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Como negociar com fornecedores para conseguir melhores condições nos preços e pagamentos dos serviços

Se tem

algo que minha experiência em eventos me ensinou, é que a boa relação com os fornecedores é um dos fatores essenciais para o sucesso do evento. Já falei aqui no blog sobre as melhores maneiras de contratar esses profissionais (se ainda não leu, clique aqui e confira as dicas).

Complementando esse tema, o post de hoje traz algumas informações importantes sobre como negociar com fornecedores as melhores condições nos preços e pagamentos dos serviços. Acredito que é importante saber como realizar essa abordagem sem que você prejudique a relação com seus fornecedores, de uma forma que todos possam sair ganhando. As minhas dicas são:

07-01Conheça o mercado

Para poder negociar com seu fornecedor, é fundamental ter conhecimento sobre o mercado, sobre a média de preços cobrados e sobre a qualidade dele e de seus concorrentes. Dessa forma, você conseguirá negociar condições que estejam dentro da realidade do segmento do fornecedor, sem prejudicá-lo.


Entenda os processos do serviço a ser prestado

preview1Entender sobre o serviço que está contratando também ajuda na negociação. Se você conhece como funciona os processos de seus fornecedores, fica mais fácil saber em que sentido é possível negociar com eles ou não. Além disso, quando você demonstra conhecimento, ganha credibilidade com o fornecedor, dando mais segurança na negociação.

Crie parcerias

previewNa hora de negociar com seus fornecedores, faça propostas de parcerias que sejam benéficas para ambos os lados. Por exemplo: em troca de condições melhores de pagamento, você pode oferecer a ele garantia de contratação em seu próximo evento. Essa é uma forma de fortalecer o relacionamento com empresas que você confia e ainda promover benefícios a todos os envolvidos. Além disso, honre sempre sua palavra e seus compromissos. Isso vai garantir credibilidade e maior abertura para as futuras negociações.

Toma lá, dá cá

05Outra forma de negociar com fornecedores é oferecer algo que seja do interesse deles. Por exemplo: pode ser que a empresa que você está contratando tenha interesse em participar do evento que será promovido. Em troca de melhores condições de preços, ofereça ao fornecedor algumas entradas gratuitas para que seus profissionais participem do evento. Ou ainda, talvez o seu fornecedor esteja de olho no público que participará do seu evento. Neste caso, algumas possibilidades de barganha na negociação são:

  • Oferecimento de espaço publicitários nos materiais de divulgação
  • Fornecimento da lista de contatos dos participantes
  • Se for uma feira ou exposição, um espaço para a empresa fornecedora possa participar.

DICAS IMPORTANTES:

  • Oficialize tudo no contrato: não importa o que for negociado, não importa a quanto tempo você conheça o fornecedor, todas as condições precisam estar registradas em um contrato de prestação de serviços. Isso assegura que tanto você quanto a empresa contratada irão cumprir com seus deveres para o evento. É uma segurança para as duas partes.
  • Avalie a qualidade: negociar é importante para chegar a um acordo que seja bom para todos. Mas não esqueça de levar em consideração a qualidade dos serviços prestados. Se uma empresa oferecer um valor muito abaixo do mercado, avalie bem se valerá a pena essa negociação, e se o evento não sairá prejudicado.

Espero que essas dicas lhe ajudem a conseguir ótimas negociações e também a fortalecer o seu relacionamento com os fornecedores.

Sucesso!

Priscila Vieira

Priscila-Vieira-2———————–

Negociar com os fornecedores exige conhecimento e experiência de mercado para conseguir o melhor custo-benefício, de forma que nem o orçamento nem a qualidade do evento sejam prejudicados. A equipe PV Planejamento & Gestão de Eventos busca sempre os melhores fornecedores e as melhores condições para os clientes. Entre em contato e saiba mais: (11) 98344-2910 | contato@priscilavieira.com.br

 

 

Cuidados importantes ao contratar fornecedores para o seu evento

“Eu sou parte de uma equipe. Então, quando venço, não sou eu apenas quem vence. De certa forma, termino o trabalho de um grupo enorme de pessoas!”

Essa frase foi dita por Ayrton Senna, um dos melhores pilotos da história da Fórmula 1. Ele sabia que não basta apenas ser excelente naquilo que se faz, é preciso contar com pessoas igualmente competentes ao seu lado para poder chegar em primeiro lugar.

