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Como negociar com fornecedores para conseguir melhores condições nos preços e pagamentos dos serviços

Se tem

algo que minha experiência em eventos me ensinou, é que a boa relação com os fornecedores é um dos fatores essenciais para o sucesso do evento. Já falei aqui no blog sobre as melhores maneiras de contratar esses profissionais (se ainda não leu, clique aqui e confira as dicas).

Complementando esse tema, o post de hoje traz algumas informações importantes sobre como negociar com fornecedores as melhores condições nos preços e pagamentos dos serviços. Acredito que é importante saber como realizar essa abordagem sem que você prejudique a relação com seus fornecedores, de uma forma que todos possam sair ganhando. As minhas dicas são:

07-01Conheça o mercado

Para poder negociar com seu fornecedor, é fundamental ter conhecimento sobre o mercado, sobre a média de preços cobrados e sobre a qualidade dele e de seus concorrentes. Dessa forma, você conseguirá negociar condições que estejam dentro da realidade do segmento do fornecedor, sem prejudicá-lo.


Entenda os processos do serviço a ser prestado

preview1Entender sobre o serviço que está contratando também ajuda na negociação. Se você conhece como funciona os processos de seus fornecedores, fica mais fácil saber em que sentido é possível negociar com eles ou não. Além disso, quando você demonstra conhecimento, ganha credibilidade com o fornecedor, dando mais segurança na negociação.

Crie parcerias

previewNa hora de negociar com seus fornecedores, faça propostas de parcerias que sejam benéficas para ambos os lados. Por exemplo: em troca de condições melhores de pagamento, você pode oferecer a ele garantia de contratação em seu próximo evento. Essa é uma forma de fortalecer o relacionamento com empresas que você confia e ainda promover benefícios a todos os envolvidos. Além disso, honre sempre sua palavra e seus compromissos. Isso vai garantir credibilidade e maior abertura para as futuras negociações.

Toma lá, dá cá

05Outra forma de negociar com fornecedores é oferecer algo que seja do interesse deles. Por exemplo: pode ser que a empresa que você está contratando tenha interesse em participar do evento que será promovido. Em troca de melhores condições de preços, ofereça ao fornecedor algumas entradas gratuitas para que seus profissionais participem do evento. Ou ainda, talvez o seu fornecedor esteja de olho no público que participará do seu evento. Neste caso, algumas possibilidades de barganha na negociação são:

  • Oferecimento de espaço publicitários nos materiais de divulgação
  • Fornecimento da lista de contatos dos participantes
  • Se for uma feira ou exposição, um espaço para a empresa fornecedora possa participar.

DICAS IMPORTANTES:

  • Oficialize tudo no contrato: não importa o que for negociado, não importa a quanto tempo você conheça o fornecedor, todas as condições precisam estar registradas em um contrato de prestação de serviços. Isso assegura que tanto você quanto a empresa contratada irão cumprir com seus deveres para o evento. É uma segurança para as duas partes.
  • Avalie a qualidade: negociar é importante para chegar a um acordo que seja bom para todos. Mas não esqueça de levar em consideração a qualidade dos serviços prestados. Se uma empresa oferecer um valor muito abaixo do mercado, avalie bem se valerá a pena essa negociação, e se o evento não sairá prejudicado.

Espero que essas dicas lhe ajudem a conseguir ótimas negociações e também a fortalecer o seu relacionamento com os fornecedores.

Sucesso!

Priscila Vieira

Priscila-Vieira-2———————–

Negociar com os fornecedores exige conhecimento e experiência de mercado para conseguir o melhor custo-benefício, de forma que nem o orçamento nem a qualidade do evento sejam prejudicados. A equipe PV Planejamento & Gestão de Eventos busca sempre os melhores fornecedores e as melhores condições para os clientes. Entre em contato e saiba mais: (11) 98344-2910 | contato@priscilavieira.com.br

 

 

Cuidados importantes ao contratar fornecedores para o seu evento

“Eu sou parte de uma equipe. Então, quando venço, não sou eu apenas quem vence. De certa forma, termino o trabalho de um grupo enorme de pessoas!”

Essa frase foi dita por Ayrton Senna, um dos melhores pilotos da história da Fórmula 1. Ele sabia que não basta apenas ser excelente naquilo que se faz, é preciso contar com pessoas igualmente competentes ao seu lado para poder chegar em primeiro lugar.

E o mesmo vale para a escolha dos fornecedores do seu evento. Você pode ser um profissional excepcional, mas não poderá fazer tudo sozinho, precisará de profissionais que o ajudem a executar todas as tarefas necessária de forma eficiente e segura.

Para lhe ajudar nessa tarefa, reuni neste artigo algumas dicas importantes. Veja a seguir três itens fundamentais a serem levados em conta na hora de contratar um fornecedor para seu evento:

1. CREDIBILIDADE

Essa deve ser a palavra de ordem no processo de contratação de fornecedores. A empresa contratada precisa ter profissionalismo e competência comprovados. Para isso, você pode:

  • credibilidadeRealizar consultas com outros profissionais de sua rede de contatos
  •  Fazer pesquisas no Google, para saber o que estão falando sobre a empresa
  • Exigir portfólio que mostre os trabalhos já realizados
  • Pedir indicação de empresas referências (três, no mínimo), com as quais você possa entrar em contato para atestar a qualidade do fornecedor
  • Verificar com seu contador quais documentos devem ser solicitados para comprovar que a empresa é idônea e está em dia com suas obrigações

Esses cuidados são importantes porque não é apenas o trabalho do evento que está em jogo, mas a a imagem sua empresa. É preciso ter certeza de que está se associando a uma marca confiável e segura.

