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Como negociar com fornecedores para conseguir melhores condições nos preços e pagamentos dos serviços

Se tem

algo que minha experiência em eventos me ensinou, é que a boa relação com os fornecedores é um dos fatores essenciais para o sucesso do evento. Já falei aqui no blog sobre as melhores maneiras de contratar esses profissionais (se ainda não leu, clique aqui e confira as dicas).

Complementando esse tema, o post de hoje traz algumas informações importantes sobre como negociar com fornecedores as melhores condições nos preços e pagamentos dos serviços. Acredito que é importante saber como realizar essa abordagem sem que você prejudique a relação com seus fornecedores, de uma forma que todos possam sair ganhando. As minhas dicas são:

07-01Conheça o mercado

Para poder negociar com seu fornecedor, é fundamental ter conhecimento sobre o mercado, sobre a média de preços cobrados e sobre a qualidade dele e de seus concorrentes. Dessa forma, você conseguirá negociar condições que estejam dentro da realidade do segmento do fornecedor, sem prejudicá-lo.


Entenda os processos do serviço a ser prestado

preview1Entender sobre o serviço que está contratando também ajuda na negociação. Se você conhece como funciona os processos de seus fornecedores, fica mais fácil saber em que sentido é possível negociar com eles ou não. Além disso, quando você demonstra conhecimento, ganha credibilidade com o fornecedor, dando mais segurança na negociação.

Crie parcerias

previewNa hora de negociar com seus fornecedores, faça propostas de parcerias que sejam benéficas para ambos os lados. Por exemplo: em troca de condições melhores de pagamento, você pode oferecer a ele garantia de contratação em seu próximo evento. Essa é uma forma de fortalecer o relacionamento com empresas que você confia e ainda promover benefícios a todos os envolvidos. Além disso, honre sempre sua palavra e seus compromissos. Isso vai garantir credibilidade e maior abertura para as futuras negociações.

Toma lá, dá cá

05Outra forma de negociar com fornecedores é oferecer algo que seja do interesse deles. Por exemplo: pode ser que a empresa que você está contratando tenha interesse em participar do evento que será promovido. Em troca de melhores condições de preços, ofereça ao fornecedor algumas entradas gratuitas para que seus profissionais participem do evento. Ou ainda, talvez o seu fornecedor esteja de olho no público que participará do seu evento. Neste caso, algumas possibilidades de barganha na negociação são:

  • Oferecimento de espaço publicitários nos materiais de divulgação
  • Fornecimento da lista de contatos dos participantes
  • Se for uma feira ou exposição, um espaço para a empresa fornecedora possa participar.

DICAS IMPORTANTES:

  • Oficialize tudo no contrato: não importa o que for negociado, não importa a quanto tempo você conheça o fornecedor, todas as condições precisam estar registradas em um contrato de prestação de serviços. Isso assegura que tanto você quanto a empresa contratada irão cumprir com seus deveres para o evento. É uma segurança para as duas partes.
  • Avalie a qualidade: negociar é importante para chegar a um acordo que seja bom para todos. Mas não esqueça de levar em consideração a qualidade dos serviços prestados. Se uma empresa oferecer um valor muito abaixo do mercado, avalie bem se valerá a pena essa negociação, e se o evento não sairá prejudicado.

Espero que essas dicas lhe ajudem a conseguir ótimas negociações e também a fortalecer o seu relacionamento com os fornecedores.

Sucesso!

Priscila Vieira

Priscila-Vieira-2———————–

Negociar com os fornecedores exige conhecimento e experiência de mercado para conseguir o melhor custo-benefício, de forma que nem o orçamento nem a qualidade do evento sejam prejudicados. A equipe PV Planejamento & Gestão de Eventos busca sempre os melhores fornecedores e as melhores condições para os clientes. Entre em contato e saiba mais: (11) 98344-2910 | contato@priscilavieira.com.br

 

 

Cuidados importantes ao contratar fornecedores para o seu evento

“Eu sou parte de uma equipe. Então, quando venço, não sou eu apenas quem vence. De certa forma, termino o trabalho de um grupo enorme de pessoas!”

Essa frase foi dita por Ayrton Senna, um dos melhores pilotos da história da Fórmula 1. Ele sabia que não basta apenas ser excelente naquilo que se faz, é preciso contar com pessoas igualmente competentes ao seu lado para poder chegar em primeiro lugar.

E o mesmo vale para a escolha dos fornecedores do seu evento. Você pode ser um profissional excepcional, mas não poderá fazer tudo sozinho, precisará de profissionais que o ajudem a executar todas as tarefas necessária de forma eficiente e segura.

