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Como negociar com fornecedores para conseguir melhores condições nos preços e pagamentos dos serviços

Se tem

algo que minha experiência em eventos me ensinou, é que a boa relação com os fornecedores é um dos fatores essenciais para o sucesso do evento. Já falei aqui no blog sobre as melhores maneiras de contratar esses profissionais (se ainda não leu, clique aqui e confira as dicas).

Complementando esse tema, o post de hoje traz algumas informações importantes sobre como negociar com fornecedores as melhores condições nos preços e pagamentos dos serviços. Acredito que é importante saber como realizar essa abordagem sem que você prejudique a relação com seus fornecedores, de uma forma que todos possam sair ganhando. As minhas dicas são:

07-01Conheça o mercado

Para poder negociar com seu fornecedor, é fundamental ter conhecimento sobre o mercado, sobre a média de preços cobrados e sobre a qualidade dele e de seus concorrentes. Dessa forma, você conseguirá negociar condições que estejam dentro da realidade do segmento do fornecedor, sem prejudicá-lo.


Entenda os processos do serviço a ser prestado

preview1Entender sobre o serviço que está contratando também ajuda na negociação. Se você conhece como funciona os processos de seus fornecedores, fica mais fácil saber em que sentido é possível negociar com eles ou não. Além disso, quando você demonstra conhecimento, ganha credibilidade com o fornecedor, dando mais segurança na negociação.

Crie parcerias

previewNa hora de negociar com seus fornecedores, faça propostas de parcerias que sejam benéficas para ambos os lados. Por exemplo: em troca de condições melhores de pagamento, você pode oferecer a ele garantia de contratação em seu próximo evento. Essa é uma forma de fortalecer o relacionamento com empresas que você confia e ainda promover benefícios a todos os envolvidos. Além disso, honre sempre sua palavra e seus compromissos. Isso vai garantir credibilidade e maior abertura para as futuras negociações.

Toma lá, dá cá

05Outra forma de negociar com fornecedores é oferecer algo que seja do interesse deles. Por exemplo: pode ser que a empresa que você está contratando tenha interesse em participar do evento que será promovido. Em troca de melhores condições de preços, ofereça ao fornecedor algumas entradas gratuitas para que seus profissionais participem do evento. Ou ainda, talvez o seu fornecedor esteja de olho no público que participará do seu evento. Neste caso, algumas possibilidades de barganha na negociação são:

  • Oferecimento de espaço publicitários nos materiais de divulgação
  • Fornecimento da lista de contatos dos participantes
  • Se for uma feira ou exposição, um espaço para a empresa fornecedora possa participar.

DICAS IMPORTANTES:

  • Oficialize tudo no contrato: não importa o que for negociado, não importa a quanto tempo você conheça o fornecedor, todas as condições precisam estar registradas em um contrato de prestação de serviços. Isso assegura que tanto você quanto a empresa contratada irão cumprir com seus deveres para o evento. É uma segurança para as duas partes.
  • Avalie a qualidade: negociar é importante para chegar a um acordo que seja bom para todos. Mas não esqueça de levar em consideração a qualidade dos serviços prestados. Se uma empresa oferecer um valor muito abaixo do mercado, avalie bem se valerá a pena essa negociação, e se o evento não sairá prejudicado.

Espero que essas dicas lhe ajudem a conseguir ótimas negociações e também a fortalecer o seu relacionamento com os fornecedores.

Sucesso!

Priscila Vieira

Priscila-Vieira-2———————–

Negociar com os fornecedores exige conhecimento e experiência de mercado para conseguir o melhor custo-benefício, de forma que nem o orçamento nem a qualidade do evento sejam prejudicados. A equipe PV Planejamento & Gestão de Eventos busca sempre os melhores fornecedores e as melhores condições para os clientes. Entre em contato e saiba mais: (11) 98344-2910 | contato@priscilavieira.com.br

 

 

Leis de Incentivo Fiscal para eventos culturais, sociais e esportivos

Recentemente você viu aqui no blog um artigo sobre como realizar eventos beneficentes (se ainda não leu, clique aqui e confira).

Outra forma de promover a igualdade social é utilizar as Leis de Incentivo Fiscal, criadas para incentivar projetos nas áreas cultural, social e esportiva. As empresas podem utilizar essas leis para realizar e apoiar a promoção de eventos voltados a esses segmentos. Confira a seguir como funcionam essas leis, quais são as mais conhecidas e como utilizá-las.