2. COMUNICAÇÃO

comunicacaoA forma como a empresa se comunica também é um fator importantíssimo para a escolha de um bom fornecedor. Se os profissionais daquela empresa são enrolados, demoram para responder e não conseguem se expressar direito na fase de orçamento e apresentação, imagine durante os processos do evento… No desenvolvimento das ações, você vai precisar de agilidade e eficicência. Se um dos fornecedores demorar para dar retorno isso pode virar uma bola de neve e acabar atrasando outros serviços. Por isso, observe os seguintes pontos na comunicação da empresa que pode vir a ser sua fornecedora:

  • O tempo de respostas de seu contato – por e-mail ou telefone. Observe se eles demoram muito para responder, se ficam passando de uma pessoa para outra. Isso já demonstra falta de organização.
  • A forma como se expressam – falam e escrevem. Se você tiver muita dificuldade para entender o que eles querem dizer, se são muito enrolados e até escrevem com ortografia errada, você já consegue identificar o alto nível de amadorismo da empresa.
  • Verifique também a comunicação institucional da própria empresa. Analise se ela se preocupa em cuidar da imagem de sua marca e a maneira como se apresenta ao mercado. Se a empresa não se importa com sua própria imagem, será que vai se preocupar com a dos clientes?

3. PREÇO

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Muitos profissionais acabam levando em conta apenas o fator preço. Ele não deve ser o único a ser considerado na escolha do fornecedor, mas, com certeza, é um item fundamental. É interessante pedir orçamento para diferentes empresas para ter uma noção de mercado. Quando digo que o preço é uma questão importante a ser analisada nesse processo, não quero dizer que o fornecedor precisa ser o mais barato ou o mais caro. O importante é avaliar a relação custo-benefício. Aí vão algumas dicas:

  • Se uma empresa está cobrando um preço muito abaixo do mercado, desconfie! Nunca é demais lembrar o ditado que diz que “o barato sai caro”. Investigue muito bem antes de contratar esse fornecedor para ter certeza de que o preço baixo não irá afetar a qualidade prometida.
  • Porém, nem sempre a mais cara é a melhor. O fato de cobrar um alto valor não é garantia de serviços de primeira qualidade. Avalie todos os serviços oferecidos e decida se realmente vale a pena investir naquela empresa levando em conta seu orçamento e também seu objetivo.

Tomando todos esses cuidados, sua equipe será formada por profissionais competentes e comprometidos com os melhores resultados. É primeiro lugar na certa!

Sucesso!

Priscila Vieira

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Priscila-Vieira-1Ter experiência de mercado é fundamental para poder escolher os melhores profissionais para ajudar no desenvolvimento de um evento corporativo. A equipe PV Planejamento & Gestão de Eventos tem amplo conhecimento e relacionamento com os melhores fornecedores para diversos tipos de eventos – com diferentes objetivos e orçamentos. Entre em contato e saiba como podemos ajudar a sua empresa a realizar um evento de sucesso, contando com toda a estrutura necessária para isso: (11) 98344-2910 | contato@priscilavieira.com.br

 

6 dicas para realizar eventos online

“Encontrar” com outras pessoas ganhou um novo sentido depois da internet. Isso porque estamos todos juntos na mesma rede. Não é preciso mais compartilhar um lugar fisicamente para dividi-lo com outros. Por isso, os eventos online têm se consolidado como uma alternativa prática para aqueles que não querem ou não podem se deslocar para uma reunião, conferência ou palestra.

VANTAGENS DOS EVENTOS ONLINE

Entre as vantagens de se realizar um evento online, destaco:

Economia de tempo

Sem ter que enfrentar trânsito, nem viajar, o participante ganha um precioso tempo. Além de ser um alívio para a agenda, poder participar de um evento – seja como convidado ou palestrante – sem ter que sair de casa ou do escritório, é muito mais prático e cômodo.

Economia de dinheiro

Não ter que se deslocar para participar de um evento não é bom apenas para a agenda, mas também para o bolso dos participantes. E o mesmo vale para os organizadores, que, com isso, não precisam se preocupar com orçamento para deslocamento de palestrantes, por exemplo.

DICAS PARA REALIZAÇÃO DE EVENTOS ONLINE

Os cuidados básicos no planejamento de eventos online são os mesmo que se deve ter em qualquer tipo de evento. Definição clara dos objetivos, cronograma e checklist de cada etapa são algumas das tarefas do organizador. Porém, é preciso se preocupar também com alguns aspectos específicos ao organizar um evento na web. São eles:

1. Escolha com cuidado o “local” do evento

Só porque o evento não irá acontecer em um lugar físico, não quer dizer que você não precisa se preocupar com o local onde ele será realizado. O “local”, nesse caso, é a plataforma web que você irá utilizar para transmitir o evento. Escolha uma estrutura confiável e segura para que todos os participantes consigam acessá-lo de forma rápida e fácil, sem risco de quedas na transmissão.

Estas são algumas opções de ferramenta para transmitir eventos online:

  • Google Hangout
  • Ustream.tv
  • Cover it Live
  • Livestream
  • Webinar.com.br

Visite os sites dessas ferramentas, conheça suas propriedades e encontre a melhor para os seus objetivos.

2. Comece em grande estilo

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Para chamar atenção dos participantes, é preciso começar mostrando um pouco do que eles irão ganhar participando do evento. Uma boa maneira de conseguir isso é disponibilizando um vídeo com todas as informações sobre o evento. E, claro, o vídeo precisa ser bem produzido e ter alta qualidade, para que o público veja que há uma estrutura excelente na organização. O vídeo é efetivo porque, além de se aproximar mais da comunicação ao vivo (o que faz com que chame mais a atenção de todos), a possibilidade de que o público compartilhe ele é maior se comparado a apenas um texto, por exemplo.