Para lhe ajudar nessa tarefa, reuni neste artigo algumas dicas importantes. Veja a seguir três itens fundamentais a serem levados em conta na hora de contratar um fornecedor para seu evento:

1. CREDIBILIDADE

Essa deve ser a palavra de ordem no processo de contratação de fornecedores. A empresa contratada precisa ter profissionalismo e competência comprovados. Para isso, você pode:

  • credibilidadeRealizar consultas com outros profissionais de sua rede de contatos
  •  Fazer pesquisas no Google, para saber o que estão falando sobre a empresa
  • Exigir portfólio que mostre os trabalhos já realizados
  • Pedir indicação de empresas referências (três, no mínimo), com as quais você possa entrar em contato para atestar a qualidade do fornecedor
  • Verificar com seu contador quais documentos devem ser solicitados para comprovar que a empresa é idônea e está em dia com suas obrigações

Esses cuidados são importantes porque não é apenas o trabalho do evento que está em jogo, mas a a imagem sua empresa. É preciso ter certeza de que está se associando a uma marca confiável e segura.

2. COMUNICAÇÃO

comunicacaoA forma como a empresa se comunica também é um fator importantíssimo para a escolha de um bom fornecedor. Se os profissionais daquela empresa são enrolados, demoram para responder e não conseguem se expressar direito na fase de orçamento e apresentação, imagine durante os processos do evento… No desenvolvimento das ações, você vai precisar de agilidade e eficicência. Se um dos fornecedores demorar para dar retorno isso pode virar uma bola de neve e acabar atrasando outros serviços. Por isso, observe os seguintes pontos na comunicação da empresa que pode vir a ser sua fornecedora:

  • O tempo de respostas de seu contato – por e-mail ou telefone. Observe se eles demoram muito para responder, se ficam passando de uma pessoa para outra. Isso já demonstra falta de organização.
  • A forma como se expressam – falam e escrevem. Se você tiver muita dificuldade para entender o que eles querem dizer, se são muito enrolados e até escrevem com ortografia errada, você já consegue identificar o alto nível de amadorismo da empresa.
  • Verifique também a comunicação institucional da própria empresa. Analise se ela se preocupa em cuidar da imagem de sua marca e a maneira como se apresenta ao mercado. Se a empresa não se importa com sua própria imagem, será que vai se preocupar com a dos clientes?

3. PREÇO

preco

Muitos profissionais acabam levando em conta apenas o fator preço. Ele não deve ser o único a ser considerado na escolha do fornecedor, mas, com certeza, é um item fundamental. É interessante pedir orçamento para diferentes empresas para ter uma noção de mercado. Quando digo que o preço é uma questão importante a ser analisada nesse processo, não quero dizer que o fornecedor precisa ser o mais barato ou o mais caro. O importante é avaliar a relação custo-benefício. Aí vão algumas dicas:

  • Se uma empresa está cobrando um preço muito abaixo do mercado, desconfie! Nunca é demais lembrar o ditado que diz que “o barato sai caro”. Investigue muito bem antes de contratar esse fornecedor para ter certeza de que o preço baixo não irá afetar a qualidade prometida.
  • Porém, nem sempre a mais cara é a melhor. O fato de cobrar um alto valor não é garantia de serviços de primeira qualidade. Avalie todos os serviços oferecidos e decida se realmente vale a pena investir naquela empresa levando em conta seu orçamento e também seu objetivo.

Tomando todos esses cuidados, sua equipe será formada por profissionais competentes e comprometidos com os melhores resultados. É primeiro lugar na certa!

Sucesso!

Priscila Vieira

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Priscila-Vieira-1Ter experiência de mercado é fundamental para poder escolher os melhores profissionais para ajudar no desenvolvimento de um evento corporativo. A equipe PV Planejamento & Gestão de Eventos tem amplo conhecimento e relacionamento com os melhores fornecedores para diversos tipos de eventos – com diferentes objetivos e orçamentos. Entre em contato e saiba como podemos ajudar a sua empresa a realizar um evento de sucesso, contando com toda a estrutura necessária para isso: (11) 98344-2910 | contato@priscilavieira.com.br

 

Como contratar uma equipe para o seu evento

O sucesso de seu evento está diretamente ligado à forma como ele será planejado e desenvolvido. Esse é um trabalho que exige conhecimento técnico e experiência dos profissionais responsáveis pela organização.

Pensando nisso, hoje vou dar algumas dicas para que você acerte na hora de contratar uma equipe para organizar seu evento. Vamos lá?

Recomendações próximas

Comece pelas recomendações de parceiros e empresas parceiras. Consulte os integrantes da sua rede de contatos para saber quais são os profissionais recomendados. Foque nas referências de equipes que já atuaram em eventos do seu segmento.

Experiência comprovada

Assim como quando você vai contratar alguém precisa olhar o currículo para ver as suas experiências, na hora de contratar uma empresa para organizar seu evento isso também é importante. Confira em quais eventos esse profissional já esteve envolvido, o que ele fez, no que contribuiu. Se possível, converse com as pessoas das empresas para as quais ele fez o evento, para saber como foi a experiência deles.

Conhecimento compartilhado

Estamos na era do conteúdo. De que maneira esse profissional ou empresa que você quer contratar está inserido nesse mundo movido por informações? Investigue se o profissional ou a empresa tem alguma referência de produção de conteúdo especializado em sua área. Isso dá credibilidade ao trabalho e mostra o conhecimento que ele tem.

