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Como promover os patrocinadores do seu evento

Em meu último artigo (que você lê clicando aqui) reuni algumas dicas para ajudá-lo a conquistar patrocinadores para o seu evento. Hoje, quero explicar melhor o item 7 daquele artigo, que fala sobre os benefícios que os patrocinadores têm ao apoiar seu evento. Ou seja: o que as empresas que apoiarem seu evento podem ganhar em troca.

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As premissas básicas podem parecer óbvias, mas ao orientar o cliente e não somente  vender a cota de patrocinio, se envolver no processo da entrega de beneficios  para que  o cliente não esqueça de nenhum detalhe você garante um excelente relacionamento com patrocinador e amplia as possibilidades de renovação.

Anote os itens elencados:

  • Inclua a logo da empresa patrocinadora nos materiais promocionais do evento: camisetas, convites, flyers, formulários de inscrição, crachás, cartazes, faixas etc.;
  • Ao criar anúncios para jornais, revistas e sites, inclua também a logo do patrocinador;
  • Não esqueça de colocar o patrocinador em sua divulgação on-line: em seu site, nos e-mails e nas redes sociais do evento;
  • A marca do patrocinador também pode estar nos brindes do evento (muitas vezes é o próprio patrocinador que fornece o brinde);
  • Distribua materiais institucionais do patrocinador junto ao material do evento;
  • Ao enviar fotos para imprensa, escolha aquelas em que os integrantes estejam usando a camiseta do evento com a logo do patrocinador, ou que o nome da empresa patrocinadora esteja aparecendo de alguma forma (faixas ou cartazes ao fundo);
  • Fale sobre os patrocinadores nos boletins informativos e nos press releases sobre o evento.

Distribuição dos patrocinadores do seu evento e tipos de patrocínios

Mas como decidir o que fazer para cada patrocinador? Bom, isso vai depender do tipo de patrocínio que ele está oferecendo e do nível de investimento. Explico:

Cotas de patrocínio: se seu evento tem mais de um patrocínio, o ideal é que você estabeleça cotas de participação para cada marca. Assim, a empresa que investiu mais não vai se sentir prejudicada porque uma outra empresa que investiu menos teve o mesmo nível de divulgação que ela. Faça uma tabela com três valores de patrocínio (exemplo: ouro, prata e bronze) e, para cada um deles, estabeleça contrapartidas que vão aumentando conforme o valor investido. Então, por exemplo, a empresa que investiu na cota prata terá sua logo nos releases e nos brindes. Já a que investiu na cota ouro terá sua marca em todos os materiais. E assim por diante.

Exclusividade: pode ser que uma empresa patrocine seu evento com a condição de que ela seja a única patrocinadora. Nesse caso, avalie se o valor que fará com que apenas um patrocínio valha a pena. E, se prometeu exclusividade, cumpra.

Tipos de patrocínio*: nem sempre o patrocínio vem em forma de dinheiro. Pode ser que uma empresa ofereça seus serviços gratuitamente em troca de divulgação de sua marca durante o evento. Exemplo: um veículo de comunicação disponibilizará espaço para publicidade e, em troca, quer distribuir exemplares de seu jornal durante o evento . Há ainda aquelas organizações que investem no evento, em troca de uma participação mais profunda. Por exemplo: se a empresa possui profissionais especializados no tema do evento, ela poderá disponibilizar um palestrante, sob condição de que o conteúdo apresentado agregue valor ao participante, claro.

Além disso, ainda sugiro certificar que o representante da empresa tenha o perfil adequado e boa performance e domínio com apresentações em público. Com certeza um excelente conteúdo associado à marca do patrocinador vai garantir a credibilidade do evento e do patrocinador.

Por último, quando falar sobre sua marca durante a apresentação sugiro que seja de forma subliminar ou inserida no contexto somente no final com convite do apresentador para que o participante conheça mais sua empresa e suas soluções (indicando site, cases de sucesso, ou ainda  convidando para uma visita ao estande).