3. Mantenha canais de comunicação acessíveis

live2Muitas vezes, o fato de o evento ser online, pode passar a impressão de que a empresa que o está promovendo está “longe” do público. Para evitar essa sensação é importante disponibilizar diversos canais de comunicação – online e offline. Esteja sempre pronto para responder as dúvidas dos participantes. Assim, a confiança no seu evento e na sua empresa será maior.

4. Promova conteúdo especializado

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Para mostrar que a empresa tem competência para transmitir informações via web, uma dica é produzir conteúdo online para divulgação dos temas que serão abordados no evento. Podem ser textos ou mesmo pequenos vídeos com insights sobre o que os participantes aprenderão. Você pode fazer isso via e-mail, site, blog e redes sociais, por exemplo.

5. Use as redes sociais a seu favor

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Falando em redes sociais, tenha em mente que elas podem ser grandes aliadas na divulgação do seu evento online. Crie uma página e também um evento no Facebook. A possibilidade de compartilhamento e alcance dessas redes facilitam a disseminação do seu evento. Estar presente nesses ambientes é fundamental, já que é lá que está o seu público-alvo. Não espere que alguém não adepto à web participe de um evento online. É preciso focar nas pessoas com perfil digital.

6. Facilite os processos

quizEm eventos online, a maioria dos processos, principalmente o de inscrição, funciona no estilo “faça você mesmo”. Por isso, é imprescindível que tudo esteja exposto de forma clara e objetiva, e que todos consigam se inscrever e participar do evento de maneira fácil, sem complicações. Se o site travar ou a pessoa interessada não conseguir concluir a inscrição por conta de processos longos e demorados, há grandes chances de que ela desista e pense “se é confuso e complexo antes, imagine durante o evento”.

E aí, preparado para organizar um evento online?

Espero que, com essas dicas, seu evento possa ser um sucesso na rede e que sua marca consiga alcançar seu público, onde ele estiver.

Priscila Vieira

Priscila-Vieira-1Um evento online também precisa ser planejado e organizado levando em conta os objetivos da empresa. Os cuidados com a estrutura utilizada e os profissionais envolvidos devem ser os mesmos de um evento físico. Entre em contato para saber como a equipe PV Planejamento & Gestão de Eventos pode lhe ajudar a alcançar seus resultados por meio de um evento corporativo, seja ele online ou offline: (11) 98344-2910 | contato@priscilavieira.com.br

O que fazer se seu evento tiver que ser cancelado

Aposto que só de ler o título desse artigo você já ficou com o coração apertado. Eu sei, nunca é bom ter que cancelar um evento – nem para a empresa, nem para os convidados. Porém, às vezes isso é necessário, seja para a segurança ou qualidade do evento.

Se você estiver em uma situação como essa, sabe o que fazer para cancelar o evento evitando grandes danos à imagem da marca organizadora?

As dicas a seguir lhe ajudarão a saber como agir para evitar que um cancelamento de evento se torne um problema maior.

1. Aviso aos fornecedores e parceiros

standing75Assim que você decidir cancelar um evento precisa avisar todos os envolvidos, começando por quem faz parte da organização e desenvolvimento do evento. Além disso, avise também os patrocinadores, explicando a situação que motivou o cancelamento e confirmando que o dinheiro que eles investiram será devolvido. Converse, ainda, com empresas fornecedoras e explique o que aconteceu para que possam chegar em um acordo sobre como ressarcir danos e realizar pagamentos referentes aos serviços já prestados.

Também é importante verificar se no contrato de prestação de serviços com essas empresas havia alguma cláusula referente ao cancelamento. Se sim, deve-se seguir o que está no contrato. Essa prestação de contas é extremamente importante para que o relacionamento de vocês não seja prejudicado e, assim, possam trabalhar juntos futuramente.

2. Aviso ao público

professor14O segredo para minimizar os prejuízos que o público terá com o cancelamento de um evento é comunicação. Mas não basta apenas você avisar que o evento foi cancelado, é preciso saber como avisar. Nesse sentido, as principais dicas são:

  • Utilize uma linguagem clara e objetiva;
  • Explique os motivos do cancelamento e apresente as providências que serão tomadas para ressarcir o público (ver itens 3 e 4);
  • Seja honesto e não tente “enrolar” (inventando desculpas esfarrapadas para o cancelamento do evento). A transparência é fundamental para que a imagem da sua marca não seja prejudicada e o relacionamento com o público não seja abalado;
  • Garanta que a comunicação chegará aos convidados do seu evento. Para isso, utilize todos os canais possíveis – envie e-mails, faça telefonemas, mande mensagem no celular e faça postagens nas redes sociais e no seu próprio site. Além disso, não deixe essa informação discreta em um canto da página, dê destaque a ela;
  • Envie um comunicado para a imprensa, preocupando-se principalmente com os veículos que tinham divulgado seu evento anteriormente.

3. Como devolver o dinheiro

dollar50Caso o evento cancelado seja pago, é preciso uma comunicação mais direta e efetiva com os participantes que já realizaram o pagamento. Para eles, além de enviar comunicados on-line, ligue diretamente para ter certeza de que eles ficaram sabendo do cancelamento e para instruí-los sobre como será realizada a devolução do dinheiro.

Quanto ao valor a ser devolvido, vai depender se nos termos do seu evento havia alguma cláusula especificando a porcentagem que deveria ser estornada ao participante em caso de cancelamento. Caso não haja nada especificado, será preciso devolver 100% do investimento do público.

