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6 dicas para realizar eventos online

“Encontrar” com outras pessoas ganhou um novo sentido depois da internet. Isso porque estamos todos juntos na mesma rede. Não é preciso mais compartilhar um lugar fisicamente para dividi-lo com outros. Por isso, os eventos online têm se consolidado como uma alternativa prática para aqueles que não querem ou não podem se deslocar para uma reunião, conferência ou palestra.

VANTAGENS DOS EVENTOS ONLINE

Entre as vantagens de se realizar um evento online, destaco:

Economia de tempo

Sem ter que enfrentar trânsito, nem viajar, o participante ganha um precioso tempo. Além de ser um alívio para a agenda, poder participar de um evento – seja como convidado ou palestrante – sem ter que sair de casa ou do escritório, é muito mais prático e cômodo.

Economia de dinheiro

Não ter que se deslocar para participar de um evento não é bom apenas para a agenda, mas também para o bolso dos participantes. E o mesmo vale para os organizadores, que, com isso, não precisam se preocupar com orçamento para deslocamento de palestrantes, por exemplo.

DICAS PARA REALIZAÇÃO DE EVENTOS ONLINE

Os cuidados básicos no planejamento de eventos online são os mesmo que se deve ter em qualquer tipo de evento. Definição clara dos objetivos, cronograma e checklist de cada etapa são algumas das tarefas do organizador. Porém, é preciso se preocupar também com alguns aspectos específicos ao organizar um evento na web. São eles:

1. Escolha com cuidado o “local” do evento

Só porque o evento não irá acontecer em um lugar físico, não quer dizer que você não precisa se preocupar com o local onde ele será realizado. O “local”, nesse caso, é a plataforma web que você irá utilizar para transmitir o evento. Escolha uma estrutura confiável e segura para que todos os participantes consigam acessá-lo de forma rápida e fácil, sem risco de quedas na transmissão.

Estas são algumas opções de ferramenta para transmitir eventos online:

  • Google Hangout
  • Ustream.tv
  • Cover it Live
  • Livestream
  • Webinar.com.br

Visite os sites dessas ferramentas, conheça suas propriedades e encontre a melhor para os seus objetivos.

2. Comece em grande estilo

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Para chamar atenção dos participantes, é preciso começar mostrando um pouco do que eles irão ganhar participando do evento. Uma boa maneira de conseguir isso é disponibilizando um vídeo com todas as informações sobre o evento. E, claro, o vídeo precisa ser bem produzido e ter alta qualidade, para que o público veja que há uma estrutura excelente na organização. O vídeo é efetivo porque, além de se aproximar mais da comunicação ao vivo (o que faz com que chame mais a atenção de todos), a possibilidade de que o público compartilhe ele é maior se comparado a apenas um texto, por exemplo.

3. Mantenha canais de comunicação acessíveis

live2Muitas vezes, o fato de o evento ser online, pode passar a impressão de que a empresa que o está promovendo está “longe” do público. Para evitar essa sensação é importante disponibilizar diversos canais de comunicação – online e offline. Esteja sempre pronto para responder as dúvidas dos participantes. Assim, a confiança no seu evento e na sua empresa será maior.

4. Promova conteúdo especializado

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Para mostrar que a empresa tem competência para transmitir informações via web, uma dica é produzir conteúdo online para divulgação dos temas que serão abordados no evento. Podem ser textos ou mesmo pequenos vídeos com insights sobre o que os participantes aprenderão. Você pode fazer isso via e-mail, site, blog e redes sociais, por exemplo.

5. Use as redes sociais a seu favor

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Falando em redes sociais, tenha em mente que elas podem ser grandes aliadas na divulgação do seu evento online. Crie uma página e também um evento no Facebook. A possibilidade de compartilhamento e alcance dessas redes facilitam a disseminação do seu evento. Estar presente nesses ambientes é fundamental, já que é lá que está o seu público-alvo. Não espere que alguém não adepto à web participe de um evento online. É preciso focar nas pessoas com perfil digital.

