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Como implantar uma estrutura interna de gestão e planejamento de eventos em sua empresa

Eventos corporativos aproximam os públicos envolvidos, expandem o conhecimento sobre produtos ou serviços, motivam os colaboradores e é uma ótima ferramenta de marketing, como expliquei no artigo “5 benefícios dos eventos corporativos”.

E todas essas vantagens podem ser ainda mais potencializadas se a empresa que promove os eventos tiver uma estrutura interna de gestão e planejamento deles. Hoje, vou explicar de que forma isso contribui para o sucesso do evento e como implantar essa estrutura em sua empresa. Vamos lá?

1) Prepare a equipe

Mesmo que você contrate uma empresa terceirizada para realizar a gestão do evento é preciso que haja uma equipe ou um coordenador interno dentro da sua empresa que seja responsável pelo andamento das ações, pois essa(s) pessoa(s) conhece(m) as particularidades da sua empresa como ninguém.

Para isso, forme um time diverso – ou em conjunto com o coordenador, um comitê –  com profissionais de diferentes áreas, para que eles possam identificar oportunidades para a realização de um evento. Por exemplo: na área de vendas, alguém pode constatar a necessidade de um treinamento; no atendimento, outro profissional pode concluir que um evento para clientes melhoraria o relacionamento da empresa com seu público externo; e o responsável de RH pode entender que seja necessário um evento para integração entre os colaboradores.

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Essa equipe é essencial para que haja uma visão diversificada da empresa como um todo, gerando oportunidades de desenvolvimento por meio da realização de eventos.

2) Faça um calendário de eventos

Esse calendário de eventos é importante principalmente por conta do direcionamento das verbas. É comum que a empresa faça um planejamento do orçamento semestral ou anual. Nesses momentos, precisam também ser definidos os eventos que serão realizados nesse período, e reservar o capital disponível para essas ações.

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A seleção de eventos pode ser feita a partir da indicação dos colaboradores (como sugere o tópico anterior), do planejamento estratégico (foco em vendas, por exemplo) ou ainda por conta de feriados ou datas comemorativas (vendas para o Natal, Dia das Mães, etc.). O importante é que ele exista!

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3) Promova ações integradas

Como vimos no tópico acima, a definição dos eventos a serem realizados deve estar alinhadas às necessidades levantadas pelos profissionais da empresa, bem como seguir o objetivo do planejamento estratégico.

Se você está se perguntando o que o planejamento estratégico tem a ver com os eventos corporativos, a resposta é: tudo! Dentro da estratégia da empresa estão contemplados o posicionamento dela no mercado, o que quer oferecer, aonde quer chegar e como pretende realizar isso.

Dessa forma, o evento corporativo não deve ser visto como uma ação isolada. Ele faz parte de todo um planejamento para alcançar os objetivos da empresa. Sendo assim, na hora de planejar os passos a serem seguidos pela empresa é preciso incluir a realização de eventos dentro das táticas programas.

4) Preste atenção ao pós evento

Por fazer parte das ações estratégicas da empresa, é preciso acompanhar os resultados do evento. Por isso, ter uma estrutura interna para a sua gestão é muito importante. A equipe responsável ou coordenador  irá analisar os dados dos clientes obtidos por meio do evento,  além de verificar a adesão do público. Tudo com intuito de entender de que forma a ação contribuiu para que a empresa desse um passo a mais rumo ao seu objetivo estratégico.

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Priscila VieiraSeguindo essas dicas e valorizando os eventos corporativos como de fato eles devem ser valorizados tudo o que sua empresa organizar trará frutos positivos.

Aposte nisso!

Priscila Vieira