O que são e como funcionam as Leis de Incentivo Fiscal

Com as Leis de Incentivo Fiscal, o Governo criou uma espécie de renúncia fiscal para incentivar a cultura, o esporte e o social. Com isso, através da de dedução de impostos, pessoas e empresas têm a opção de destinar uma parte do imposto (que já teria que pagar ao Governo) para projetos culturais, esportivos e sociais.

Assim, os projetos nessas áreas têm mais chances de acontecer, promovendo o desenvolvimento desses setores e atividades tão importantes para o país. Os incentivos fiscais estabelecem um teto de dedução dos impostos, sem afetar significativamente os cofres públicos.

As Leis de Incentivo Fiscal mais conhecidas

Essas leis favorecem empresas com projetos de Responsabilidade social, Empresarial e de Marketing Cultural. Em função da diversidade e de certa burocracia para organizar os eventos com recursos vindos das Leis de Incentivo, existem no mercado empresas especializadas nesse segmento que colocam à disposição de possíveis patrocinadores os diversos projetos sociais esportivos e culturais aptos a receber patrocínio, através das várias Leis de Incentivos Fiscal existentes. Conheça as principais delas:

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  • Lei de Incentivo à Cultura – Lei Federal nº 8.313/1991

A Lei de Incentivo à Cultura, também conhecida como Lei Rouanet, permite às pessoas físicas deduzirem um percentual de até 6% do Imposto de Renda, e até 4% para pessoa jurídica, e destinarem esta verba para a realização de projetos culturais. As áreas que podem ser beneficiadas com este incentivo são: teatro, dança, ópera e similares; produção e distribuição de livros; música; artes plásticas, artes gráficas, games e outros; produção cinematográfica, videográfica, fotográfica e discográfica; folclore e artesanato; patrimônio cultural, histórico, arqueológico, arquitetônico, bibliotecas, museus e demais acervos; e rádios e emissoras de televisão educativas e culturais, de caráter não comercial.

  • Lei do Esporte – Lei Federal nº 11.438/2006

A Lei Federal de Incentivo ao Esporte permite que patrocínios e doações para a realização de projetos desportivos e paradesportivos sejam descontados do Imposto de Renda de pessoas físicas e jurídicas. Pessoas físicas podem descontar até 6% do Imposto de Renda devido, e pessoas jurídicas, até 1%. Os projetos devem ser apresentados pelas entidades interessadas à Comissão Técnica do Ministério

dos Esportes, que realiza a avaliação dos mesmos. Podem ser contemplados projetos que preveem: aquisição de materiais e uniformes esportivos; construção; reforma; participação em campeonatos esportivos; organização de eventos e alimentação em eventos esportivos.

  • Lei do Audiovisual – Lei Federal nº 8.685/1993

Esta lei é voltada especificamente para a atividade audiovisual cinematográfica brasileira de produção independente. Visa fomentar a produção de tais obras através da compra de quotas de representação de direitos de comercialização ou através do incentivo fiscal simples, na qual o patrocinador não possui quotas de comercialização do filme. Ambas as modalidades passam pela aprovação do Ministério da Cultura.

  • Leis Estaduais de incentivo à cultura

Diversos Estados possuem suas próprias Leis de Incentivo a projetos culturais, estabelecendo a possibilidade de dedução de valores investidos do Imposto sobre a Circulação de Mercadorias e Serviços – ICMS, que é de competência estadual. Exemplos: LIC – Lei de Incentivo à Cultura do Estado do Rio Grande do Sul e PROAC – Programa de Ação Cultural do Estado de São Paulo.

  • Leis Municipais de Incentivo à Cultura

Alguns municípios possuem Leis de Incentivo a atividades culturais, estabelecendo a possibilidade de dedução dos valores investidos no IPTU e no ISS. Estes incentivos são concedidos tanto para pessoas físicas quanto para jurídicas. Os projetos culturais passam pela aprovação das prefeituras.

  • Fundo da Criança e do Adolescente – Lei Federal nº 8.096/90

O Fundo – também conhecido como Funcriança ou FIA – é um recurso especial que visa a viabilização do Estatuto da Criança e do Adolescente, e é também o suporte para o cumprimento e execução das políticas para o atendimento infantojuvenil. Permite aos contribuintes do Imposto de Renda declarar o valor das doações efetuadas ao Fundo. Pessoas jurídicas podem deduzir até 1%, e pessoas físicas, até 6%. Os Estados e Municípios estabelecem o seu próprio regulamento a respeito desse Fundo. Em determinados municípios, a legislação prevê a possibilidade de o doador indicar diretamente as entidades que serão beneficiadas com as doações.