E o mesmo vale para a escolha dos fornecedores do seu evento. Você pode ser um profissional excepcional, mas não poderá fazer tudo sozinho, precisará de profissionais que o ajudem a executar todas as tarefas necessária de forma eficiente e segura.

Para lhe ajudar nessa tarefa, reuni neste artigo algumas dicas importantes. Veja a seguir três itens fundamentais a serem levados em conta na hora de contratar um fornecedor para seu evento:

1. CREDIBILIDADE

Essa deve ser a palavra de ordem no processo de contratação de fornecedores. A empresa contratada precisa ter profissionalismo e competência comprovados. Para isso, você pode:

  • credibilidadeRealizar consultas com outros profissionais de sua rede de contatos
  •  Fazer pesquisas no Google, para saber o que estão falando sobre a empresa
  • Exigir portfólio que mostre os trabalhos já realizados
  • Pedir indicação de empresas referências (três, no mínimo), com as quais você possa entrar em contato para atestar a qualidade do fornecedor
  • Verificar com seu contador quais documentos devem ser solicitados para comprovar que a empresa é idônea e está em dia com suas obrigações

Esses cuidados são importantes porque não é apenas o trabalho do evento que está em jogo, mas a a imagem sua empresa. É preciso ter certeza de que está se associando a uma marca confiável e segura.

2. COMUNICAÇÃO

comunicacaoA forma como a empresa se comunica também é um fator importantíssimo para a escolha de um bom fornecedor. Se os profissionais daquela empresa são enrolados, demoram para responder e não conseguem se expressar direito na fase de orçamento e apresentação, imagine durante os processos do evento… No desenvolvimento das ações, você vai precisar de agilidade e eficicência. Se um dos fornecedores demorar para dar retorno isso pode virar uma bola de neve e acabar atrasando outros serviços. Por isso, observe os seguintes pontos na comunicação da empresa que pode vir a ser sua fornecedora:

  • O tempo de respostas de seu contato – por e-mail ou telefone. Observe se eles demoram muito para responder, se ficam passando de uma pessoa para outra. Isso já demonstra falta de organização.
  • A forma como se expressam – falam e escrevem. Se você tiver muita dificuldade para entender o que eles querem dizer, se são muito enrolados e até escrevem com ortografia errada, você já consegue identificar o alto nível de amadorismo da empresa.
  • Verifique também a comunicação institucional da própria empresa. Analise se ela se preocupa em cuidar da imagem de sua marca e a maneira como se apresenta ao mercado. Se a empresa não se importa com sua própria imagem, será que vai se preocupar com a dos clientes?

3. PREÇO

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Muitos profissionais acabam levando em conta apenas o fator preço. Ele não deve ser o único a ser considerado na escolha do fornecedor, mas, com certeza, é um item fundamental. É interessante pedir orçamento para diferentes empresas para ter uma noção de mercado. Quando digo que o preço é uma questão importante a ser analisada nesse processo, não quero dizer que o fornecedor precisa ser o mais barato ou o mais caro. O importante é avaliar a relação custo-benefício. Aí vão algumas dicas:

  • Se uma empresa está cobrando um preço muito abaixo do mercado, desconfie! Nunca é demais lembrar o ditado que diz que “o barato sai caro”. Investigue muito bem antes de contratar esse fornecedor para ter certeza de que o preço baixo não irá afetar a qualidade prometida.
  • Porém, nem sempre a mais cara é a melhor. O fato de cobrar um alto valor não é garantia de serviços de primeira qualidade. Avalie todos os serviços oferecidos e decida se realmente vale a pena investir naquela empresa levando em conta seu orçamento e também seu objetivo.

Tomando todos esses cuidados, sua equipe será formada por profissionais competentes e comprometidos com os melhores resultados. É primeiro lugar na certa!

Sucesso!