Priscila VieiraE não esqueça de cultivar sempre o bom relacionamento com seus patrocinadores. Eles poderão se tornar grandes aliados e parceiro para muitos outros eventos.

Sucesso!

Priscila Vieira

Nenhuma marca irá patrocinar um evento mal planejado, mal organizado. Antes de correr atrás de patrocínio, foque no desenvolvimento e na gestão do seu evento. Se você está meio perdido e não sabe por onde começar, eu posso lhe ajudar: contato@priscilavieira.com.br

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Receba dicas, novidades e tendências por e-mail assinando minha newsletter gratuita. Para isso, basta preencher este formulário:

 

*Em breve escreverei um artigo abordando o assunto “tipos de patrocínio” mais detalhadamente.

Por que eventos são importantes para disseminar sua marca

Antes de iniciar o artigo de hoje gostaria de fazer um convite a você: assine minha newsletter (gratuita) e receba, uma vez por mês, as novidades do blog direto no seu e-mail. É a melhor maneira de se manter atualizado com o que publico por aqui.

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Agora sim, vamos falar sobre por que eventos são importantes para disseminar sua marca…

O segredo

Quando se fala em disseminação da marca, logo as pessoas pensam em ações de publicidade – como anúncios em revistas, jornais e internet. Porém, o que muitos não sabem é que os eventos corporativos também são excelentes ferramentas para fortalecer sua marca no mercado e posicionar sua empresa como referência. O segredo é: relacionamento.

Agora, talvez você esteja se perguntando:

“Como os eventos são bons para os relacionamentos e como isso vai ajudar minha marca a crescer?”

Primeiramente, entenda que para ter uma marca forte é preciso que a organização, acima de tudo, valorize o relacionamento com seus clientes, parceiros, fornecedores e colaboradores. Afinal, são eles que irão consolidar sua marca, legitimar sua credibilidade e fazer de sua empresa um sucesso.

E é por isso que os eventos são tão benéficos para aumentar o alcance de sua marca: eles aproximam sua empresa de seu público por meio de experiências marcantes, fortalecendo o relacionamento – fator imprescindível para conquistar seu público.

Além disso, mesmo com todo avanço da tecnologia e dos canais de comunicação, nada substitui o encontro presencial, o “olho no olho”. Assim, o evento humaniza a relação entre a empresa e o público interno e externo.

O que sua marca tem a ganhar com eventos

Os eventos corporativos podem trazer diversos benefícios para as empresas. Por meio deles, é possível:

  • Lançar novos produtos;
  • Apresentar-se ao mercado;
  • Educar o público quanto aos benefícios e utilização do seu produto ou serviço;
  • Alinhar metas, objetivos, filosofias, visões;
  • Aproximar-se dos diferentes públicos e conhecê-los melhor;
  • Tornar-se referência no segmento de atuação;
  • Levar mais conhecimento ao público interno ou externo;
  • E muito mais – que você vai descobrir organizando um evento.

Em todos esses itens, sua marca sairá ganhando. São experiências diretas com o público que fortalecerão o relacionamento, aumentarão o engajamento com a empresa e, por consequência, resultarão em mais vendas.

Porém, da mesma forma que um evento bem feito pode garantir pontos a mais para a sua marca, um evento mal organizado trará experiências ruins aos participantes, manchando a imagem de sua empresa.

Para que os eventos possam ser efetivamente positivos para sua marca, é preciso que a preparação e a gestão deles sejam impecáveis. E isso vai desde o conhecimento técnico até ao alinhamento com o planejamento estratégico e os objetivos da organização.

Por isso, muito cuidado com a organização do seu evento. Não perca essa oportunidade de fazer as pessoas se encantarem por sua marca. O bom planejamento vai garantir que sua empresa fique marcada de vez na cabeça e no coração de seu público.

Priscila VieiraSucesso!

Priscila Vieira

Convencido a organizar um evento para disseminar sua marca, mas precisando de apoio profissional para garantir que ele seja um sucesso? Entre em contato comigo pelo e-mail contato@priscilavieira.com.br e saiba como posso ajudá-lo.