Equipe diversificada

Na hora de contratar uma equipe para organizar seu evento, é preciso levar em conta que um evento tem várias frentes de trabalho: o planejamento e a organização, a montagem de estandes, os recepcionistas, a divulgação, a venda de ingressos e assim por diante.

Ao contratar uma empresa para organizar seu evento, verifique tudo que ela cobre. Caso necessite de outros profissionais, peça recomendação da empresa que irá fazer a gestão do evento; eles devem ter conhecimento de empresas e fornecedores confiáveis e eficientes.

A escolha da equipe que irá comandar seu evento é uma etapa muito importante do planejamento dele, pois um erro pode manchar a imagem da sua empresa, e um acerto garantirá o sucesso.

Por isso, escolha profissionais qualificados para não correr o risco de estragar não só o evento, mas também sua relação com seu público.

Priscila VieiraTemos conhecimento e experiência em Organização de Eventos Corporativos.

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Cobrimos desde o planejamento, estratégia e a gestão do evento, até o plano de divulgação e assessoria pós-evento. Para saber como podemos usar nosso conhecimento na área de eventos para ajudar sua empresa a alcançar seus objetivos, entre em contato: (11) 98344-2910 | contato@priscilavieira.com.br

 

7 livros para aprender mais sobre Gestão de Eventos

O conhecimento é nossa principal ferramenta para fazer qualquer tipo de tarefa. Podemos ganhar conhecimento com a nossa própria experiência, mas podemos também buscar conhecimento de profissionais mais experientes que nós. Pensando nisso, separei alguns livros importantes para servir de referência para quem deseja aprender mais sobre Gestão de Eventos. São eles:

011) Manual de Organização de Eventos – Planejamento e Operacionalização

Este livro mostra como as áreas de turismo e lazer podem ser integradas na organização de eventos. O livro é um manual prático de consulta e operação direcionado a profissionais de turismo e de eventos, ou ainda para pessoas que atuam em empresas e entidades que promovem e participam de eventos ou atividades relacionadas ao setor. Inclui modelos/simulações/ilustrações de eventos sociais, esportivos, culturais, gastronômicos, comerciais e outros cerimoniais e atos comemorativos.

WebDesigner2) Organização e Gestão de Eventos

A obra traz uma visão mais empresarial para a área de evento, mostrando todas as etapas para a execução de diversos tipos de eventos, analisando-os detalhadamente. Os autores apresentam ainda metodologias para medir os impactos econômicos de um evento e análises e reflexões sobre as principais mudança do mercado de eventos na última década.

033) Gestão Estratégica de Eventos

Esta obra é interessante para que você consiga entender a importância de definir os objetivos do evento pensando nas estratégias das empresa. O livro lista ferramentas que podem ajudar nisso. Essa obra ressalta a relevância do setor de eventos e mostra como essa atividade é cada vez mais necessária e importante para as organizações. As dicas e ferramentas propostas são baseadas na própria experiência de sucesso da autora, que apresenta ainda modelos, casos reais e atividades para a aplicação do conteúdo.

Generic Image4) Eventos – Estratégias de Planejamento e Execução

Guia completo com técnicas para planejar e organizar eventos, este livro é voltado especialmente a profissionais de relações públicas, marketing e administração. Baseando-se em décadas de experiência e utilizando uma linguagem didática, os autores mostram como otimizar os eventos com clareza de objetivos, sem desperdício de recursos e energia e, principalmente, focando no detalhamento dos passos envolvidos e nas decisões a tomar.

055) Eventos – Uma Alavanca de Negócios

Muitas pessoas ainda não acordaram para as grandes oportunidades de negócios que os eventos podem trazer. Se você é uma delas, indico a leitura deste livro, que mostras as questões estratégicas dos

eventos nas empresas.

A obra trata de temas como etapas de implementação, engajamento de stakeholder, gestão e otimização de recursos, retorno sobre investimento, entre outros. As análises expostas confirmam que os eventos são hoje um diferencial competitivo para as empresas.

066) Marketing de eventos: Como Promover com Sucesso Eventos, Festivais, Convenções e Exposições

Neste livro, você irá conhecer diversas ferramentas de marketing aplicadas na promoção de eventos. Entre elas: mídia impressa e eletrônica, dinâmica de grupo, relações públicas, promoção, propaganda, vendas e merchandising e patrocínio. O autor mostra como utilizar as mais recentes tecnologias para potencializar as ações de marketing nos evento e traz ainda conceitos e modelos práticos extraídos das três décadas de experiência à frente de organizações de administração de eventos bem-sucedidos.

077) Patrocínio a Eventos -– A Sinergia da Comunicação Integrada de Marketing

Essa obra também trata de questões relacionadas ao Marketing, mas com foco na captação e desenvolvimento de patrocínio. Além de oferecer um grande referencial teórico sobre marketing, patrocínio e a integração dessas duas áreas, o livro traz ainda cases práticos como o Skol Beats, a Petrobrás nos Jogos Panamericanos do Rio de Janeiro em 2007 e as apresentações do Cirque de Soleil promovidas pelo Bradesco.