Priscila Vieira

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Priscila-Vieira-1Ter experiência de mercado é fundamental para poder escolher os melhores profissionais para ajudar no desenvolvimento de um evento corporativo. A equipe PV Planejamento & Gestão de Eventos tem amplo conhecimento e relacionamento com os melhores fornecedores para diversos tipos de eventos – com diferentes objetivos e orçamentos. Entre em contato e saiba como podemos ajudar a sua empresa a realizar um evento de sucesso, contando com toda a estrutura necessária para isso: (11) 98344-2910 | contato@priscilavieira.com.br

 

6 dicas para realizar eventos online

“Encontrar” com outras pessoas ganhou um novo sentido depois da internet. Isso porque estamos todos juntos na mesma rede. Não é preciso mais compartilhar um lugar fisicamente para dividi-lo com outros. Por isso, os eventos online têm se consolidado como uma alternativa prática para aqueles que não querem ou não podem se deslocar para uma reunião, conferência ou palestra.

VANTAGENS DOS EVENTOS ONLINE

Entre as vantagens de se realizar um evento online, destaco:

Economia de tempo

Sem ter que enfrentar trânsito, nem viajar, o participante ganha um precioso tempo. Além de ser um alívio para a agenda, poder participar de um evento – seja como convidado ou palestrante – sem ter que sair de casa ou do escritório, é muito mais prático e cômodo.

Economia de dinheiro

Não ter que se deslocar para participar de um evento não é bom apenas para a agenda, mas também para o bolso dos participantes. E o mesmo vale para os organizadores, que, com isso, não precisam se preocupar com orçamento para deslocamento de palestrantes, por exemplo.

DICAS PARA REALIZAÇÃO DE EVENTOS ONLINE

Os cuidados básicos no planejamento de eventos online são os mesmo que se deve ter em qualquer tipo de evento. Definição clara dos objetivos, cronograma e checklist de cada etapa são algumas das tarefas do organizador. Porém, é preciso se preocupar também com alguns aspectos específicos ao organizar um evento na web. São eles:

1. Escolha com cuidado o “local” do evento

Só porque o evento não irá acontecer em um lugar físico, não quer dizer que você não precisa se preocupar com o local onde ele será realizado. O “local”, nesse caso, é a plataforma web que você irá utilizar para transmitir o evento. Escolha uma estrutura confiável e segura para que todos os participantes consigam acessá-lo de forma rápida e fácil, sem risco de quedas na transmissão.

Estas são algumas opções de ferramenta para transmitir eventos online:

  • Google Hangout
  • Ustream.tv
  • Cover it Live
  • Livestream
  • Webinar.com.br

Visite os sites dessas ferramentas, conheça suas propriedades e encontre a melhor para os seus objetivos.

2. Comece em grande estilo

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Para chamar atenção dos participantes, é preciso começar mostrando um pouco do que eles irão ganhar participando do evento. Uma boa maneira de conseguir isso é disponibilizando um vídeo com todas as informações sobre o evento. E, claro, o vídeo precisa ser bem produzido e ter alta qualidade, para que o público veja que há uma estrutura excelente na organização. O vídeo é efetivo porque, além de se aproximar mais da comunicação ao vivo (o que faz com que chame mais a atenção de todos), a possibilidade de que o público compartilhe ele é maior se comparado a apenas um texto, por exemplo.

3. Mantenha canais de comunicação acessíveis

live2Muitas vezes, o fato de o evento ser online, pode passar a impressão de que a empresa que o está promovendo está “longe” do público. Para evitar essa sensação é importante disponibilizar diversos canais de comunicação – online e offline. Esteja sempre pronto para responder as dúvidas dos participantes. Assim, a confiança no seu evento e na sua empresa será maior.

4. Promova conteúdo especializado

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Para mostrar que a empresa tem competência para transmitir informações via web, uma dica é produzir conteúdo online para divulgação dos temas que serão abordados no evento. Podem ser textos ou mesmo pequenos vídeos com insights sobre o que os participantes aprenderão. Você pode fazer isso via e-mail, site, blog e redes sociais, por exemplo.

5. Use as redes sociais a seu favor

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Falando em redes sociais, tenha em mente que elas podem ser grandes aliadas na divulgação do seu evento online. Crie uma página e também um evento no Facebook. A possibilidade de compartilhamento e alcance dessas redes facilitam a disseminação do seu evento. Estar presente nesses ambientes é fundamental, já que é lá que está o seu público-alvo. Não espere que alguém não adepto à web participe de um evento online. É preciso focar nas pessoas com perfil digital.