 

5 motivos para terceirizar a gestão de seu evento

Imagine o seguinte: um jovem atleta tem a pretensão de ser campeão de natação. Para alcançar seu objetivo ele contrata um técnico; um técnico de futebol. Não faz sentido, não é mesmo?

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Mas então por que você faria a mesma coisa na hora de organizar seu evento corporativo? A imagem de sua empresa não pode correr o risco de ser manchada por conta da falta de preparo no planejamento e na gestão de seu evento.

Se você quer se destacar em uma área específica precisa procurar profissionais qualificados naquele segmento para lhe ajudar.

Por isso é tão importante terceirizar a gestão de seu evento. Neste artigo você vai entender qual é a importância dessa terceirização e quais os riscos que a falta dela pode trazer.

Riscos da não-terceirização de um evento

Primeiramente, gostaria de deixar claro que não quero pregar aqui que os colaboradores da empresa não contribuem em nada com a organização do evento. Muito pelo contrário! Até já falei sobre a importância de se preparar uma estrutura interna para a gestão dos eventos (veja aqui). O organizador precisa contar com o apoio dos profissionais internos para acessar e disseminar informações essenciais para o sucesso do evento, pois isso traz harmonia às ações – e consequentemente aumenta as chances de sucesso.

O grande erro que muitas empresas cometem é deixar tudo na mão de suas equipes internas. Veja o que acontece nesses casos:

O maior risco é o descaso no planejamento. Isso acontece porque, diante de tantas outras prioridades do dia a dia referentes ao seu trabalho na própria empresa, os profissionais acabam deixando a gestão do evento em último plano.

Além disso, a falta de conhecimento técnico para executar as tarefas referentes ao planejamento de eventos faz com que a qualidade caia e sejam necessários muitos retrabalhos.

Ao final, toda a equipe acaba sendo desgastada porque não foram atingidos os objetivos do evento e ainda houve prejuízo financeiro.

Vantagens de terceirizar um evento

Veja o que sua empresa pode ganhar ao optar pela terceirização da organização de seu evento:

1) Profissionalização da atividade: empresas especializadas em eventos devem estar comprometidas com resultados. Por isso, você contará com profissionais qualificados tecnicamente para entender seus objetivos e que, além disso, saberão identificar qual o melhor tipo de evento e quais são as melhores estratégias para sua organização.

2) Objetivo em foco: os profissionais que você contratar estarão totalmente focados em atender o seu evento. Diferente de seus profissionais internos, a empresa não tem outras prioridades no seu dia a dia – o centro de suas atividades está em promover o sucesso de seu evento.

3) Qualidade na organização: além de conhecer os melhores fornecedores para garantir uma estrutura de qualidade, uma empresa especializada sabe escolher a melhor opção de acordo com os objetivos estratégicos de sua empresa.

4) Redução de custos: ao fazer com que um de seus colaboradores (independente da área em que atue) fique responsável pela organização do seu evento corporativo – mesmo sem conhecimento técnico sobre eventos -, a empresa estará comprometendo as atividades para as quais esse profissional foi contratado. Além de estar fadada a ter prejuízos por conta da má gestão de seus evento.

5) Agilidade na resolução de imprevistos: eu costumo dizer que, em eventos, se algo der errado não temos a chance de pedir desculpas e consertar no dia seguinte. Caso seja preciso contornar alguma situação, temos conhecimento técnico e profissional para encontrar soluções ágeis e certeiras.

Ou seja, ao contratar uma empresa terceirizada você terá mão de obra especializada para garantir o sucesso do seu evento e preservar a boa imagem de sua empresa. Além, é claro, de aumentar as chances de retorno financeiro.

Priscila VieiraPara as empresas organizadoras de eventos está em jogo não apenas a imagem do cliente, mas também a própria, por isso o comprometimento é muito maior.

Pense em tudo isso na hora de decidir sobre a gestão do seu próximo evento – e conte comigo no que for preciso para garantir que seu evento seja um sucesso.