Boa leitura!

Priscila Vieira

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Priscila VieiraSe tiver alguma dúvida sobre como os eventos podem ser úteis para sua empresa, entre em contato comigo. Vou adorar mostrar como os eventos corporativos podem ser excelentes ferramentas para engajamento com seu público, desenvolvimento das áreas de sua organização e também potencialização das vendas: (11) 98344-2910 | contato@priscilavieira.com.br

O que levar em consideração na hora de definir o local do seu evento

Que a escolha do local é uma etapa fundamental para o sucesso do evento, muita gente já sabe. Mas, na hora de fazer essa decisão, muitas dúvidas surgem. Afinal, o que se deve levar em consideração nessa hora?

Separei algumas dicas importantes para que você tenha certeza de que está escolhendo o lugar certo para realizar o seu evento.

Antes de tudo, para saber se o local está adequado, você precisa entender se o ambiente está alinhado aos seguintes itens:

  • Objetivo do evento
  • Tipo de evento (formato)
  • Público-alvo

Com isso em mente, estes são os detalhes que precisam ser verificados na hora dessa importante escolha:

Infraestrutura do local

Verifique se o lugar oferece segurança e conforto e se tem disponibilidade de estacionamento. Além disso, preste atenção na manutenção do local, para saber se está bem conservado.

Sinal de internet

Para muitos eventos essa é uma questão fundamental. Tanto os participantes, quanto palestrantes precisam acessar a internet de tempos em tempos. Por isso, é de extrema importância verificar se o local oferece

uma boa conexão

– principalmente se as atividades do evento necessitarem de internet para acontecerem plenamente.

 Vizinhança

Fique atento ao que há em volta do local para saber se é um lugar seguro e se há infraestrutura de comércio e farmácia, por exemplo, para eventuais emergências. Caso seja um evento com mais de um dia de duração, a proximidade com hotéis, shoppings e restaurantes deve ser levada em conta.

Conceito e imagem do local

Verifique qual é a imagem que esse local passa para as pessoas. Se for um lugar muito inovador e sofisticado, pode contar pontos positivos em alguns casos, mas, dependendo do público participante, pode fazer com que as pessoas não se sintam confortáveis e à vontade no evento.

Logística

Outro fator fundamental a ser observado na hora de escolher um local é a facilidade para montagem do evento. Se for um lugar muito afastado do centro da cidade, analise de que forma isso impactará no orçamento. Verifique, por exemplo, se precisará fazer o transporte da estrutura ou poderá alugar de fornecedores locais.

Atividades do evento

Muitos eventos podem ter suas atividades adaptadas ao ambiente, mas nem sempre isso é possível. Por isso, verifique se o local suporta as ações que serão realizadas no evento: palestras, workshops, feiras e até mesmo o tipo de alimentação que será servida.

Beleza ou Conforto: o que priorizar?

A resposta para essa pergunta depende do público-alvo e do objetivo do evento. Nessa hora, prevalece o bom-senso: não adianta ser um lugar lindo, mas sem lugares confortáveis para sentar (principalmente se for um evento longo), da mesma maneira que não adianta ser um lugar super confortável, mas que desagrade os participantes visualmente.

Acredito que existem alguns critérios que devem ser levados em conta em qualquer tipo de evento: qualidade de serviços, infraestrutura em geral, conforto, boa conservação, segurança e comodidade.

Fique atento!

Um local inapropriado pode causar um impacto irreversível no resultado do evento. Uma escolha mal feita pode prejudicar a reputação da organização, a credibilidade para continuidade do evento e ainda causar a perda de patrocinadores e investidores.

O local pode até ser um fator de decisão para que seu cliente queira ir ou não ao seu evento. Portanto, pense, pesquise, analise e planeje com cuidado e dedicação o ambiente onde seu evento será realizado!

Sucesso!

Priscila Vieira

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Priscila VieiraUm profissional especializado vai ajudar sua empresa a encontrar o lugar ideal, que esteja alinhado aos objetivos do evento e ao público-alvo. O conhecimento e a experiência da empresa organizadora do evento contam muito na hora da escolha de fornecedores. Entre em contato comigo e saiba mais sobre como posso ajudar a definir não só o melhor local, como também a estratégia mais adequada à sua organização: contato@priscilavieira.com.br

6 dicas para fazer networking em eventos

Os eventos são, sem dúvidas, uma das melhores formas de fazer networking. Porém, de nada adianta apenas estar em um evento para garantir os resultados esperados em termos de relacionamento. É preciso muito mais! Saber de que forma interagir com participantes, organizadores, patrocinadores e palestrantes é essencial para aproveitar os eventos para fazer networking.

Sabendo disso, hoje resolvi dar algumas dicas pensando em ajudá-lo a aproveitar melhor os eventos que for participar neste ano pensando em networking e em resultados de negócios. Acompanhe!

