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Como negociar com fornecedores para conseguir melhores condições nos preços e pagamentos dos serviços

Se tem

algo que minha experiência em eventos me ensinou, é que a boa relação com os fornecedores é um dos fatores essenciais para o sucesso do evento. Já falei aqui no blog sobre as melhores maneiras de contratar esses profissionais (se ainda não leu, clique aqui e confira as dicas).

Complementando esse tema, o post de hoje traz algumas informações importantes sobre como negociar com fornecedores as melhores condições nos preços e pagamentos dos serviços. Acredito que é importante saber como realizar essa abordagem sem que você prejudique a relação com seus fornecedores, de uma forma que todos possam sair ganhando. As minhas dicas são:

07-01Conheça o mercado

Para poder negociar com seu fornecedor, é fundamental ter conhecimento sobre o mercado, sobre a média de preços cobrados e sobre a qualidade dele e de seus concorrentes. Dessa forma, você conseguirá negociar condições que estejam dentro da realidade do segmento do fornecedor, sem prejudicá-lo.


Entenda os processos do serviço a ser prestado

preview1Entender sobre o serviço que está contratando também ajuda na negociação. Se você conhece como funciona os processos de seus fornecedores, fica mais fácil saber em que sentido é possível negociar com eles ou não. Além disso, quando você demonstra conhecimento, ganha credibilidade com o fornecedor, dando mais segurança na negociação.

Crie parcerias

previewNa hora de negociar com seus fornecedores, faça propostas de parcerias que sejam benéficas para ambos os lados. Por exemplo: em troca de condições melhores de pagamento, você pode oferecer a ele garantia de contratação em seu próximo evento. Essa é uma forma de fortalecer o relacionamento com empresas que você confia e ainda promover benefícios a todos os envolvidos. Além disso, honre sempre sua palavra e seus compromissos. Isso vai garantir credibilidade e maior abertura para as futuras negociações.

Toma lá, dá cá

05Outra forma de negociar com fornecedores é oferecer algo que seja do interesse deles. Por exemplo: pode ser que a empresa que você está contratando tenha interesse em participar do evento que será promovido. Em troca de melhores condições de preços, ofereça ao fornecedor algumas entradas gratuitas para que seus profissionais participem do evento. Ou ainda, talvez o seu fornecedor esteja de olho no público que participará do seu evento. Neste caso, algumas possibilidades de barganha na negociação são:

  • Oferecimento de espaço publicitários nos materiais de divulgação
  • Fornecimento da lista de contatos dos participantes
  • Se for uma feira ou exposição, um espaço para a empresa fornecedora possa participar.

DICAS IMPORTANTES:

  • Oficialize tudo no contrato: não importa o que for negociado, não importa a quanto tempo você conheça o fornecedor, todas as condições precisam estar registradas em um contrato de prestação de serviços. Isso assegura que tanto você quanto a empresa contratada irão cumprir com seus deveres para o evento. É uma segurança para as duas partes.
  • Avalie a qualidade: negociar é importante para chegar a um acordo que seja bom para todos. Mas não esqueça de levar em consideração a qualidade dos serviços prestados. Se uma empresa oferecer um valor muito abaixo do mercado, avalie bem se valerá a pena essa negociação, e se o evento não sairá prejudicado.

Espero que essas dicas lhe ajudem a conseguir ótimas negociações e também a fortalecer o seu relacionamento com os fornecedores.

Sucesso!

Priscila Vieira

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Negociar com os fornecedores exige conhecimento e experiência de mercado para conseguir o melhor custo-benefício, de forma que nem o orçamento nem a qualidade do evento sejam prejudicados. A equipe PV Planejamento & Gestão de Eventos busca sempre os melhores fornecedores e as melhores condições para os clientes. Entre em contato e saiba mais: (11) 98344-2910 | contato@priscilavieira.com.br

 

 

Cuidados importantes ao contratar fornecedores para o seu evento

“Eu sou parte de uma equipe. Então, quando venço, não sou eu apenas quem vence. De certa forma, termino o trabalho de um grupo enorme de pessoas!”

Essa frase foi dita por Ayrton Senna, um dos melhores pilotos da história da Fórmula 1. Ele sabia que não basta apenas ser excelente naquilo que se faz, é preciso contar com pessoas igualmente competentes ao seu lado para poder chegar em primeiro lugar.