Priscila Vieira

Todas essas vantagens da terceirização só poderão ser percebidas se sua organização contratar uma empresa qualificada para cuidar de seu evento. Tenho vasta experiência e conhecimento tanto em Planejamento como em Gestão de eventos. Entre em contato comigo pelo e-mail contato@priscilavieira.com.br e saiba mais sobre o trabalho que ofereço e de que forma posso ajudá-lo no alcance de seus objetivos estratégicos.

Para saber mais sobre Planejamento e Gestão de Eventos assine minha newsletter gratuita. Para isso, basta preencher o formulário abaixo:

 

Como organizar eventos no começo do ano para motivar e engajar a equipe

Um novo ano chegou e uma nova jornada começa para as empresas e profissionais que desejam conquistar bons resultados em 2014. Porém, para que isso seja possível é importante que haja um alinhamento entre time & organização no que diz respeito a mudanças e novos desafios, e que todos estejam empolgados para mais um ano de trabalho.

Nesse sentido, eventos corporativos são sempre uma ótima opção! Eles são essenciais para motivar e engajar a equipe para os próximo 12 meses e ainda ajudam a desenvolver os profissionais. Quer saber como? Leia este artigo até o fim.

Motivação compartilhada

Todo começo de ano é a mesma coisa: as pessoas refletem sobre suas vidas e começam a pensar nos rumos que gostariam de seguir nos meses que vêm por aí.

E as empresas podem aproveitar esse sentimento de renovação para entrar em sintonia com seus colaboradores.

Nesse sentido, eventos motivacionais são excelentes, pois proporcionam bons momentos entre colaboradores e ainda ajudam a garantir que o ano inicie com a energia de todos “lá em cima”. Porém, mais do que falar com seus funcionários, também é muito importante aproveitar essa oportunidade para ouvi-los.

Exemplo: escolha atividades que promovam a interação entre os participantes. Faça com que as pessoas compartilhem suas aspirações e vontades para este novo ano. Ao avaliar as respostas dos participantes, será possível perceber de que maneira cada profissional pode ser ajudado a alcançar sua meta pessoal por meio do seu trabalho na organização. Dessa forma, empresa e colaborador atuam em conjunto para atingir os objetivos de ambos – um colaborando com o desenvolvimento do outro.

Aprender para crescer

Outro tipo de evento que pode ajudar a empresa em sua missão de motivar os colaboradores para o ano que se inicia são os eventos educacionais, como palestras, treinamentos, workshops ou cursos (falei sobre eles neste artigo e neste também).

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Depois de passar às equipes quais são os objetivos e metas para o ano, é possível que muitos profissionais perguntem-se: “Como vou conseguir isso?”.

Para ajudar nessa jornada é essencial que a empresa ofereça ferramentas e conhecimentos para contribuir com o crescimento profissional dos colaboradores e, ao mesmo tempo, ajudá-los a fazer a organização crescer. Não há melhor maneira de começar o ano do que aprendendo coisas novas, já com a perspectiva de colocá-las em prática e contribuir para o desenvolvimento da empresa.

Dica importante

O objetivo é motivar e engajar. Por isso, ao apresentar atividades e novos conhecimentos aos profissionais, não esqueça de sempre fazer a relação direta desses conteúdos com os objetivos da empresa. Dessa forma, as metas ficam cada vez mais claras para os colaboradores, que vão entendendo os caminhos para alcançá-las.

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Priscila VieiraE aí, vai apostar nisso?

Sucesso!

Priscila Vieira

Pois é, os eventos são a melhor saída para sua equipe começar o ano com tudo! Precisa de ajuda para organizar um evento para ajudar sua empresa a alcançar os objetivos do ano? Entre em contato comigo. Juntos vamos encontrar a melhor solução! contato@priscilavieira.com.br 

A importância da pesquisa pós-evento – e como fazê-la

Como falei neste artigo, o trabalho de gestão de eventos não acaba no momento em que o evento que você está organizando termina. Muito pelo contrário. Para poder dizer que o evento foi um sucesso é preciso continuar trabalhando depois que as luzes se apagam, que as cortinas se fecham e que os convidados vão embora.