Antes de fazer networking no evento

1) Informe-se

Esta é uma premissa básica. Antes de ir a um evento, dê uma olhada nos jornais para saber o que está acontecendo. Veja as notícias do mercado em que você atua e/ou do segmento em que tem interesse em atrair nesse evento. Se for em uma cidade diferente, é interessante também pesquisar sobre informações locais – economia, cultura, esporte, etc. Dessa forma, caso converse com alguém da cidade você poderá se aproximar mais da pessoa mostrando que conhece o local onde ela vive/trabalha.

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Durante o evento

2) Pergunte

Pense em algumas perguntas abertas, que

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podem gerar um debate com as pessoas com quem você deseja desenvolver um relacionamento. “Com o que você trabalha?”; “Como o seu mercado tem se desenvolvido nos último tempos?”; “Em que sentido seus clientes são mais exigentes?”; “Você acha que aquela notícia vai influenciar nas vendas daquela empresa?” são alguns bons exemplos de perguntas para iniciar conversas. Para poder formular bem as perguntas você vai ter que seguir a dica número 1 primeiro, pesquisando bastante e obtendo o maior número de informações possível.

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3) Quebre o gelo

Essa muitas vezes é a parte mais difícil no networking. Uma boa maneira de começar uma conversa profissional e quebrar o gelo é pedindo um conselho, uma opinião sobre algum fato ou situação pela qual você está passando. Pergunte sobre a experiência da pessoa em determinado assunto, isso mostra que você está aberto a novas opiniões e que confia no que o outro tem a dizer.

4) Ouça

Pode parecer estranho, mas muitas pessoas perdem oportunidades por não saberem ouvir, passando uma imagem desagradável. Em um evento, haverá uma pluralidade de tipos de pessoas e, com isso, diferentes opiniões e visões. Saiba ouvir o que cada um tem a dizer, sem interromper, nem fazer caretas de descontentamento. Caso não concorde, você pode esperar a pessoa terminar de falar e apresentar a sua visão. Porém, claro, de maneira tranquila e educada. E se não tiver nada a dizer sobre algo que estejam discutindo, o melhor mesmo é não falar nada. Apenas deixe claro que está ouvindo e avaliando a fala do outro, mostrando interesse sobre o tema.

5) Fique atento ao timing

Nada mais chato em um evento do que aquele cara que fica distribuindo cartões, interrompendo as pessoas a todo momento falando sobre seu produto, serviço ou trabalho. Entenda o momento certo de oferecer um cartão, de falar sobre sua empresa e de você mesmo. Caso esteja conversando com alguém e naturalmente surja uma conversa sobre o seu trabalho, você pode, ao final, perguntar: “Você gostaria de ficar com um cartão meu para uma necessidade futura?”. Ou seja, só ofereça seu cartão caso você perceba algum interesse da outra pessoa em conhecer você, seu trabalho ou seu produto/serviço.

Depois do evento

1) Alimente o relacionamento

Depois de aproveitar o evento para construir relacionamentos que podem ajudar na sua carreira, chegue em casa, analise todos os cartões recebidos, pense em como cada um daqueles contatos podem ser úteis e trace estratégias para alimentar a relação com aqueles que de fato podem trazer benefícios a você. No médio e longo prazo você verá os resultados aparecerem!

Agora é com você. Leve seus cartões aos eventos, busque interagir com todos que fazem o evento acontecer e consiga resultados cada vez melhores simplesmente frequentando eventos da sua área de atuação e interesse.

Priscila VieiraSucesso!

Priscila Vieira

O networking deve ser pensando também dentro do planejamento e da organização do evento, fazendo com que haja condições favoráveis para a interação entre os participantes e a troca de ideias. Quer aumentar seus contatos e gerar negócios por meio de um evento corporativo? Entre em contato comigo e saiba como posso ajudar: contato@priscilavieira.com.br.

Como conseguir recursos para um evento – além do patrocínio

Uma das maiores dificuldades para a realização de um evento é conseguir financiá-lo. Para isso, nem sempre o capital da empresa é suficiente. E é nessa hora que vamos em busca de apoio de patrocinadores.

Mas, além do patrocínio, existem outras formas de captar recursos financeiros para o seu evento? A resposta é: SIM!

Porém, antes de ir atrás de apoio financeiro, três passos indispensáveis precisam ser tomados. São eles:

Passo 1) Definição do objetivo e do público: Isso é essencial para que você possa fundamentar seu pedido. Dependendo do objetivo e do público do evento, pode ser que consiga doações de organizações ligadas a esse segmento. Agora, se você não souber explicar qual é o propósito do evento e que tipo de participantes vai atrair, vai ficar difícil passar credibilidade e confiança suficientes para que outras pessoas e instituições o apoiem financeiramente.

Passo 2) Levantamento das necessidades: Essa etapa é importante para você saber exatamente quanto e o que você precisa. Assim, você consegue descobrir, dentro do orçamento, o que já está “pago” e para quais itens você precisa levantar recursos. Esse tipo de levantamento vai passar a imagem de organização a quem irá lhe apoiar, dando mais segurança e confiança, pois, dessa forma, sabe-se exatamente para onde está indo o dinheiro.