Outra alternativa, caso seja possível, é dar a possibilidade de “crédito” ao participante. Dessa forma, ele já teria vaga garantida no próximo evento realizado pela sua empresa. Mas não imponha uma ou outra forma, deixe que ele escolha. Isso vai dar mais confiança

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e credibilidade.

4. Como recompensar

dealVivemos uma época em que o bem mais precioso das pessoas é tempo. Os participantes haviam destinado um tempo especial para o seu evento, estavam contando com isso e o cancelamento pode ser uma decepção. Para redimir essa situação, evitando que seu público fique com uma lembrança ruim de sua marca, existem algumas ações que podem ser feitas:

duplicate3Materiais gratuitos: Ofereça conteúdos relacionados aos temas que seriam abordados no evento. Essa é uma maneira de recompensar seus clientes fornecendo as informações que eles iriam receber lá. Para conseguir esses materiais, faça parceria, por exemplo, com os palestrantes. Além de ajudar a limpar a imagem de sua empresa, isso pode ser uma divulgação do trabalho deles.

discount1Descontos: Outra forma de recompensa é oferecer aos participantes que já estavam confirmados no evento descontos nos serviços e produtos que você vende. Levando em conta que foram convidados participantes que tenham o perfil do público da marca, isso pode ser muito atrativo para eles e ainda pode trazer benefícios financeiros para sua empresa.

shopping151Eventos on-line: Em alguns casos, é possível transferir o evento para o ambiente on-line. Se não foi possível realizar no dia marcado, tente agendar com os palestrantes uma conferência pela web com transmissão para os convidados já confirmados no evento físico. É interessante também que esse evento on-line tenha um “plus”. Por exemplo: um palestrante a mais ou conteúdo adicionais.

Realizando essas ações você mostra ao seu público que tem compromisso com ele. Agindo com transparência, honestidade e rapidez é possível cancelar um evento sem prejudicar a reputação de sua marca.

Priscila-Vieira-2Lembre-se disso na hora de comunicar o cancelamento de um evento.

Sucesso!

Priscila Vieira

Agora você já sabe o que fazer para cancelar um evento. Porém, um planejamento eficiente diminuirá consideravelmente as chances de que isso tenha que acontecer. Entre em contato conosco e saiba mais sobre como nossa empresa pode ajudá-lo a realizar um evento com sucesso e que traga resultados efetivos: (11) 98344-2910 | contato@priscilavieira.com.br

O que um jogo de vendas me ensinou sobre organização de eventos

Nada melhor que compartilhar aprendizados de algo que vivenciamos, não é mesmo? Foi isso que fiz nos dois últimos posts sobre minha experiência à frente do Fórum VendaMais (veja aqui e aqui). Hoje, encerro a série de artigos sobre o que aprendi com esse evento, falando sobre a histórica e inédita aplicação do Vendópolis – o jogo que simula o gerenciamento de uma carteira de clientes – para 200 participantes.

Se você não sabe o que é o Vendópolis, recomendo que leia meu texto sobre Gamification. Nele, explico como funciona o esse jogo e qual seu objetivo (clique aqui e confira). Em resumo, é o seguinte: o Vendópolis é um jogo de tabuleiro que foi criado para exercitar as capacidades de negociação, prospecção, vendas, gestão e desenvolvimento profissional dos jogadores.

Geralmente, esse jogo é aplicado para uma média de 50 participantes. O grande desafio do Fórum VendaMais foi realizar o Vendópolis com 200 pessoas. Um público e tanto! Essa foi a primeira vez que o jogo foi feito com esse número de jogadores.

Desse desafio eu tirei dois grandes aprendizados importantes, que compartilho com você a seguir:

1. Um evento dentro do evento

Quando ações muito grandes acontecem dentro de um evento, você precisa enxergá-las como um evento dentro de outro evento. Isso significa que você não pode esquecer o evento como um todo, já que todas as ações precisam ser planejadas para estarem alinhadas. Porém, para ajudar na organização, você pode cuidar dessas ações de forma individualizada, da mesma forma como organiza um evento. Ou seja:

  • Com definição de objetivos
  • Levantamento de necessidades
  • Planejamento e cronograma de ações

Esse cuidado na preparação de cada atividade vai fazer o público perceber o profissionalismo em cada detalhe do evento.

O Vendópolis foi um dos pontos altos do Fórum VendaMais. Uma tarde toda foi dedicada à aplicação e debates relacionados à atividade. Graças a um planejamento detalhado e minucioso do que seria preciso para colocá-lo em prática com eficiência e qualidade, ele foi um sucesso!

Com muita antecedência verificamos quais materiais seriam necessários, como iríamos conseguir e dispor esses materiais, como o jogo seria adaptado para o maior número de pessoas e de que forma aplicaríamos ele.

2. Equipe unida e treinada é equipe preparada

A equipe que irá trabalhar com você no evento é uma peça fundamental para seus objetivos sejam alcançados. Por isso, não basta apenas se preocupar com a qualidade dos materiais, você precisa também dar atenção à qualidade dos profissionais que ajudarão na organização do evento.

O treinamento da equipe é importante para:

  •     Capacitar e preparar os profissionais;
  •     Integrar a equipe e deixá-la alinhada quanto ao papel de cada um;
  •     Criar um espírito de união, onde um pode ajudar o outro.

E foi graças a essa preparação antecipada que a equipe que participou da aplicação do Vendópolis no Fórum VendaMais realizou um trabalho excelente. Houve mudanças de última hora, tanto nas questões técnicas, quanto na aplicação do jogo em si, mas isso foi superado porque a equipe estava alinhada e bem treinada.

