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6 dicas para lidar com imprevistos em eventos corporativos

Não tem jeito, por mais que o evento seja super bem planejado, sempre há o risco de imprevistos acontecerem. O que vai fazer a diferença nesses momentos críticos é a maneira como você lida com os problemas.

Pensando em ajudá-lo, inicio o artigo desta semana reunindo alguns imprevistos que podem acontecer em um evento:

Probleminhas chatos, não é mesmo?

Pois estas dicas vão ajudá-lo a lidar com eles (ou com quaisquer outros que possam aparecer):

6 dicas para lidar com imprevistos em eventos corporativos

1. Conhecimento

Imprevistos em eventos corporativos

Nesses momentos de imprevistos é que se pode reconhecer um bom profissional de gestão de eventos. O conhecimento técnico e a experiência são fundamentais. Isso por que, primeiro, vão ajudar você a prever os imprevistos, tomando ações para que eles não ocorrem e, depois, se acontecerem, farão com que você saiba exatamente o que fazer e como agir.

2. Autocontrole

O gestor do evento não pode, de jeito nenhum, ficar nervoso quando um imprevisto acontecer. Manter a calma é muito importante tanto para conseguir analisar a situação com total equilíbrio quanto para acalmar as pessoas a sua volta. Respire fundo e não deixe que o nervosismo tome conta de você, isso só vai piorar a situação.

3. Jogo de cintura

Por mais que você faça sua parte, existem várias etapas no evento nas quais você depende de outras pessoas. Por isso, sua habilidade relacional também é essencial para lidar com imprevistos. Ter jogo de cintura e saber como lidar com as pessoas é um grande passo na resolução de qualquer problema.

4. Checklist em dia

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Não importa a falha ou imprevisto que tenha ocorrido, nessa hora é preciso que todas as etapas

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e processos anteriores tenham sido realizados com perfeição. Caso contrário, um problema pequeno pode virar uma bola de neve e se tornar algo muito maior e, talvez, fora de controle.

Se, por exemplo, o ar condicionado quebrou, é fundamental que, pelo menos, hajam cadeiras e água suficiente para todos – se as pessoas passarem calor sentadas e com água à vontade vai ser menos pior do que se elas passarem calor, com dor nas costas e com sede.

Já falei sobre a importância de ter um checklist de atividades aqui no blog (clique aqui para ler o post) e, inclusive, apresentei um que pode servir como modelo para você. Use-o como base e mantenha-o sempre por perto em todas as etapas de Planejamento e Gestão do Evento. Ele sempre será seu aliado!

5. Honestidade

Se aconteceu um imprevisto, a pior coisa é tentar “encobrir” o erro. Honestidade e clareza é muito importante. Essa é uma postura que você tem que ter sempre. Querer passar a perna, ou fazer de conta que as pessoas não viram, só vai piorar a situação e por em xeque sua integridade como profissional.

6. Retratação

Nem a empresa que está realizando o evento, nem os participantes podem ser lesados por imprevistos. É importante encontrar uma maneira de retratar os envolvidos no problema. Um bom exemplo é o caso que aconteceu comigo em um evento que o principal mote era um treinamento que seria realizado com ferramentas online. Porém, o link de internet contratado simplesmente não funcionou. Então, adaptamos o conteúdo para um treinamento presencial e demos um bônus para os participantes. Depois, por meio de uma senha exclusiva fornecida a eles, poderiam realizar o treinamento online em suas empresas, com suas equipes. Todo mundo saiu satisfeito com o bônus e ninguém se sentiu prejudicado.

Priscila VieiraE você, já passou por algum imprevisto em um evento? Deixe um comentário falando sobre sua experiência e contando como o assunto foi resolvido. Tenho certeza que sua história pode ajudar outros profissionais a lidarem melhor com imprevistos.

Sucesso!

Priscila Vieira

Além de não conseguirem resolver os imprevistos, profissionais despreparados os tornarão ainda maiores. Não arrisque com o seu evento, tenha profissionais experientes e com conhecimento para lidar com os problemas que poderão surgir – e, claro, isso começa lá no planejamento. Para saber mais sobre meu trabalho com Gestão de Eventos, entre em contato: contato@priscilavieira.com.br.

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