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Uma das etapas fundamentais desta etapa é a análise dos resultados apontados na pesquisa que você deve ter feito nos últimos minutos do evento. Mas antes de falar disso, quero explicar para que serve essa pesquisa e como você pode desenvolvê-la…

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Por que fazer pesquisa pós-evento?

Pesquisas pós-evento servem para:

  • Mapear os resultados da realização do evento;
  • Saber se os objetivos foram alcançados;
  • Entender qual foi a percepção do público em relação ao evento;
  • Coletar sugestões de melhorias, comentários, opiniões dos participantes para melhorar constantemente todo o processo;
  • Analisar a estratégia adotada para a realização do evento;
  • Avaliar fornecedores e parceiros.

Na pesquisa, é preciso sempre levar em consideração o propósito do evento, direcionando a coleta de dados de forma alinhada ao objetivo que se buscava alcançar. Com a pesquisa pós-evento, você pode ainda:

  • Medir a efetividade da comunicação do evento e dos canais de divulgação;
  • Segmentar a lista de convidados;
  • Analisar a receptividade do conteúdo apresentado;
  • Avaliar a performance dos palestrantes e de outras atrações;
  • Conferir a satisfação do público em relação a estrutura física do evento – clima, acessibilidade, refeição, conforto etc.;
  • Fazer uma avaliação comercial para saber se oportunidades comerciais mensuráveis foram geradas no evento.

Como elaborar a pesquisa pós-evento

Convenceu-se a apostar em uma pesquisa pós-evento, não é mesmo?

Como você deve ter percebido, porém, são muitos dados a se coletar. No momento de

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preparar a pesquisa, coloque-se no lugar do participante para não fazer um questionário muito desgastante. Em relação ao número de questões, por exemplo, sugiro que 80% sejam fechadas e apenas 20% abertas para comentários gerais.

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Escolha as perguntas que vai fazer de acordo com os objetivos que tem com ela. Se o mais importante é avaliar os palestrantes, foque-se mais no conteúdo. Se o que importa mesmo é saber se dá para usar a mesma estrutura no ano que vem, faça perguntas para descobrir o que as pessoas acharam do local do evento. Se você quer ouvir comentários mais gerais, aposte mais nas perguntas abertas. E assim por diante.

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Para incentivar os participantes a responderem a pesquisa você pode utilizar uma ação promocional – o público responde a pesquisa, mas vai ganhar algo em troca. Peça para o mestre de cerimônia ou âncora do evento falar sobre a importância da pesquisa para eventos futuros, ressaltando o que ganharão em troca como agradecimento – um sorteio ou um brinde na saída, por exemplo.

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Etapa final da pesquisa – análise dos dados

Com a pesquisa elaborada e distribuída chega a hora de analisar as informações e, a partir delas, traçar novas metas de acordo com os objetivos da empresa que promoveu o evento. Descubra erros e acertos, pontos fortes e pontos fracos apenas verificando atentamente o que os participantes registraram na pesquisa. Isso vai ajudar, e muito, na avaliação final do seu resultado e, também, na criação de um próximo evento.

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Além disso, com essa pesquisa pode ser realizada uma avaliação não só dos resultados, como também da própria organização, ponderando pontos positivos e negativos internos (equipe de colaboradores, fornecedores e parceiros) e externos (clientes, participantes).

Aconselho sempre a realização de pesquisa pós-evento para que possamos verificar o que deu certo, o que é possível melhorar ou aproveitar melhor da próxima vez, analisar se os resultados foram alcançados e, se sim ou não, por quê.

Seu evento é para seu público. Ouvir o que ele tem a dizer é a melhor forma de traçar o caminho correto para o que você buscar alcançar.

Pense nisso com carinho e no próximo evento que organizar não deixe que a pesquisa seja apenas um detalhe. Faça dela uma importante ferramenta de avaliação do seu trabalho e beneficie-se da participação de seus convidados.