Todos haviam compreendido muito bem os objetivos e a lógica do jogo. Por isso, as mudanças foram absorvidas com facilidade, não prejudicando em nada a aplicação do Vendópolis.

Conclusão:

No Vendópolis, as equipes que se destacam no jogo são aquelas que pensam em cada passo que irão dar adiante, não esquecem de realizar treinamentos e capacitações para poderem estar preparados para o futuro e que atuam em equipe, compartilhando ideias e opiniões.

Ou seja, a própria lógica do jogo resume os aprendizados que reforcei aqui: ninguém faz nada sozinho, e não é possível seguir em frente sem preparação. O Vendópolis não é um jogo de sorte, e sim de estratégia. Seu evento também é assim: nada acontece ao acaso, tudo precisa de planejamento e preparação.

Então, em seu próximo evento, não se esqueça de planejar detalhadamente cada ação – levando em conta suas necessidades e etapas – e também prepare sua equipe para dividir desafios e dificuldades com ela.

Sucesso!

Priscila Vieira

Priscila Vieira

Se você gostou da ideia do Vendópolis, saiba que o gamification é uma tendência cada vez mais forte em eventos. Porém, é preciso contar com profissionais qualificados na hora de desenvolver e aplicar os jogos. Entre em contato comigo e saiba mais sobre minha experiência na gestão de eventos que utilizam a estratégia de jogos em sua programação e entenda como isso pode ajudar a sua empresa: (11) 98344-2910 | contato@priscilavieira.com.br

 

Dicas para organizar e gerenciar um evento beneficente

Eventos beneficentes sempre terão o objetivo de ajudar o próximo. Mas além de serem realizado por ONGs, eles também podem ser promovido por empresas, como ação de responsabilidade social e ambiental.

Porém, seja qual for a instituição responsável por sua organização, para que o evento beneficente traga os resultados esperados, é preciso cuidados especiais na hora de planejá-lo e gerenciá-lo.

Pensando nisso, reuni neste artigo seis dicas específicas sobre como organizar e gerenciar um evento beneficente. E como muitos dos temas abordados estão relacionados a assuntos que já tratei aqui no blog, ao longo das dicas, vou dando também indicações de outros textos que podem lhe ajudar. Confira:

Definição da causa e dos públicos

Em praticamente todos os artigos em que dou dicas sobre eventos o primeiro tópico está relacionado aos objetivos. Quando o assunto é a organização de um evento beneficente isso não é diferente.

Definir com clareza qual causa seu evento irá defender é o primeiro passo do planejamento dele. A partir disso, você poderá segmentar o público-alvo. Se for uma ONG que estiver promovendo, provavelmente ela já tem uma causa e um público estabelecidos. Se for uma empresa, é preciso atenção na hora dessa seleção. Escolha uma causa que tenha a ver com a missão, visão e valores da organização, que converse com o que a empresa defende.

Por exemplo: se sua empresa for de tecnologia, ela pode se envolver em prol da educação; se for uma indústria de alimentos, em ações contra a fome, e assim por diante. Muito cuidado para não fazer um evento beneficente ligado a algo que vá contra ao que a empresa pratica no seu dia a dia.

Dicas: Como fazer um checklist de um evento de sucesso


Patrocínio próprio ou de terceiros

Essa é uma questão importante. Se for uma ONG, é certo que irá precisa contar com o apoio de patrocinadores e apoiadores. Já se for uma empresa que estiver promovendo o evento beneficente, há a possibilidade de ela patrocinar os gastos do evento, mas também há a alternativa de buscar patrocínio de empresas parceiras. Defina isso logo no planejamento. Se precisarem de apoio, monte um plano de patrocínio que especifique os objetivos do evento e quem irá se beneficiar com ele, pois isso será o fator decisivo para o apoio e patrocínio de outras instituições.

Dicas: Captação de patrocínio, planejamento e gestão de eventos corporativos

Como reduzir os custos do seu evento


Orçamento para equipe e fornecedores

Na hora de definir o orçamento, verifique se há a possibilidade de contar com parcerias para diminuir ou eliminar os gastos com a equipe de profissionais e os fornecedores. Busque empresas e profissionais que estejam alinhados à causa que você está defendendo. Se eles se engajarem e se identificarem com o que está sendo defendido no evento, eles podem aceitar fazer o evento sem cobrar nada ou, pelo menos, cobrando um valor simbólico.

Dicas: Como conseguir recursos para um evento – além do patrocínio


Atividades para levantamento de fundos

Um evento beneficente pode levantar diversos tipos de fundos, não precisa ser necessariamente dinheiro. Roupas, brinquedos, alimentos e até conhecimento – profissionais que doam seu tempo ensinando, por exemplo – são boas opções de investimento nesse tipo de evento.

É importante definir o que será arrecadado no evento e de que maneira isso será feito. Pense nas atividades que o evento terá e de que forma você irá retribuir a ajuda dos convidados.

Exemplo: oferecimento de palestras, shows, cursos, brindes, etc. Lembre que tudo deve estar alinhado à marca e à causa do evento. Se ele for relacionado à defesa do meio ambiente, por exemplo, todas as atividades devem ter essa postura “verde” – então, ações que utilizem muita água ou desperdicem papel estão fora de cogitação.