  • PRONAS e PRONON – Lei Federal nº 12.715

Em 2012, foi aprovada a Lei que implementou dois mecanismos de incentivo fiscal para a Saúde: o PRONAS/PCD (Programa Nacional de Apoio à Atenção da Saúde da Pessoa com Deficiência) e o PRONON (Programa Nacional de Apoio à Atenção Oncológica). Com isso, a partir do ano de 2013, pessoas físicas e jurídicas passaram a poder destinar 1% do seu imposto de renda para projetos nas áreas de de oncologia e de pessoas com deficiência.

doacaoEssas leis são uma grande oportunidade para empresas destinarem parte de seus pagamentos fiscais a causas que beneficiam a sociedade como um todo. Essa contribuição pode mudar o cenário de uma comunidade, de uma cidade e, porque não, do país. Sua empresa pode contribuir destinando parte de seus impostos para alguma dessas leis. Ou ainda, realizar eventos utilizando esse incentivo.

Priscila Vieira

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Priscila-Vieira-2Lembre-se: nenhum evento deve ser “feito por fazer”. Se for incentivar projetos nas áreas social, cultural e esportiva, sua empresa precisa alinhar os objetivos do evento aos valores e metas da organização. A equipe PV Planejamento & Gestão de Eventos vai lhe ajudar a escolher a melhor forma de trabalhar sua marca em projetos de desenvolvimento social e cultural. Entre em contato e saiba mais: (11) 98344-2910 | contato@priscilavieira.com.br

 

Cuidados importantes ao contratar fornecedores para o seu evento

“Eu sou parte de uma equipe. Então, quando venço, não sou eu apenas quem vence. De certa forma, termino o trabalho de um grupo enorme de pessoas!”

Essa frase foi dita por Ayrton Senna, um dos melhores pilotos da história da Fórmula 1. Ele sabia que não basta apenas ser excelente naquilo que se faz, é preciso contar com pessoas igualmente competentes ao seu lado para poder chegar em primeiro lugar.

E o mesmo vale para a escolha dos fornecedores do seu evento. Você pode ser um profissional excepcional, mas não poderá fazer tudo sozinho, precisará de profissionais que o ajudem a executar todas as tarefas necessária de forma eficiente e segura.

Para lhe ajudar nessa tarefa, reuni neste artigo algumas dicas importantes. Veja a seguir três itens fundamentais a serem levados em conta na hora de contratar um fornecedor para seu evento:

1. CREDIBILIDADE

Essa deve ser a palavra de ordem no processo de contratação de fornecedores. A empresa contratada precisa ter profissionalismo e competência comprovados. Para isso, você pode:

  • credibilidadeRealizar consultas com outros profissionais de sua rede de contatos
  •  Fazer pesquisas no Google, para saber o que estão falando sobre a empresa
  • Exigir portfólio que mostre os trabalhos já realizados
  • Pedir indicação de empresas referências (três, no mínimo), com as quais você possa entrar em contato para atestar a qualidade do fornecedor
  • Verificar com seu contador quais documentos devem ser solicitados para comprovar que a empresa é idônea e está em dia com suas obrigações

Esses cuidados são importantes porque não é apenas o trabalho do evento que está em jogo, mas a a imagem sua empresa. É preciso ter certeza de que está se associando a uma marca confiável e segura.

2. COMUNICAÇÃO

comunicacaoA forma como a empresa se comunica também é um fator importantíssimo para a escolha de um bom fornecedor. Se os profissionais daquela empresa são enrolados, demoram para responder e não conseguem se expressar direito na fase de orçamento e apresentação, imagine durante os processos do evento… No desenvolvimento das ações, você vai precisar de agilidade e eficicência. Se um dos fornecedores demorar para dar retorno isso pode virar uma bola de neve e acabar atrasando outros serviços. Por isso, observe os seguintes pontos na comunicação da empresa que pode vir a ser sua fornecedora:

  • O tempo de respostas de seu contato – por e-mail ou telefone. Observe se eles demoram muito para responder, se ficam passando de uma pessoa para outra. Isso já demonstra falta de organização.
  • A forma como se expressam – falam e escrevem. Se você tiver muita dificuldade para entender o que eles querem dizer, se são muito enrolados e até escrevem com ortografia errada, você já consegue identificar o alto nível de amadorismo da empresa.
  • Verifique também a comunicação institucional da própria empresa. Analise se ela se preocupa em cuidar da imagem de sua marca e a maneira como se apresenta ao mercado. Se a empresa não se importa com sua própria imagem, será que vai se preocupar com a dos clientes?