6. Facilite os processos

quizEm eventos online, a maioria dos processos, principalmente o de inscrição, funciona no estilo “faça você mesmo”. Por isso, é imprescindível que tudo esteja exposto de forma clara e objetiva, e que todos consigam se inscrever e participar do evento de maneira fácil, sem complicações. Se o site travar ou a pessoa interessada não conseguir concluir a inscrição por conta de processos longos e demorados, há grandes chances de que ela desista e pense “se é confuso e complexo antes, imagine durante o evento”.

E aí, preparado para organizar um evento online?

Espero que, com essas dicas, seu evento possa ser um sucesso na rede e que sua marca consiga alcançar seu público, onde ele estiver.

Priscila Vieira

Priscila-Vieira-1Um evento online também precisa ser planejado e organizado levando em conta os objetivos da empresa. Os cuidados com a estrutura utilizada e os profissionais envolvidos devem ser os mesmos de um evento físico. Entre em contato para saber como a equipe PV Planejamento & Gestão de Eventos pode lhe ajudar a alcançar seus resultados por meio de um evento corporativo, seja ele online ou offline: (11) 98344-2910 | contato@priscilavieira.com.br

Como precificar seu evento corporativo

Recentemente escrevi aqui no blog um artigo reunindo algumas dicas para orientar sua decisão entre fazer um evento gratuito ou pago (clique aqui para ler).

Muito bem, decidido que o evento será pago, agora você tem que saber quanto vai cobrar dos participantes. Hoje, vou apresentar dicas sobre o que levar em consideração para estipular um preço justo ao ingresso do seu evento.

Vamos lá?

Custos envolvidos

Em primeiro lugar – e isso faz parte do planejamento – é preciso enumerar todos os custos envolvidos na produção e no desenvolvimento do evento. Todos os valores que serão gastos na organização e na execução das atividades do evento precisam ser colocadas “na ponta do lápis”. Quanto você vai gastar para fazer o evento vai influenciar diretamente no valor do ingresso.

Margem de lucro  

Essa questão vai depender muito do objetivo do evento. Muitas vezes, a empresa realiza um evento visando, por exemplo, a fidelização de clientes ou a conquista de prospects. Nesse caso, o evento não tem objetivo de gerar lucro e isso não deve ser levado em conta na hora de precificar o seu evento. Porém, se o evento precisa gerar caixa para, além de pagar os fornecedores do evento atual, investir na empresa ou em eventos futuros, é preciso definir a margem de lucro que a organização espera obter e incluir isso na conta do ingresso.

Valor agregado

Os melhores fornecedores, conteúdo exclusivo e infraestrutura de primeira qualidade. Essas são questões que agregam valor ao evento e justificam o pagamento de um valor acima da média. Se você está oferecendo um evento 5 estrelas, não há por que cobrar o preço de um de 3 estrelas. Valorize a qualidade do seu evento.

Valor de mercado

Mas cuidado na hora de elevar o preço por conta do valor agregado. É importante realizar uma pesquisa no seu mercado e verificar qual é a média dos preços no seu segmento. Se você ficar muito abaixo, pode desvalorizar o evento, e se ficar muito acima, não vai conseguir atrair o público.

COMO COBRAR

como cobrar pelo seu evento corporativoNão basta apenas definir um valor, é preciso pensar também na forma de pagamento que será disponibilizada aos participantes.

Se oferecer, por exemplo, opção de parcelamento, leve em conta esse recebimento posterior do dinheiro arrecadado. Se, de acordo com sua análise, não for possível esperar, não ofereça essa opção.

Além disso, é interessante desenvolver “lotes de vendas” para incentivar a compra antecipada. Defina preços com prazos para acabar. Por exemplo: Lote 1, com valor X, disponível até o dia 25 de maio, Lote 2, com valor 2X, até o dia 30 de maio, e assim por diante. Conforme for se aproximando a data do evento, os lotes ficam mais caros.

Opções para baratear o valor do ingresso do seu evento corporativo

Se você fez as contas e percebeu que o seu ingresso está muito acima da média do mercado de eventos em seu segmento, existem algumas opções para baratear o preço.

  • Fornecedores: negocie o preço com os fornecedores ou, se possível, vá em busca de empresas mais baratas. Mas tome muito cuidado para não prejudicar a qualidade do evento por conta isso.