Passo 3) Desenvolvimento de um método de controle dos recursos: é importante que isso seja pensado já na organização. Você irá precisar prestar contas depois, por isso, faça um controle minucioso de todos os recursos captados externamente, descrevendo suas respectivas aplicações.

Muito bem, depois de ter um objetivo bem definido, de saber exatamente para que você precisa de recursos e de já ter um método de controle confiável, é hora de ir atrás do apoio financeiro. Veja algumas formas além do patrocínio:

  • Doações

Dependendo do perfil e do tipo do evento é possível conseguir doações de instituições e organizações. Se você está, por exemplo, promovendo um evento educacional na área de Farmácia, pode conseguir uma doação ou apoio da Associação ligada a este setor.

As doações nem sempre virão em forma de dinheiro, podem ser itens que serão utilizado no evento, ou mesmo produtos para a promoção de sorteios durante o evento, como uma forma de incentivar o público a participar.

  • Apoio de palestrante

Dentro dos eventos, os palestrantes, com certeza, são uma das atrações principais. E por que ele ganha tanta atenção, você pode aproveitar para fazer uma troca de interesses mútuos. Pode ser que o palestrante esteja interessado em aparecer e fazer a divulgação do seu trabalho para o público específico que estará no evento. Sendo assim, ele pode contribuir financeiramente para o evento, pode também ajudar dando um desconto significativo ou mesmo não cobrando por sua apresentação. Isso depende, claro, de negociação e do seu relacionamento com cada palestrante.

  • Venda de itens e atividades

Se seu evento for gratuito, não poderá contar com o dinheiro dos ingressos. Ou mesmo que seja pago, os valor dos ingressos já deve ter seu destino definido. Por isso, se precisar levantar mais fundos para o evento, pode fazer a venda de itens como camisetas, brindes e outros produtos dentro do site ou no próprio

evento. Ou ainda realizar uma atividade paga – curso, workshop, treinamento – durante o evento.

  • Trabalho voluntário e doação de recursos e serviços

Nem sempre o recurso financeiro virá em forma de dinheiro. Conseguir pessoas para trabalhar voluntariamente também é uma forma de economizar e, portanto, é um grande apoio financeiro. Além disso, você pode conseguir doações de empresas oferecendo seus recursos e serviços. Exemplo: empresa de alimentação que fornece o Buffet, empresa de locação salas oferece um lugar para a realização do evento e assim por diante.

Como retribuir o apoio financeiro

Isso vai depender do objetivo do seu evento e das empresas e pessoas que estão lhe apoiando. Assim como no patrocínio, sempre deve haver

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uma forma de o apoiador ser recompensado. Na maioria das vezes, a exposição da marca por meio da divulgação do evento já funciona como retribuição ao apoio. Porém, não esqueça de deixar tudo isso muito claro na hora da captação do recurso, para que todas as partes envolvidas saiam satisfeitas e não se sintam lesadas.

 

Priscila VieiraGostou das dicas? Deixe um comentário com sua opinião sobre o assunto e compartilhe conosco seu conhecimento. Se tiver alguma dúvida, fique à vontade para perguntar, vou adorar trocar ideias sobre esse tema!

E se você quer receber mensalmente as dicas aqui do blog em seu e-mail, assine a minha Newsletter:

 

 

Sucesso!

Priscila Vieira

Um planejamento estratégico muito bem organizado é algo fundamental na hora de levantar apoio financeiro e conseguir patrocínios. Por isso, a Gestão do Evento deve ser realizada por profissionais especializados. Entre em contato comigo e saiba como posso lhe ajudar a fazer do seu evento uma ação com resultados: contato@priscilavieira.com.br

 

6 dicas para lidar com imprevistos em eventos corporativos

Não tem jeito, por mais que o evento seja super bem planejado, sempre há o risco de imprevistos acontecerem. O que vai fazer a diferença nesses momentos críticos é a maneira como você lida com os problemas.

Pensando em ajudá-lo, inicio o artigo desta semana reunindo alguns imprevistos que podem acontecer em um evento:

Probleminhas chatos, não é mesmo?

Pois estas dicas vão ajudá-lo a lidar com eles (ou com quaisquer outros que possam aparecer):

6 dicas para lidar com imprevistos em eventos corporativos

1. Conhecimento

Imprevistos em eventos corporativos

Nesses momentos de imprevistos é que se pode reconhecer um bom profissional de gestão de eventos. O conhecimento técnico e a experiência são fundamentais. Isso por que, primeiro, vão ajudar você a prever os imprevistos, tomando ações para que eles não ocorrem e, depois, se acontecerem, farão com que você saiba exatamente o que fazer e como agir.

2. Autocontrole

O gestor do evento não pode, de jeito nenhum, ficar nervoso quando um imprevisto acontecer. Manter a calma é muito importante tanto para conseguir analisar a situação com total equilíbrio quanto para acalmar as pessoas a sua volta. Respire fundo e não deixe que o nervosismo tome conta de você, isso só vai piorar a situação.

