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O que fazer se seu evento tiver que ser cancelado

Aposto que só de ler o título desse artigo você já ficou com o coração apertado. Eu sei, nunca é bom ter que cancelar um evento – nem para a empresa, nem para os convidados. Porém, às vezes isso é necessário, seja para a segurança ou qualidade do evento.

Se você estiver em uma situação como essa, sabe o que fazer para cancelar o evento evitando grandes danos à imagem da marca organizadora?

As dicas a seguir lhe ajudarão a saber como agir para evitar que um cancelamento de evento se torne um problema maior.

1. Aviso aos fornecedores e parceiros

standing75Assim que você decidir cancelar um evento precisa avisar todos os envolvidos, começando por quem faz parte da organização e desenvolvimento do evento. Além disso, avise também os patrocinadores, explicando a situação que motivou o cancelamento e confirmando que o dinheiro que eles investiram será devolvido. Converse, ainda, com empresas fornecedoras e explique o que aconteceu para que possam chegar em um acordo sobre como ressarcir danos e realizar pagamentos referentes aos serviços já prestados.

Também é importante verificar se no contrato de prestação de serviços com essas empresas havia alguma cláusula referente ao cancelamento. Se sim, deve-se seguir o que está no contrato. Essa prestação de contas é extremamente importante para que o relacionamento de vocês não seja prejudicado e, assim, possam trabalhar juntos futuramente.

2. Aviso ao público

professor14O segredo para minimizar os prejuízos que o público terá com o cancelamento de um evento é comunicação. Mas não basta apenas você avisar que o evento foi cancelado, é preciso saber como avisar. Nesse sentido, as principais dicas são:

  • Utilize uma linguagem clara e objetiva;
  • Explique os motivos do cancelamento e apresente as providências que serão tomadas para ressarcir o público (ver itens 3 e 4);
  • Seja honesto e não tente “enrolar” (inventando desculpas esfarrapadas para o cancelamento do evento). A transparência é fundamental para que a imagem da sua marca não seja prejudicada e o relacionamento com o público não seja abalado;
  • Garanta que a comunicação chegará aos convidados do seu evento. Para isso, utilize todos os canais possíveis – envie e-mails, faça telefonemas, mande mensagem no celular e faça postagens nas redes sociais e no seu próprio site. Além disso, não deixe essa informação discreta em um canto da página, dê destaque a ela;
  • Envie um comunicado para a imprensa, preocupando-se principalmente com os veículos que tinham divulgado seu evento anteriormente.

3. Como devolver o dinheiro

dollar50Caso o evento cancelado seja pago, é preciso uma comunicação mais direta e efetiva com os participantes que já realizaram o pagamento. Para eles, além de enviar comunicados on-line, ligue diretamente para ter certeza de que eles ficaram sabendo do cancelamento e para instruí-los sobre como será realizada a devolução do dinheiro.

Quanto ao valor a ser devolvido, vai depender se nos termos do seu evento havia alguma cláusula especificando a porcentagem que deveria ser estornada ao participante em caso de cancelamento. Caso não haja nada especificado, será preciso devolver 100% do investimento do público.

Outra alternativa, caso seja possível, é dar a possibilidade de “crédito” ao participante. Dessa forma, ele já teria vaga garantida no próximo evento realizado pela sua empresa. Mas não imponha uma ou outra forma, deixe que ele escolha. Isso vai dar mais confiança

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e credibilidade.

4. Como recompensar

dealVivemos uma época em que o bem mais precioso das pessoas é tempo. Os participantes haviam destinado um tempo especial para o seu evento, estavam contando com isso e o cancelamento pode ser uma decepção. Para redimir essa situação, evitando que seu público fique com uma lembrança ruim de sua marca, existem algumas ações que podem ser feitas:

duplicate3Materiais gratuitos: Ofereça conteúdos relacionados aos temas que seriam abordados no evento. Essa é uma maneira de recompensar seus clientes fornecendo as informações que eles iriam receber lá. Para conseguir esses materiais, faça parceria, por exemplo, com os palestrantes. Além de ajudar a limpar a imagem de sua empresa, isso pode ser uma divulgação do trabalho deles.

discount1Descontos: Outra forma de recompensa é oferecer aos participantes que já estavam confirmados no evento descontos nos serviços e produtos que você vende. Levando em conta que foram convidados participantes que tenham o perfil do público da marca, isso pode ser muito atrativo para eles e ainda pode trazer benefícios financeiros para sua empresa.

shopping151Eventos on-line: Em alguns casos, é possível transferir o evento para o ambiente on-line. Se não foi possível realizar no dia marcado, tente agendar com os palestrantes uma conferência pela web com transmissão para os convidados já confirmados no evento físico. É interessante também que esse evento on-line tenha um “plus”. Por exemplo: um palestrante a mais ou conteúdo adicionais.

Realizando essas ações você mostra ao seu público que tem compromisso com ele. Agindo com transparência, honestidade e rapidez é possível cancelar um evento sem prejudicar a reputação de sua marca.

Priscila-Vieira-2Lembre-se disso na hora de comunicar o cancelamento de um evento.

Sucesso!

Priscila Vieira

Agora você já sabe o que fazer para cancelar um evento. Porém, um planejamento eficiente diminuirá consideravelmente as chances de que isso tenha que acontecer. Entre em contato conosco e saiba mais sobre como nossa empresa pode ajudá-lo a realizar um evento com sucesso e que traga resultados efetivos: (11) 98344-2910 | contato@priscilavieira.com.br