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O que um jogo de vendas me ensinou sobre organização de eventos

Nada melhor que compartilhar aprendizados de algo que vivenciamos, não é mesmo? Foi isso que fiz nos dois últimos posts sobre minha experiência à frente do Fórum VendaMais (veja aqui e aqui). Hoje, encerro a série de artigos sobre o que aprendi com esse evento, falando sobre a histórica e inédita aplicação do Vendópolis – o jogo que simula o gerenciamento de uma carteira de clientes – para 200 participantes.

Se você não sabe o que é o Vendópolis, recomendo que leia meu texto sobre Gamification. Nele, explico como funciona o esse jogo e qual seu objetivo (clique aqui e confira). Em resumo, é o seguinte: o Vendópolis é um jogo de tabuleiro que foi criado para exercitar as capacidades de negociação, prospecção, vendas, gestão e desenvolvimento profissional dos jogadores.

Geralmente, esse jogo é aplicado para uma média de 50 participantes. O grande desafio do Fórum VendaMais foi realizar o Vendópolis com 200 pessoas. Um público e tanto! Essa foi a primeira vez que o jogo foi feito com esse número de jogadores.

Desse desafio eu tirei dois grandes aprendizados importantes, que compartilho com você a seguir:

1. Um evento dentro do evento

Quando ações muito grandes acontecem dentro de um evento, você precisa enxergá-las como um evento dentro de outro evento. Isso significa que você não pode esquecer o evento como um todo, já que todas as ações precisam ser planejadas para estarem alinhadas. Porém, para ajudar na organização, você pode cuidar dessas ações de forma individualizada, da mesma forma como organiza um evento. Ou seja:

  • Com definição de objetivos
  • Levantamento de necessidades
  • Planejamento e cronograma de ações

Esse cuidado na preparação de cada atividade vai fazer o público perceber o profissionalismo em cada detalhe do evento.

O Vendópolis foi um dos pontos altos do Fórum VendaMais. Uma tarde toda foi dedicada à aplicação e debates relacionados à atividade. Graças a um planejamento detalhado e minucioso do que seria preciso para colocá-lo em prática com eficiência e qualidade, ele foi um sucesso!

Com muita antecedência verificamos quais materiais seriam necessários, como iríamos conseguir e dispor esses materiais, como o jogo seria adaptado para o maior número de pessoas e de que forma aplicaríamos ele.

2. Equipe unida e treinada é equipe preparada

A equipe que irá trabalhar com você no evento é uma peça fundamental para seus objetivos sejam alcançados. Por isso, não basta apenas se preocupar com a qualidade dos materiais, você precisa também dar atenção à qualidade dos profissionais que ajudarão na organização do evento.

O treinamento da equipe é importante para:

  •     Capacitar e preparar os profissionais;
  •     Integrar a equipe e deixá-la alinhada quanto ao papel de cada um;
  •     Criar um espírito de união, onde um pode ajudar o outro.

E foi graças a essa preparação antecipada que a equipe que participou da aplicação do Vendópolis no Fórum VendaMais realizou um trabalho excelente. Houve mudanças de última hora, tanto nas questões técnicas, quanto na aplicação do jogo em si, mas isso foi superado porque a equipe estava alinhada e bem treinada.

Todos haviam compreendido muito bem os objetivos e a lógica do jogo. Por isso, as mudanças foram absorvidas com facilidade, não prejudicando em nada a aplicação do Vendópolis.

Conclusão:

No Vendópolis, as equipes que se destacam no jogo são aquelas que pensam em cada passo que irão dar adiante, não esquecem de realizar treinamentos e capacitações para poderem estar preparados para o futuro e que atuam em equipe, compartilhando ideias e opiniões.

Ou seja, a própria lógica do jogo resume os aprendizados que reforcei aqui: ninguém faz nada sozinho, e não é possível seguir em frente sem preparação. O Vendópolis não é um jogo de sorte, e sim de estratégia. Seu evento também é assim: nada acontece ao acaso, tudo precisa de planejamento e preparação.

Então, em seu próximo evento, não se esqueça de planejar detalhadamente cada ação – levando em conta suas necessidades e etapas – e também prepare sua equipe para dividir desafios e dificuldades com ela.

Sucesso!