  • Patrocínio: a forma mais eficaz de baratear o custo do seu evento é buscar patrocinadores para ajudar nas despesas. Quer saber como conseguir isso? CLIQUE AQUI e confira tudo que já foi dito no blog sobre patrocínio em eventos corporativos.

Ficou com alguma dúvida? Comente! Vou adorar trocar ideias com você!

Priscila Vieira

Sucesso!

Priscila Vieira

Para não errar a mão na hora de precificar seu evento você precisa contar com profissionais qualificados, com experiência e conhecimento necessários para estipular um valor acessível e justo. Para essa e outras questões sobre planejamento e gestão de eventos, estou à disposição: contato@priscilavieira.com.br.  

E se quiser ficar por dentro de tudo que escrevo aqui no blog, assine minha newsletter e receba novidades mensalmente:

 

Como escolher um palestrante para seu evento

Antes de começar a ler o artigo desta semana, que tal assinar a newsletter gratuita que o mantém informado sobre todas as novidades do blog?

Para isso, basta deixar seu e-mail aqui:

 

Para que tudo saia perfeito em seu evento é preciso cuidar com atenção e carinho dos mínimos detalhes. E se esse cuidado se faz necessário aspectos como escolha dos guardanapos e das cortinas, imagine, então, como deve ser na hora de escolher o palestrante do seu evento. Afinal, ele será o “porta-voz” da mensagem que

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o evento deseja transmitir e, como tal, precisa ser escolhido com cuidado.

Sabendo disso, resolvi escrever este artigo reunindo alguns pontos que você deve levar em consideração na hora de fazer esta seleção tão importante. Com isso em mente suas chances de errar na escolha caem drasticamente.

TEMA DO EVENTO

O primeiro passo para começar a buscar um palestrante para seu evento é definir o tema que será abordado no evento e procurar profissionais que entendam desse tema, pois não é o palestrante que deve orientar o tema, e sim o contrário.

Depois que você escolheu o tema, aí sim precisa avaliar a performance em público do palestrante, o seu domínio do conteúdo, como interage com os participantes, qual é o seu perfil – tudo isso vai orientar sua escolha, pois é o que vai definir se a mensagem será transmitida com sucesso e se seu evento estará alinhado aos objetivos estratégicos da organização.

PROGRAMAÇÃO

Devemos levar em conta a programação do evento na hora de escolher qual palestrante irá falar em qual momento.

Se, por exemplo, você inicia o evento com uma palestra motivacional, e, logo em seguida vem uma palestra técnica, por mais que esse segundo palestrante seja muito bom, dificilmente ele vai conseguir captar a atenção do público, que ficou agitado e desperso por conta da palestra anterior.

Outra questão crítica é a volta do almoço, quando os participantes estão mais sonolentos. Imagine inserir palestras densas e técnicas nesse momento… não vai dar certo, não é mesmo?

Por isso, não basta apenas todo o cuidado na hora de escolher o palestrante, é preciso ficar atento para entender qual é o melhor momento da programação em que ele deve ser inserido.

PERFORMANCE DO PALESTRANTE

Quem já participou de um evento em que o palestrante falava baixo, sem interagir com o público e nem saía do púlpito? O que era pra ser um case de sucesso da empresa, acabou virando um case de insucesso para o evento, não?

Além de ser especialista no conteúdo que abordar, o palestrante precisa também ter alta performance no palco, saber lidar com o público e interagir com ele de forma didática e marcante.

Cabe à organização do evento entender qual a melhor forma

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de passar esse conteúdo por meio dos conhecimentos do palestrante. Pode ser que um formato diferenciado (Talk Show, Fórum, Mesa Redonda etc.) seja o mais adequado para aquele tipo de palestrante.

Pedir ao palestrante candidato a se apresentar no seu evento que envie vídeos mostrando sua performance no palco antes de fechar com ele é uma ótima maneira de ver se ele é mesmo a pessoa ideal para falar aos seus convidados. Não deixe de fazer isso!

Perceba que nada adianta escolher um palestrante super famoso e engraçado se o seu perfil e seu tema não estão de acordo com os objetivos do evento e da empresa como um todo. O evento corporativo precisa ter a cara da organização. Que mensagem você quer transmitir colocando qualquer pessoa para falar com seus convidados?