3. Jogo de cintura

Por mais que você faça sua parte, existem várias etapas no evento nas quais você depende de outras pessoas. Por isso, sua habilidade relacional também é essencial para lidar com imprevistos. Ter jogo de cintura e saber como lidar com as pessoas é um grande passo na resolução de qualquer problema.

4. Checklist em dia

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Não importa a falha ou imprevisto que tenha ocorrido, nessa hora é preciso que todas as etapas

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e processos anteriores tenham sido realizados com perfeição. Caso contrário, um problema pequeno pode virar uma bola de neve e se tornar algo muito maior e, talvez, fora de controle.

Se, por exemplo, o ar condicionado quebrou, é fundamental que, pelo menos, hajam cadeiras e água suficiente para todos – se as pessoas passarem calor sentadas e com água à vontade vai ser menos pior do que se elas passarem calor, com dor nas costas e com sede.

Já falei sobre a importância de ter um checklist de atividades aqui no blog (clique aqui para ler o post) e, inclusive, apresentei um que pode servir como modelo para você. Use-o como base e mantenha-o sempre por perto em todas as etapas de Planejamento e Gestão do Evento. Ele sempre será seu aliado!

5. Honestidade

Se aconteceu um imprevisto, a pior coisa é tentar “encobrir” o erro. Honestidade e clareza é muito importante. Essa é uma postura que você tem que ter sempre. Querer passar a perna, ou fazer de conta que as pessoas não viram, só vai piorar a situação e por em xeque sua integridade como profissional.

6. Retratação

Nem a empresa que está realizando o evento, nem os participantes podem ser lesados por imprevistos. É importante encontrar uma maneira de retratar os envolvidos no problema. Um bom exemplo é o caso que aconteceu comigo em um evento que o principal mote era um treinamento que seria realizado com ferramentas online. Porém, o link de internet contratado simplesmente não funcionou. Então, adaptamos o conteúdo para um treinamento presencial e demos um bônus para os participantes. Depois, por meio de uma senha exclusiva fornecida a eles, poderiam realizar o treinamento online em suas empresas, com suas equipes. Todo mundo saiu satisfeito com o bônus e ninguém se sentiu prejudicado.

Priscila VieiraE você, já passou por algum imprevisto em um evento? Deixe um comentário falando sobre sua experiência e contando como o assunto foi resolvido. Tenho certeza que sua história pode ajudar outros profissionais a lidarem melhor com imprevistos.

Sucesso!

Priscila Vieira

Além de não conseguirem resolver os imprevistos, profissionais despreparados os tornarão ainda maiores. Não arrisque com o seu evento, tenha profissionais experientes e com conhecimento para lidar com os problemas que poderão surgir – e, claro, isso começa lá no planejamento. Para saber mais sobre meu trabalho com Gestão de Eventos, entre em contato: contato@priscilavieira.com.br.

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Dicas para definir se um evento deve ser gratuito ou pago

Realizar um evento envolve diversas etapas. São muitas decisões a serem tomadas, e cada uma delas terá impacto direto no sucesso do evento. Saber se cobrar ou não do público para participar é uma dessas decisões estratégicas. Hoje, quero fazê-lo entender o que deve ser levado em consideração na hora de decidir se um evento será gratuito ou pago, mostrando quais as principais vantagens e os riscos dessas opções.

Evento pago x Evento Gratuito

Decidir se um evento será pago ou gratuito não é o primeiro passo. A primeira coisa a ser feita é entender claramente qual é o objetivo do evento.

Prospectar? Divulgar? Fidelizar?

Somente com os objetivos muito claros você vai conseguir entender se deve cobrar ou não o evento. Aliás, eu sempre bato nessa tecla, mas reafirmo: saber os reais objetivos do evento é primordial para todas as fases do planejamento e da organização.

  • Vantagens do evento gratuito

O evento gratuito é indicado quando a empresa tem o objetivo de fidelizar o público. Exemplo: a marca “O Boticário” tem um Clube de Fidelidade chamado “Viva Boticário”. Eles organizaram um circuito de palestras sobre beleza em São Paulo (SP). Gratuito e limitado, porém, só poderiam participar os membros do Viva Boticário.

Com esse caso, podemos destacar duas coisas importantes para que um evento gratuito tenha sucesso: o conhecimento do público e a exclusividade.

O tema abordado estava totalmente alinhado aos interesses do público, o que faz com que tenham vontade de ir. E a questão de ser exclusivo para membros do clube de fidelidade faz com que os clientes sintam-se importantes, acolhidos, especiais.

Um evento gratuito, se for bem desenvolvido de acordo com o perfil dos convidados, pode ter um grande poder de fidelização e engajamento do público com a marca.

  • Riscos do evento gratuito

O principal risco do evento gratuito é as pessoas não o valorizarem justamente por ser sem custo de adesão. Como é “para qualquer um”, os convidados podem não ver vantagem em participar.