Dicas: Como criar uma identidade para o seu evento


Divulgação

O objetivo do evento beneficente é levantar fundos para uma causa e, quanto mais você puder economizar, melhor. Então, na hora da divulgação, aposte em meios de comunicação que sejam gratuitos. Hoje em dia, com a internet, é possível espalhar sua mensagem gastando quase nada. Algumas alternativas interessantes são os e-mails e as mídias sociais. Além disso, entre em contato com as redes de TV, jornal e rádio locais, pode ser que a causa que você esteja defendendo seja de interesse público e isso pode chamar a atenção dos meio de comunicação para fazerem a divulgação e cobertura do seu evento.

Dicas: Como utilizar as redes sociais para fortalecer seu evento

4 dicas para divulgar seu evento corporativo


Prestação de contas

Essa é uma etapa pós-evento muito importante. Construa uma base de contatos dos participantes para que possa continuar a se comunicar. Envie documentos, fotos, vídeos e tudo que tiver disponível para mostrar o que foi realizado com o que eles ajudaram a arrecadar. Essa transparência e esse retorno é fundamental para dar credibilidade ao seu evento e à sua marca.

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Dicas: O que fazer para potencializar seu evento depois que ele acabou

Priscila VieiraEspero que, com essas dicas, seu evento beneficente seja um sucesso e que sua causa seja defendida com louvor!

Priscila Vieira

Não importa se você coordena uma ONG ou uma organização, ambas têm uma marca a zelar. Por isso, é importante que, ao se realizar eventos beneficentes, a equipe esteja preparada para fazê-los da melhor maneira, buscando resultados positivos não só para a causa, como também para quem o está promovendo. Entre em contato comigo e saiba como a PV Planejamento & Gestão de Eventos pode ajuda você a ajudar o próximo, por meio de um evento beneficente de sucesso: (11)98344-2910 | contato@priscilavieira.com.br

Como e por que elaborar um Special Report para seu evento

Em meu último artigo (que você lê clicando aqui) falei sobre como foi estar à frente da organização do Fórum VendaMais e quais foram os principais aprendizados e lições que tirei dessa experiência. Hoje, novamente vou falar sobre um exemplo a ser seguido desse evento: a continuidade do conteúdo.

No Fórum VendaMais, acontece uma grandiosa troca de conhecimento. Os participantes aprendem coisas ali que poderão revolucionar seus negócios. Mas e se esse conhecimento se perde? O evento foi em vão?

Para não que isso não aconteça, desenvolvemos um Special Report, que nada mais é que um resumo de tudo o que foi discutido no evento.

Entre as vantagens do oferecimento desse tipo de material, destaco aqui duas principais:

  • O participante pode levar para sua realidade tudo o que ele aprendeu no evento. É um material que ele pode consultar posteriormente para orientar suas ações e para passar esse conteúdo para sua equipe e colegas de trabalho.
  • É uma forma de eternizar o evento e, consequentemente, a marca da empresa que o organizou. Toda vez que o participante ler o Special Report ele vai lembrar dos bons momentos que teve no evento e de tudo de produtivo e útil que o evento proporcionou para seu crescimento profissional.

Como elaborar um Special Report

O formato do

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material, o tipo de conteúdo e linguagem devem levar em conta, sempre, o perfil do público participante do evento.

Alguns exemplos do que pode ter um Special Report:

  • Principais tópicos abordados nas palestras
  • Exercícios para aplicação posterior
  • Passo a passo sobre como aplicar técnicas apresentadas no evento
  • Cases de sucesso das áreas tratadas nos conteúdos do evento
  • Conteúdos das apresentações dos palestrantes

Dica: no pós-evento, peça depoimentos dos participantes sobre como eles utilizaram no seu dia a dia o que aprenderam no evento. Esse conteúdo pode ser vir de case para um próximo material.

Quanto ao formato, é possível fazer:

  • Material impresso a ser entregue no evento
  • Material digital que pode ser enviado para os participantes ou disponibilizado para download na página do evento ou da empresa promotora
  • Vídeos
  • Apresentações

O importante é sempre ter em mente que o material que você está disponibilizando deve contribuir para a evolução do participante, deve fazer alguma diferença em seu dia a dia. Para isso, a linguagem, o formato e o conteúdo precisam estar alinhados ao perfil dele. Mais um exemplo de como o conhecimento sobre o público é importante para o sucesso do evento.

Priscila VieiraPara saber ainda mais dicas sobre como reforçar o conteúdo no pós-evento, clique aqui e confira o artigo sobre “Como potencializar seu evento depois que ele acabou”.

Sucesso e bons eventos!

Priscila Vieira

—-

O reforço do conteúdo no pós-evento é importante. Porém, o preparo, a escolha e o desenvolvimento do que será apresentado no evento começa lá no início do Planejamento. Entre em contato e saiba como um evento com conteúdo apropriado ao seu objetivo pode atuar de maneira estratégica com seu público: (11) 98344-2910 | contato@priscilavieira.com.br

Lições do Fórum VendaMais: não economize no planejamento e conheça seu público a fundo

Se eu já tinha certeza de que o planejamento detalhado e o conhecimento profundo sobre o público participante são fatores fundamentais para o sucesso de evento, com o Fórum VendaMais essa convicção só se fortaleceu.

No artigo de hoje, compartilho alguns aprendizados e dicas dessa experiência à frente da organização desse evento promovido pela Revista VendaMais, em que participaram líderes de vendas de todos os segmentos.

Etapas iniciais – as mais importantes

O planejamento do Fórum começou praticamente um ano antes de ele acontecer. O que contribui para construirmos um plano detalhado.

  • O primeiro passo foi definir o objetivo do evento – como sempre deve ser
  • Paralelo ao objetivo, definimos qual seria o público-alvo, já que uma coisa está ligada à outra.
  • Depois disso, planejamos o checklist –  a lista de tudo que é preciso para o evento – e o cronograma das ações – com datas e prazos para acompanhamento e cobranças.