Priscila VieiraSucesso!

Priscila Vieira

Com este artigo encerro 2013 aqui no blog. Foi um prazer debater assuntos de gestão de evento com você nestes últimos três meses. Em 2014 estarei de volta com mais informação e conhecimento para compartilhar.

Feliz Natal e um excelente ano novo!

Como implantar uma estrutura interna de gestão e planejamento de eventos em sua empresa

Eventos corporativos aproximam os públicos envolvidos, expandem o conhecimento sobre produtos ou serviços, motivam os colaboradores e é uma ótima ferramenta de marketing, como expliquei no artigo “5 benefícios dos eventos corporativos”.

E todas essas vantagens podem ser ainda mais potencializadas se a empresa que promove os eventos tiver uma estrutura interna de gestão e planejamento deles. Hoje, vou explicar de que forma isso contribui para o sucesso do evento e como implantar essa estrutura em sua empresa. Vamos lá?

1) Prepare a equipe

Mesmo que você contrate uma empresa terceirizada para realizar a gestão do evento é preciso que haja uma equipe ou um coordenador interno dentro da sua empresa que seja responsável pelo andamento das ações, pois essa(s) pessoa(s) conhece(m) as particularidades da sua empresa como ninguém.

Para isso, forme um time diverso – ou em conjunto com o coordenador, um comitê –  com profissionais de diferentes áreas, para que eles possam identificar oportunidades para a realização de um evento. Por exemplo: na área de vendas, alguém pode constatar a necessidade de um treinamento; no atendimento, outro profissional pode concluir que um evento para clientes melhoraria o relacionamento da empresa com seu público externo; e o responsável de RH pode entender que seja necessário um evento para integração entre os colaboradores.

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Essa equipe é essencial para que haja uma visão diversificada da empresa como um todo, gerando oportunidades de desenvolvimento por meio da realização de eventos.

2) Faça um calendário de eventos

Esse calendário de eventos é importante principalmente por conta do direcionamento das verbas. É comum que a empresa faça um planejamento do orçamento semestral ou anual. Nesses momentos, precisam também ser definidos os eventos que serão realizados nesse período, e reservar o capital disponível para essas ações.

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A seleção de eventos pode ser feita a partir da indicação dos colaboradores (como sugere o tópico anterior), do planejamento estratégico (foco em vendas, por exemplo) ou ainda por conta de feriados ou datas comemorativas (vendas para o Natal, Dia das Mães, etc.). O importante é que ele exista!

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3) Promova ações integradas

Como vimos no tópico acima, a definição dos eventos a serem realizados deve estar alinhadas às necessidades levantadas pelos profissionais da empresa, bem como seguir o objetivo do planejamento estratégico.

Se você está se perguntando o que o planejamento estratégico tem a ver com os eventos corporativos, a resposta é: tudo! Dentro da estratégia da empresa estão contemplados o posicionamento dela no mercado, o que quer oferecer, aonde quer chegar e como pretende realizar isso.

Dessa forma, o evento corporativo não deve ser visto como uma ação isolada. Ele faz parte de todo um planejamento para alcançar os objetivos da empresa. Sendo assim, na hora de planejar os passos a serem seguidos pela empresa é preciso incluir a realização de eventos dentro das táticas programas.

4) Preste atenção ao pós evento

Por fazer parte das ações estratégicas da empresa, é preciso acompanhar os resultados do evento. Por isso, ter uma estrutura interna para a sua gestão é muito importante. A equipe responsável ou coordenador  irá analisar os dados dos clientes obtidos por meio do evento,  além de verificar a adesão do público. Tudo com intuito de entender de que forma a ação contribuiu para que a empresa desse um passo a mais rumo ao seu objetivo estratégico.

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Priscila VieiraSeguindo essas dicas e valorizando os eventos corporativos como de fato eles devem ser valorizados tudo o que sua empresa organizar trará frutos positivos.

Aposte nisso!

Priscila Vieira