Priscila Vieira

Priscila Vieira

Se você gostou da ideia do Vendópolis, saiba que o gamification é uma tendência cada vez mais forte em eventos. Porém, é preciso contar com profissionais qualificados na hora de desenvolver e aplicar os jogos. Entre em contato comigo e saiba mais sobre minha experiência na gestão de eventos que utilizam a estratégia de jogos em sua programação e entenda como isso pode ajudar a sua empresa: (11) 98344-2910 | contato@priscilavieira.com.br

 

Lições do Fórum VendaMais: não economize no planejamento e conheça seu público a fundo

Se eu já tinha certeza de que o planejamento detalhado e o conhecimento profundo sobre o público participante são fatores fundamentais para o sucesso de evento, com o Fórum VendaMais essa convicção só se fortaleceu.

No artigo de hoje, compartilho alguns aprendizados e dicas dessa experiência à frente da organização desse evento promovido pela Revista VendaMais, em que participaram líderes de vendas de todos os segmentos.

Etapas iniciais – as mais importantes

O planejamento do Fórum começou praticamente um ano antes de ele acontecer. O que contribui para construirmos um plano detalhado.

  • O primeiro passo foi definir o objetivo do evento – como sempre deve ser
  • Paralelo ao objetivo, definimos qual seria o público-alvo, já que uma coisa está ligada à outra.
  • Depois disso, planejamos o checklist –  a lista de tudo que é preciso para o evento – e o cronograma das ações – com datas e prazos para acompanhamento e cobranças.

Entenda que por mais básicos que sejam, checklist e cronograma contribuem significativamente para o bom andamento de tudo, por isso é muito importante citá-los aqui. Se você não fizer e não acompanhar corretamente seu checklist e seu cronograma, pode acabar esquecendo algo. E se normalmente já acontecem imprevistos, sem o planejamento adequado das ações o evento pode virar um caos.

Aprendizados

A proposta do Fórum VendaMais era proporcionar um ambiente mais íntimo, mais próximo do público, para que os participantes ficassem à vontade para dividir suas dúvidas, seus problemas e dificuldades e, assim, a equipe da VendaMais pudesse traduzir isso e realmente contribuir para a evolução do negócio dos ali presentes.

O principal aprendizado desse evento é que a seleção do público adequado faz total diferença para que o objetivo seja alcançado. Nós cuidamos muito para que o público certo estivesse nos dois dias de evento. Dessa forma, conseguimos trazer executivos com problemas em comum e eles puderam trocar experiências e aprendizados entre si. Todos sentiram-se parte do mesmo grupo, e isso contribuiu para que ficassem realmente satisfeitos com as atividades e o conteúdo apresentado.

Dicas

Baseando-me em tudo que falei sobre o Fórum, tenho duas dicas importantes para dividir:

1) Não tenha pressa para planejar

Planejamento precisa de detalhamento. E todo evento precisa não só de um plano A, como um plano B, C, D… quantos planos forem necessários. O planejamento serve justamente para que o organizador esteja pronto para qualquer situação. Por isso, é preciso prever os diversos possíveis cenários.

2) Conheça profundamente seu público

Eu digo “profundamente”, porque mais do que conhecer o público você precisa conhecê-lo o suficiente para conseguir se colocar no lugar dele e saber o que ele espera do evento. O perfil do público deve ser levado em conta em cada item do planejamento, em cada decisão tomada. Desde o valor da inscrição – mais alta ou mais acessível – até a forma como o buffet será servido.

Quer um exemplo de como o planejamento e o profundo conhecimento do cliente podem fazer a diferença? Veja o que aconteceu no Fórum:

Em um determinado momento do evento, percebi que um dos serviços não estava de acordo com o que nós havíamos previsto. Imediatamente, mesmo contradizendo as instruções do fornecedor, tomei as providências necessárias para resolver o que, na minha opinião, era um problema. Isso porque apesar da sua experiência, o fornecedor não tem a aproximação e o conhecimento do público que minha posição me garante.

Esse conhecimento profundo, a habilidade de se colocar no lugar do cliente – desde o planejamento até a execução, faz com que você consiga tomar as decisões imediatas de mudanças necessárias com muito mais segurança e tranquilidade.

Conheça seu objetivo, conheça seu público. Esse é o segredo para um evento impecável.

Sucesso!

Priscila Vieira

Priscila VieiraEssa e minhas outras experiências em eventos corporativos me deram conhecimento e habilidade para entender qual é o objetivo do evento e tomar ações estratégicas para que ele seja alcançado. Entre em contato e saiba como os eventos podem contribuir para a evolução de sua empresa: (11)98344-2910 | contato@priscilavieira.com.br