Entenda que por mais básicos que sejam, checklist e cronograma contribuem significativamente para o bom andamento de tudo, por isso é muito importante citá-los aqui. Se você não fizer e não acompanhar corretamente seu checklist e seu cronograma, pode acabar esquecendo algo. E se normalmente já acontecem imprevistos, sem o planejamento adequado das ações o evento pode virar um caos.

Aprendizados

A proposta do Fórum VendaMais era proporcionar um ambiente mais íntimo, mais próximo do público, para que os participantes ficassem à vontade para dividir suas dúvidas, seus problemas e dificuldades e, assim, a equipe da VendaMais pudesse traduzir isso e realmente contribuir para a evolução do negócio dos ali presentes.

O principal aprendizado desse evento é que a seleção do público adequado faz total diferença para que o objetivo seja alcançado. Nós cuidamos muito para que o público certo estivesse nos dois dias de evento. Dessa forma, conseguimos trazer executivos com problemas em comum e eles puderam trocar experiências e aprendizados entre si. Todos sentiram-se parte do mesmo grupo, e isso contribuiu para que ficassem realmente satisfeitos com as atividades e o conteúdo apresentado.

Dicas

Baseando-me em tudo que falei sobre o Fórum, tenho duas dicas importantes para dividir:

1) Não tenha pressa para planejar

Planejamento precisa de detalhamento. E todo evento precisa não só de um plano A, como um plano B, C, D… quantos planos forem necessários. O planejamento serve justamente para que o organizador esteja pronto para qualquer situação. Por isso, é preciso prever os diversos possíveis cenários.

2) Conheça profundamente seu público

Eu digo “profundamente”, porque mais do que conhecer o público você precisa conhecê-lo o suficiente para conseguir se colocar no lugar dele e saber o que ele espera do evento. O perfil do público deve ser levado em conta em cada item do planejamento, em cada decisão tomada. Desde o valor da inscrição – mais alta ou mais acessível – até a forma como o buffet será servido.

Quer um exemplo de como o planejamento e o profundo conhecimento do cliente podem fazer a diferença? Veja o que aconteceu no Fórum:

Em um determinado momento do evento, percebi que um dos serviços não estava de acordo com o que nós havíamos previsto. Imediatamente, mesmo contradizendo as instruções do fornecedor, tomei as providências necessárias para resolver o que, na minha opinião, era um problema. Isso porque apesar da sua experiência, o fornecedor não tem a aproximação e o conhecimento do público que minha posição me garante.

Esse conhecimento profundo, a habilidade de se colocar no lugar do cliente – desde o planejamento até a execução, faz com que você consiga tomar as decisões imediatas de mudanças necessárias com muito mais segurança e tranquilidade.

Conheça seu objetivo, conheça seu público. Esse é o segredo para um evento impecável.

Sucesso!

Priscila Vieira

Priscila VieiraEssa e minhas outras experiências em eventos corporativos me deram conhecimento e habilidade para entender qual é o objetivo do evento e tomar ações estratégicas para que ele seja alcançado. Entre em contato e saiba como os eventos podem contribuir para a evolução de sua empresa: (11)98344-2910 | contato@priscilavieira.com.br

 

5 aplicativos que todo organizador de evento deve ter

Hoje vivemos na era móvel, em que dispositivos como smartphones e tablets viraram uma extensão de nós mesmos. Já que estamos sempre com eles, por que não aproveitar tudo de bom que o mundo digital tem a oferecer e usar estas facilidades em nosso dia a dia de trabalho?

Pensando nisso, fiz uma lista com os cinco aplicativos que vão deixar a vida do organizador de eventos mais fácil e segura.

Clique nos nomes dos apps para mais informações e download:

Pro Party Planner

Pro Party PlannerEsse aplicativo vai ajudá-lo a organizar-se seu evento registrando todos os convidados, o orçamento e a logística em um só lugar. O Pro Party Planner é ideal para reuniões, conferências, feiras, festas e angariações de fundos. Ele tem funcionalidades que permitem desenhar a planta do seu evento, desenvolver e completar a sua lista de convidados, sincronizar as informações de convidados com o Facebook, delegar tarefas à sua equipe e manter registros sobre tudo.

Custo: USD 4.99

Google Agenda

agendagoogleDesde os mais adeptos à agenda tradicional a aqueles que têm dificuldade em lidar com as anotações na agenda, esse aplicativo do Google pode ajudar a todos. O único trabalho que você tem é de criar os compromissos, indicando os dias e horas certos. Depois, pode se dar ao luxo de relaxar, pois o Google vai lembrá-lo de todos os seus compromissos – por meio de avisos no celular e também envio de e-mails. Além disso, você pode compartilhar uma agenda com sua equipe de trabalho – assim, todos ficam sincronizados e alinhados quanto aos compromissos e tarefas de cada um.

Custo: gratuito

ZoHo CRM

zohoEsse é um aplicativo que tem a mesma função de um programa CRM. Nele, além de incluir contatos de clientes e prospects, você também poderá guardar informações sobre seus fornecedores. Ele é compatível com os sistemas iOS e Android. No caso do Android, ele faz a integração com seus contatos e informações cadastradas em suas contas Google.

Custo: gratuito para até 3 usuários – com possibilidades de extensão em planos que variam de 12 a 35 dólares mensais (saiba maisaqui)

Evernote

EvernoteFunciona como um bloco de anotações e agenda. O Evernote permite que você tome notas, capture fotos, crie listas de pendências, grave lembretes de voz e torne essas informações acessíveis esteja você em casa, no trabalho ou em trânsito. O aplicativo integra os conteúdos dos diferentes dispositivos – o que você escreve no Evernote no computador, poderá ser visualizado também no celular.

