito bem, depois de ter um objetivo bem definido, de saber exatamente para que você precisa de recursos e de já ter um método de controle confiável, é hora de ir atrás do apoio financeiro. Veja algumas formas além do patrocínio:

  • Doações

Dependendo do perfil e do tipo do evento é possível conseguir doações de instituições e organizações. Se você está, por exemplo, promovendo um evento educacional na área de Farmácia, pode conseguir uma doação ou apoio da Associação ligada a este setor.

As doações nem sempre virão em forma de dinheiro, podem ser itens que serão utilizado no evento, ou mesmo produtos para a promoção de sorteios durante o evento, como uma forma de incentivar o público a participar.

  • Apoio de palestrante

Dentro dos eventos, os palestrantes, com certeza, são uma das atrações principais. E por que ele ganha tanta atenção, você pode aproveitar para fazer uma troca de interesses mútuos. Pode ser que o palestrante esteja interessado em aparecer e fazer a divulgação do seu trabalho para o público específico que estará no evento. Sendo assim, ele pode contribuir financeiramente para o evento, pode também ajudar dando um desconto significativo ou mesmo não cobrando por sua apresentação. Isso depende, claro, de negociação e do seu relacionamento com cada palestrante.

  • Venda de itens e atividades

Se seu evento for gratuito, não poderá contar com o dinheiro dos ingressos. Ou mesmo que seja pago, os valor dos ingressos já deve ter seu destino definido. Por isso, se precisar levantar mais fundos para o evento, pode fazer a venda de itens como camisetas, brindes e outros produtos dentro do site ou no próprio

evento. Ou ainda realizar uma atividade paga – curso, workshop, treinamento – durante o evento.

  • Trabalho voluntário e doação de recursos e serviços

Nem sempre o recurso financeiro virá em forma de dinheiro. Conseguir pessoas para trabalhar voluntariamente também é uma forma de economizar e, portanto, é um grande apoio financeiro. Além disso, você pode conseguir doações de empresas oferecendo seus recursos e serviços. Exemplo: empresa de alimentação que fornece o Buffet, empresa de locação salas oferece um lugar para a realização do evento e assim por diante.

Como retribuir o apoio financeiro

Isso vai depender do objetivo do seu evento e das empresas e pessoas que estão lhe apoiando. Assim como no patrocínio, sempre deve haver

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uma forma de o apoiador ser recompensado. Na maioria das vezes, a exposição da marca por meio da divulgação do evento já funciona como retribuição ao apoio. Porém, não esqueça de deixar tudo isso muito claro na hora da captação do recurso, para que todas as partes envolvidas saiam satisfeitas e não se sintam lesadas.

 

Priscila VieiraGostou das dicas? Deixe um comentário com sua opinião sobre o assunto e compartilhe conosco seu conhecimento. Se tiver alguma dúvida, fique à vontade para perguntar, vou adorar trocar ideias sobre esse tema!

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Sucesso!

Priscila Vieira

Um planejamento estratégico muito bem organizado é algo fundamental na hora de levantar apoio financeiro e conseguir patrocínios. Por isso, a Gestão do Evento deve ser realizada por profissionais especializados. Entre em contato comigo e saiba como posso lhe ajudar a fazer do seu evento uma ação com resultados: contato@priscilavieira.com.br

 

Dicas para definir se um evento deve ser gratuito ou pago

Realizar um evento envolve diversas etapas. São muitas decisões a serem tomadas, e cada uma delas terá impacto direto no sucesso do evento. Saber se cobrar ou não do público para participar é uma dessas decisões estratégicas. Hoje, quero fazê-lo entender o que deve ser levado em consideração na hora de decidir se um evento será gratuito ou pago, mostrando quais as principais vantagens e os riscos dessas opções.

Evento pago x Evento Gratuito

Decidir se um evento será pago ou gratuito não é o primeiro passo. A primeira coisa a ser feita é entender claramente qual é o objetivo do evento.

Prospectar? Divulgar? Fidelizar?

Somente com os objetivos muito claros você vai conseguir entender se deve cobrar ou não o evento. Aliás, eu sempre bato nessa tecla, mas reafirmo: saber os reais objetivos do evento é primordial para todas as fases do planejamento e da organização.