Além disso, se o tema trabalhado e a linguagem da comunicação não estiverem totalmente de acordo com o perfil e os interesses do público, eles não vão prestar atenção. Ter conhecimento profundo dos convidados é fundamental para atrair a tenção deles – principalmente quando trata-se de eventos gratuitos.

  • Vantagens do evento pago

O evento pago tem a capacidade de qualificar o público. Elevando o valor da inscrição, você eleva o nível do público. Mas, é claro, só colocar um valor alto não é o suficiente – o preço do ingresso precisa estar à altura do conteúdo e das atividades propostas no evento.

Muitas vezes, nem que seja um valor simbólico, é importante cobrar entrada no evento para que haja um filtro no

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público participante – principalmente se está fazendo um evento com objetivos comerciais. Você não vai querer que o local do seu evento fiquei cheio de pessoas que só querem olhar, certo?

  • Riscos do evento pago

O maior risco nesse caso é não conseguir vender os ingressos. Se isso acontecer, é preciso avaliar todas as etapas da organização do evento para saber de onde veio o problema. O resultado aparece na não-venda, mas nem sempre a área comercial é o problema. Geralmente, foi alguma falha em um processo na organização do evento que ocasionou isso.

Será que a linguagem estava adequada? Será que o conteúdo tinha a ver com o público? Os canais de comunicação escolhidos foram os mais propícios?

É preciso avaliar o que aconteceu para que as pessoas não soubessem do evento ou soubessem e não tivessem interessem em participar.

Por isso, é importante que a empresa que esteja realizando o planejamento e a gestão do evento fiquei responsável por todos os processos, para que não haja falha na hora de distribuir as tarefas.

O organizador precisa dominar todo o processo, estar em cima, cobrando, vendo o que está acontecendo, para poder responder ao impacto que as ações estão tendo no mercado.

Resumindo: Definir se um evento será pago ou gratuito vai depender primeiramente do seu objetivo e, depois, dos interesses do público. Nessa relação é preciso que ambas as partes – convidados e empresa promotora do evento – saiam com a certeza de que o evento foi benéfico.

Exemplo: você não cobrou um evento de capacitação para seu cliente, mas sabe que isso irá impactar na gestão do negócio dele e, consequentemente, vai ajudar nas suas vendas. Ou então, o cliente pode pensar que pagou para participar de um evento seu, mas valeu a pena, porque aprendeu coisas novas e conheceu novas possibilidades de atuação para sua empresa.

Priscila VieiraLembre-se dessas dicas na hora de definir pela cobrança ou não do seu próximo evento e não esqueça da dica mais importante: tudo depende de um bom planejamento e de uma gestão eficiente.

Priscila Vieira

Decidir se o evento será pago ou não é apenas uma das diversas decisões que precisam ser pensadas para garantir que um evento seja um sucesso e cumpra seu objetivo. Para lhe ajudar a entender qual o melhor caminho para essa e todas as questões que envolvem um evento, entre em contato comigo: contato@priscilavieira.com.br

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Vídeo: Captação de patrocínio, planejamento e gestão de eventos corporativos

Muitas pessoas me perguntam sobre patrocínio de eventos. Por conta dessas dúvidas que recebo, já escrevi alguns artigos aqui no blog sobre esse tema. Se você perdeu algum deles, confira quais são:

7 dicas para conseguir patrocínio para o seu evento

Como fazer com que as empresas tenham interesse e se disponham a patrocinar seu evento

Como promover os patrocinadores do seu evento

Formas de beneficiar os patrocinadores – o que as empresas que apoiarem seu evento podem ganhar em troca?

Quais são os tipos de patrocínio e como formatar as cotas

Quais são os tipos de patrocínio e como desenvolver as cotas para oferecer às empresas.

Ainda sobre esse tema, hoje trago para você uma entrevista que concedi para o programa “Ponto de Contato”, transmitido pela Just TV. Nesse produtivo bate-papo com o apresentador Carlos Umberto Allegretti, falei sobre captação de patrocínio, dando muitas dicas nessa área, e ainda conversamos sobre planejamento e gestão de eventos corporativos.

Muito do que foi abordado na entrevista complementa vários temas já venho expondo aqui no blog.

Veja tudo que conversamos e o tempo no vídeo de cada assunto para que você possa acompanhar pontualmente:

  • Minha experiência na área de vendas – de 6:30 a 14:14
  • Como conseguir patrocinadores para o seu evento – de 14:15 a 20h41
  • Tendências em eventos para atrair mais patrocínios – de 20:45 a 23:17
  • Segmentação de eventos e a evolução do mercado – de 23:30 a 27:30
  • O que é preciso para que um evento seja bem sucedido – de 27:40 a 30:50

Confira a seguir o vídeo completo:

Priscila VieiraEspero que tenha gostado. Se ficou com alguma dúvida, deixe um comentário aqui no blog. Será um prazer ajudá-lo.

Sucesso!

Priscila Vieira

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