Priscila VieiraPor isso, na hora de escolher o palestrante, fique atento à qualidade do conteúdo, ao domínio que o profissional tem do palco e à sua performance e atuação. Este é o caminho para o sucesso.

Bons eventos!

Priscila Vieira

Entender qual é o melhor palestrante e de que forma ele deve ser inserido no evento é um dos trabalhos que realizo no planejamento e na gestão de eventos. Para saber mais sobre como um palestrante pode ajudar ou acabar com seu evento, entre em contato e vamos em busca do melhor porta-voz para sua empresa diante de seus convidados: contato@priscilavieira.com.br

Eventos corporativos como ferramenta de integração entre as equipes

“Vestir a camisa da empresa” significa ser parte do time e ter orgulho disso. E um time deve ser unido e saber trabalhar em conjunto, por isso a integração entre diferentes equipes e colaboradores dentro de uma organização é tão importante. Quer saber como os eventos podem contribuir para a integração das equipes? Então continue lendo este artigo, vou dar algumas dicas sobre o tema.

Como começar

O bom relacionamento entre as áreas que participam dos processos da empresa potencializam os resultados, e o engajamento coletivo gera mais produtividade. Setores como o financeiro, marketing e produção, por exemplo, precisam estar alinhados e caminhar juntos para um mesmo objetivo estratégico. Nesse sentido, atividades voltadas a essa integração reforçam o sentido de união e dão força para o grupo. E é aí que entram os eventos corporativos.

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Os benefícios desses eventos para a integração da equipe são inúmeros. A partir do momento em que as pessoas se conhecem melhor e entendem os processos em todos os níveis a comunicação flui de maneira rápida, as pessoas se compreendem claramente e, como consequência, o trabalho e os resultados melhoram.

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Benefícios da integração por meio de eventos:

  • Engajamento da equipe;
  • Melhora na comunicação interna;
  • Estímulo ao relacionamento entre áreas distintas;
  • Alinhamento das metas e objetivos da empresa;
  • Reforço da missão e valores da companhia;
  • Reconhecimento dos resultados do grupo.

O tipo e o momento certo

Algumas das principais dúvidas que as empresas têm são: como saber a hora certa de fazer um evento com este objetivo? E como escolher o melhor tipo de evento para integrar minhas equipes?

Para isso, é necessário conhecer as necessidades, o perfil do público (se são colaboradores só de uma área ou mais setores participam), os objetivos estratégicos do evento, bem como ter sempre em mente o alinhamento de valores e da visão junto à equipe.

Quanto aos tipos de eventos que podemos considerar, pode ser um treinamento, um café da manhã antes da reunião semanal com a equipe, uma convenção anual de vendas, um lançamento de produto para equipe interna em um resort, ou ainda um almoço ou jantar como celebração dos resultados e metas da empresa.

Veja a seguir algumas situações-chave para a realização de um evento de integração:

Treinamentos: devem acontecer periodicamente, com o objetivo de atualizar os profissionais e melhorar a performance da equipe. São também momentos para compartilhar conhecimento, contribuindo para a construção do relacionamento entre os colaboradores.

Celebração de resultados: assim como os líderes chamam os colaboradores para cobrar resultados e apontar metas, devem se reunir com eles para celebrar os resultados. Eventos como esse são uma forma de valorizar o esforço dos profissionais e mostrar que a empresa importa-se com o bem estar e o desenvolvimento de cada um, reforçando também o espírito de “time”, ressaltando que o resultado foi obtido com o esforço coletivo.

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Datas comemorativas: aniversário da empresa e dia do trabalhador são exemplos de eventos nesse sentido. O objetivo principal é valorizar os colaboradores, reconhecendo-os como principais responsáveis pelo sucesso da empresa. Dessa forma, os profissionais sentem-se

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mais motivados em suas atividades, e há um reconhecimento e uma aproximação entre equipes que são diferentes áreas, mas que fazem parte de uma mesma empresa, de uma mesma “família”.

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O alinhamento entre equipes, o engajamento coletivo dos profissionais e a boa comunicação entre as áreas são fatores essenciais para que a empresa alcance bons resultados. Como você viu, eventos podem proporcionar todos esses benefícios. Então, aposte nisso para melhorar o relacionamento interno e aprimorar seus resultados.

Priscila VieiraSucesso!

Priscila Vieira