  • Vantagens do evento gratuito

O evento gratuito é indicado quando a empresa tem o objetivo de fidelizar o público. Exemplo: a marca “O Boticário” tem um Clube de Fidelidade chamado “Viva Boticário”. Eles organizaram um circuito de palestras sobre beleza em São Paulo (SP). Gratuito e limitado, porém, só poderiam participar os membros do Viva Boticário.

Com esse caso, podemos destacar duas coisas importantes para que um evento gratuito tenha sucesso: o conhecimento do público e a exclusividade.

O tema abordado estava totalmente alinhado aos interesses do público, o que faz com que tenham vontade de ir. E a questão de ser exclusivo para membros do clube de fidelidade faz com que os clientes sintam-se importantes, acolhidos, especiais.

Um evento gratuito, se for bem desenvolvido de acordo com o perfil dos convidados, pode ter um grande poder de fidelização e engajamento do público com a marca.

  • Riscos do evento gratuito

O principal risco do evento gratuito é as pessoas não o valorizarem justamente por ser sem custo de adesão. Como é “para qualquer um”, os convidados podem não ver vantagem em participar.

Além disso, se o tema trabalhado e a linguagem da comunicação não estiverem totalmente de acordo com o perfil e os interesses do público, eles não vão prestar atenção. Ter conhecimento profundo dos convidados é fundamental para atrair a tenção deles – principalmente quando trata-se de eventos gratuitos.

  • Vantagens do evento pago

O evento pago tem a capacidade de qualificar o público. Elevando o valor da inscrição, você eleva o nível do público. Mas, é claro, só colocar um valor alto não é o suficiente – o preço do ingresso precisa estar à altura do conteúdo e das atividades propostas no evento.

Muitas vezes, nem que seja um valor simbólico, é importante cobrar entrada no evento para que haja um filtro no

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público participante – principalmente se está fazendo um evento com objetivos comerciais. Você não vai querer que o local do seu evento fiquei cheio de pessoas que só querem olhar, certo?

  • Riscos do evento pago

O maior risco nesse caso é não conseguir vender os ingressos. Se isso acontecer, é preciso avaliar todas as etapas da organização do evento para saber de onde veio o problema. O resultado aparece na não-venda, mas nem sempre a área comercial é o problema. Geralmente, foi alguma falha em um processo na organização do evento que ocasionou isso.

Será que a linguagem estava adequada? Será que o conteúdo tinha a ver com o público? Os canais de comunicação escolhidos foram os mais propícios?

É preciso avaliar o que aconteceu para que as pessoas não soubessem do evento ou soubessem e não tivessem interessem em participar.

Por isso, é importante que a empresa que esteja realizando o planejamento e a gestão do evento fiquei responsável por todos os processos, para que não haja falha na hora de distribuir as tarefas.

O organizador precisa dominar todo o processo, estar em cima, cobrando, vendo o que está acontecendo, para poder responder ao impacto que as ações estão tendo no mercado.

Resumindo: Definir se um evento será pago ou gratuito vai depender primeiramente do seu objetivo e, depois, dos interesses do público. Nessa relação é preciso que ambas as partes – convidados e empresa promotora do evento – saiam com a certeza de que o evento foi benéfico.

Exemplo: você não cobrou um evento de capacitação para seu cliente, mas sabe que isso irá impactar na gestão do negócio dele e, consequentemente, vai ajudar nas suas vendas. Ou então, o cliente pode pensar que pagou para participar de um evento seu, mas valeu a pena, porque aprendeu coisas novas e conheceu novas possibilidades de atuação para sua empresa.

Priscila VieiraLembre-se dessas dicas na hora de definir pela cobrança ou não do seu próximo evento e não esqueça da dica mais importante: tudo depende de um bom planejamento e de uma gestão eficiente.

Priscila Vieira

Decidir se o evento será pago ou não é apenas uma das diversas decisões que precisam ser pensadas para garantir que um evento seja um sucesso e cumpra seu objetivo. Para lhe ajudar a entender qual o melhor caminho para essa e todas as questões que envolvem um evento, entre em contato comigo: contato@priscilavieira.com.br

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