6. Facilite os processos

quizEm eventos online, a maioria dos processos, principalmente o de inscrição, funciona no estilo “faça você mesmo”. Por isso, é imprescindível que tudo esteja exposto de forma clara e objetiva, e que todos consigam se inscrever e participar do evento de maneira fácil, sem complicações. Se o site travar ou a pessoa interessada não conseguir concluir a inscrição por conta de processos longos e demorados, há grandes chances de que ela desista e pense “se é confuso e complexo antes, imagine durante o evento”.

E aí, preparado para organizar um evento online?

Espero que, com essas dicas, seu evento possa ser um sucesso na rede e que sua marca consiga alcançar seu público, onde ele estiver.

Priscila Vieira

Priscila-Vieira-1Um evento online também precisa ser planejado e organizado levando em conta os objetivos da empresa. Os cuidados com a estrutura utilizada e os profissionais envolvidos devem ser os mesmos de um evento físico. Entre em contato para saber como a equipe PV Planejamento & Gestão de Eventos pode lhe ajudar a alcançar seus resultados por meio de um evento corporativo, seja ele online ou offline: (11) 98344-2910 | contato@priscilavieira.com.br

Como e por que elaborar um Special Report para seu evento

Em meu último artigo (que você lê clicando aqui) falei sobre como foi estar à frente da organização do Fórum VendaMais e quais foram os principais aprendizados e lições que tirei dessa experiência. Hoje, novamente vou falar sobre um exemplo a ser seguido desse evento: a continuidade do conteúdo.

No Fórum VendaMais, acontece uma grandiosa troca de conhecimento. Os participantes aprendem coisas ali que poderão revolucionar seus negócios. Mas e se esse conhecimento se perde? O evento foi em vão?

Para não que isso não aconteça, desenvolvemos um Special Report, que nada mais é que um resumo de tudo o que foi discutido no evento.

Entre as vantagens do oferecimento desse tipo de material, destaco aqui duas principais:

  • O participante pode levar para sua realidade tudo o que ele aprendeu no evento. É um material que ele pode consultar posteriormente para orientar suas ações e para passar esse conteúdo para sua equipe e colegas de trabalho.
  • É uma forma de eternizar o evento e, consequentemente, a marca da empresa que o organizou. Toda vez que o participante ler o Special Report ele vai lembrar dos bons momentos que teve no evento e de tudo de produtivo e útil que o evento proporcionou para seu crescimento profissional.

Como elaborar um Special Report

O formato do

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material, o tipo de conteúdo e linguagem devem levar em conta, sempre, o perfil do público participante do evento.

Alguns exemplos do que pode ter um Special Report:

  • Principais tópicos abordados nas palestras
  • Exercícios para aplicação posterior
  • Passo a passo sobre como aplicar técnicas apresentadas no evento
  • Cases de sucesso das áreas tratadas nos conteúdos do evento
  • Conteúdos das apresentações dos palestrantes

Dica: no pós-evento, peça depoimentos dos participantes sobre como eles utilizaram no seu dia a dia o que aprenderam no evento. Esse conteúdo pode ser vir de case para um próximo material.

Quanto ao formato, é possível fazer:

  • Material impresso a ser entregue no evento
  • Material digital que pode ser enviado para os participantes ou disponibilizado para download na página do evento ou da empresa promotora
  • Vídeos
  • Apresentações

O importante é sempre ter em mente que o material que você está disponibilizando deve contribuir para a evolução do participante, deve fazer alguma diferença em seu dia a dia. Para isso, a linguagem, o formato e o conteúdo precisam estar alinhados ao perfil dele. Mais um exemplo de como o conhecimento sobre o público é importante para o sucesso do evento.

Priscila VieiraPara saber ainda mais dicas sobre como reforçar o conteúdo no pós-evento, clique aqui e confira o artigo sobre “Como potencializar seu evento depois que ele acabou”.

Sucesso e bons eventos!

Priscila Vieira

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O reforço do conteúdo no pós-evento é importante. Porém, o preparo, a escolha e o desenvolvimento do que será apresentado no evento começa lá no início do Planejamento. Entre em contato e saiba como um evento com conteúdo apropriado ao seu objetivo pode atuar de maneira estratégica com seu público: (11) 98344-2910 | contato@priscilavieira.com.br