Custo: gratuito até 3 usuários – com possibilidades de extensão em planos que variam de 10 a 20 reais mensais (saiba maisaqui)

Roteador

roteador

Sabe aquele momento que você precisa acessar um documento no seu notebook e o local onde você está não tem acesso à internet? Para situações como essa, o Roteador é o salvador. Ele possibilita, por meio de um cabo USB, Bluetooth ou Wi-fi, que seu celular compartilhe a conexão web com seu computador – basicamente, transforma seu celular em um roteador. Imagine se você precisa resolver um problema no meio do evento e no local não há conexão à internet? Esse aplicativo pode salvar o dia.

Dica: caso esse app não funcione no seu smartphone, procure por “roteador” em sua loja de aplicativos e vai encontrar outros parecidos com a mesma função.

Custo: gratuito

Priscila VieiraGostou das dicas? Você usa algum aplicativo que facilita seu dia a dia? Compartilhe conosco e deixe suas sugestões e dúvidas nos comentários!

Sucesso!

Priscila Vieira

Quer conhecer os serviços oferecidos pela PV Planejamento & Gestão de Eventos? Entre em contato pelo telefone (11) 98344-2910 ou pelo e-mail contato@priscilavieira.com.br. Juntos, faremos do seu evento um sucesso!

 

5 dicas para fazer um evento para o Outubro Rosa sem gastar muito

Outubro é, tradicionalmente, o mês da Campanha Mundial Contra o Câncer de Mama. Por isso, o clima rosa invadiu as ruas e as empresas Brasil afora. E esta é uma ação nobre, uma vez que o câncer de mama é a segunda maior causa de morte entre mulheres.

Se você ainda não se mobilizou para lembrar seus clientes e colaboradores desta data, não precisa se preocupar; ainda dá tempo!

Pensando em ajudá-lo, reuni seis dicas para você promover pequenos eventos em sua organização usando o Outubro Rosa como tema.

Vamos lá?

1. Faça o desafio do rosa. Convide seus colaboradores a vestir a cor rosa e tirar fotos de suas equipes. Para isso, utilize os canais de comunicação interna, como e-mails, intranet, revistas e murais para explicar a data e propor o desafio. Se sua empresa permite visitas aos diferentes departamentos, vale explicar pessoalmente a ação. Esclareça, entretanto, que se trata de um convite. Não obrigue nenhum funcionário a participar. Feitas as fotos, prepare cartazes e utilize os veículos on-line da empresa para divulgar a participação. Homens também são muito bem-vindos nesta ação, que tem como objetivo marcar a data e ser uma confraternização entre as equipes.

2. Ilumine. A simples troca da luz ambiente pode fazer a diferença e dar um toque especial ao seu local de trabalho ou eventos. Se sua empresa possui um show room, verifique se é possível incluir uma iluminação em tons de rosa durante o mês, uma vez que esses espaços são visualizados ao mesmo tempo pela equipe interna e por clientes.

Outubro Rosa no Conservat¢rio UFMG

3. Colete depoimentos de mulheres que venceram a doença. Se for possível, promova pequenos seminários com agentes de saúde sobre a importância do exame preventivo. Vale pensar também em uma lembrancinha para marcar o evento, como um balão, um laço rosa, uma flor, etc. Deixe fluir a sua criatividade.

4. Promova uma corrida em homenagem ao Outubro Rosa. Para organizá-la, use o e-mail da empresa e reforce com cartazes. Eles também devem estar presentes no dia do evento, incluindo uma faixa – adivinhe a cor – para marcar o início e o fim da corrida. Um estímulo à saúde e à atividade física.

Mais do que a corrida, o evento é uma confraternização. Então escolha um local que permita comportar todos em segurança e lembre as equipes que é importante que cada um siga seu ritmo, para não gerar contusões ou problemas do tipo. Se preferir, utilize aulas de yoga ou ginástica assistidas por profissionais. O importante é engajar as pessoas e lembrar o tempo todo o motivo dessas ações: a valorização do Outubro Rosa.

5. Realize o Dia da Beleza. Convide as mulheres de sua empresa para uma sessão de maquiagem, manicure ou pedicure. Se puder, divida as pessoas em grupos para não tirar muitas colaboradoras ao mesmo tempo de seus postos de trabalho.

Se em sua empresa houver muitas mulheres e a logística não permitir, vale promover competições internas, como um concurso de frases sobre o Outubro Rosa, e selecionar as 10 melhores a participar da ação.

Durante o evento, reforce a troca de ideias sobre o exame preventivo e a importância de cuidar da saúde como um todo. Outra opção é gerar uma sessão de relaxamento, com dicas de bem-estar e qualidade de vida.

SK195

Agora é com você! É possível combinar uma ou mais das dicas acima ou, ainda, criar a sua. O importante é participar e aproveitar este mês para engajar seus colaboradores a prevenirem Priscila Vieiradoenças.

Não esqueça de divulgar as estratégias que está fazendo para potencializar os resultados. A iniciativa pode até mesmo gerar oportunidades de negócios e de networking.

Priscila Vieira

A experiência de Priscila Vieira no planejamento e na gestão de eventos corporativos é o que você precisa para fazer sua empresa conquistar resultados excepcionais promovendo os mais diversos tipos de evento, dos mais diversos tamanhos. Saiba mais: (11)98344-2910 | contato@priscilavieira.com.br