E o mesmo vale para a escolha dos fornecedores do seu evento. Você pode ser um profissional excepcional, mas não poderá fazer tudo sozinho, precisará de profissionais que o ajudem a executar todas as tarefas necessária de forma eficiente e segura.

Para lhe ajudar nessa tarefa, reuni neste artigo algumas dicas importantes. Veja a seguir três itens fundamentais a serem levados em conta na hora de contratar um fornecedor para seu evento:

1. CREDIBILIDADE

Essa deve ser a palavra de ordem no processo de contratação de fornecedores. A empresa contratada precisa ter profissionalismo e competência comprovados. Para isso, você pode:

  • credibilidadeRealizar consultas com outros profissionais de sua rede de contatos
  •  Fazer pesquisas no Google, para saber o que estão falando sobre a empresa
  • Exigir portfólio que mostre os trabalhos já realizados
  • Pedir indicação de empresas referências (três, no mínimo), com as quais você possa entrar em contato para atestar a qualidade do fornecedor
  • Verificar com seu contador quais documentos devem ser solicitados para comprovar que a empresa é idônea e está em dia com suas obrigações

Esses cuidados são importantes porque não é apenas o trabalho do evento que está em jogo, mas a a imagem sua empresa. É preciso ter certeza de que está se associando a uma marca confiável e segura.

2. COMUNICAÇÃO

comunicacaoA forma como a empresa se comunica também é um fator importantíssimo para a escolha de um bom fornecedor. Se os profissionais daquela empresa são enrolados, demoram para responder e não conseguem se expressar direito na fase de orçamento e apresentação, imagine durante os processos do evento… No desenvolvimento das ações, você vai precisar de agilidade e eficicência. Se um dos fornecedores demorar para dar retorno isso pode virar uma bola de neve e acabar atrasando outros serviços. Por isso, observe os seguintes pontos na comunicação da empresa que pode vir a ser sua fornecedora:

  • O tempo de respostas de seu contato – por e-mail ou telefone. Observe se eles demoram muito para responder, se ficam passando de uma pessoa para outra. Isso já demonstra falta de organização.
  • A forma como se expressam – falam e escrevem. Se você tiver muita dificuldade para entender o que eles querem dizer, se são muito enrolados e até escrevem com ortografia errada, você já consegue identificar o alto nível de amadorismo da empresa.
  • Verifique também a comunicação institucional da própria empresa. Analise se ela se preocupa em cuidar da imagem de sua marca e a maneira como se apresenta ao mercado. Se a empresa não se importa com sua própria imagem, será que vai se preocupar com a dos clientes?

3. PREÇO

preco

Muitos profissionais acabam levando em conta apenas o fator preço. Ele não deve ser o único a ser considerado na escolha do fornecedor, mas, com certeza, é um item fundamental. É interessante pedir orçamento para diferentes empresas para ter uma noção de mercado. Quando digo que o preço é uma questão importante a ser analisada nesse processo, não quero dizer que o fornecedor precisa ser o mais barato ou o mais caro. O importante é avaliar a relação custo-benefício. Aí vão algumas dicas:

  • Se uma empresa está cobrando um preço muito abaixo do mercado, desconfie! Nunca é demais lembrar o ditado que diz que “o barato sai caro”. Investigue muito bem antes de contratar esse fornecedor para ter certeza de que o preço baixo não irá afetar a qualidade prometida.
  • Porém, nem sempre a mais cara é a melhor. O fato de cobrar um alto valor não é garantia de serviços de primeira qualidade. Avalie todos os serviços oferecidos e decida se realmente vale a pena investir naquela empresa levando em conta seu orçamento e também seu objetivo.

Tomando todos esses cuidados, sua equipe será formada por profissionais competentes e comprometidos com os melhores resultados. É primeiro lugar na certa!

Sucesso!

Priscila Vieira

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Priscila-Vieira-1Ter experiência de mercado é fundamental para poder escolher os melhores profissionais para ajudar no desenvolvimento de um evento corporativo. A equipe PV Planejamento & Gestão de Eventos tem amplo conhecimento e relacionamento com os melhores fornecedores para diversos tipos de eventos – com diferentes objetivos e orçamentos. Entre em contato e saiba como podemos ajudar a sua empresa a realizar um evento de sucesso, contando com toda a estrutura necessária para isso: (11) 98344-2910 | contato@priscilavieira.com.br