3. PREÇO

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Muitos profissionais acabam levando em conta apenas o fator preço. Ele não deve ser o único a ser considerado na escolha do fornecedor, mas, com certeza, é um item fundamental. É interessante pedir orçamento para diferentes empresas para ter uma noção de mercado. Quando digo que o preço é uma questão importante a ser analisada nesse processo, não quero dizer que o fornecedor precisa ser o mais barato ou o mais caro. O importante é avaliar a relação custo-benefício. Aí vão algumas dicas:

  • Se uma empresa está cobrando um preço muito abaixo do mercado, desconfie! Nunca é demais lembrar o ditado que diz que “o barato sai caro”. Investigue muito bem antes de contratar esse fornecedor para ter certeza de que o preço baixo não irá afetar a qualidade prometida.
  • Porém, nem sempre a mais cara é a melhor. O fato de cobrar um alto valor não é garantia de serviços de primeira qualidade. Avalie todos os serviços oferecidos e decida se realmente vale a pena investir naquela empresa levando em conta seu orçamento e também seu objetivo.

Tomando todos esses cuidados, sua equipe será formada por profissionais competentes e comprometidos com os melhores resultados. É primeiro lugar na certa!

Sucesso!

Priscila Vieira

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Priscila-Vieira-1Ter experiência de mercado é fundamental para poder escolher os melhores profissionais para ajudar no desenvolvimento de um evento corporativo. A equipe PV Planejamento & Gestão de Eventos tem amplo conhecimento e relacionamento com os melhores fornecedores para diversos tipos de eventos – com diferentes objetivos e orçamentos. Entre em contato e saiba como podemos ajudar a sua empresa a realizar um evento de sucesso, contando com toda a estrutura necessária para isso: (11) 98344-2910 | contato@priscilavieira.com.br

 

Como planejar a segurança do seu evento

Sabe aquele velho ditado que diz “Melhor prevenir do que remediar”? Quando se trata da segurança de eventos, ele também vale. É muito difícil garantir que nenhum incidente ocorra, mas é responsabilidade da organização do evento tomar todas as precauções possíveis para que tudo aconteça com a maior segurança.

Sabendo disso, reuni algumas dicas para garantir a segurança do seu evento:

1. Desenvolva uma Política de Segurança

A segurança do seu evento começa no planejamento. As primeiras decisões já devem levar em conta a segurança dos participantes e da equipe. É fundamental que o evento tenha um “Plano de Segurança”, que é um conjunto de diretrizes, definidas pela organização, que direcionam como os recursos humanos, técnicos e organizacionais serão utilizados, garantindo que o mínimo de incidentes aconteça.

Exemplos do que o Plano de Segurança pode definir: controle de acesso, prevenção de incêndios, combate a furtos, proteção no estacionamento, controle do fluxo de entrada e assim por diante. O ideal é fazer uma lista com todos os possíveis riscos e criar diretrizes para evitar e corrigir cada um deles.

2. Identifique os riscos externos

Faça uma avaliação para verificar quais fatores externos poderiam alterar ou prejudicar a segurança de seu evento. Analise questões como: perfil socioeconômico do bairro, moradias, comércio, vias de acesso e suas condições, estruturas emergenciais e de serviços, pontos de táxi e de ônibus, delegacias, hospitais, Corpo de Bombeiros, postos da Polícia Militar, Defesa Civil e de concessionárias de serviços públicos próximos ao evento.

3. Identifique os riscos internos

O local do evento precisa ser confortável, bonito, agradável e, principalmente, seguro. Conheça a fundo a infraestrutura do lugar onde o seu evento será realizado para poder identificar os possíveis riscos e corrigir as falhas que podem prejudicar a segurança. Inspecione instalações elétricas, hidráulicas, ar-condicionado, de prevenção e combate a incêndios e de segurança (câmeras, alarmes, etc). Pergunte ao responsável pelo lugar sobre os procedimentos de funcionamento do espaço, sobre a vigilância das portarias, abastecimento de água, correções elétricas, por onde entra o caminhão, onde descarregar os materiais e por aí vai. Além disso, verifique se o local tem seguro e o que ele cobre.

4. Providencie todas as autorizações e licenças dos órgãos responsáveis

Conheça a legislação específica do estado e da cidade onde o evento será realizado. No que diz respeito às licenças e autorizações que um evento precisa ter, podem haver diferenças dependendo da região. Caso fique com alguma dúvida, procure os responsáveis na prefeitura para esclarecer tudo o que a lei local dita que é preciso para garantir um evento seguro. Além disso, cheque sempre as necessidades e exigências de órgãos como Polícia Militar, Corpo de Bombeiros, Ministério Público, ECAD (Escritório Central de Arrecadação e Distribuição) e ANVISA (Agência Nacional de Vigilância Sanitária).

(Clique aqui e saiba mais sobre as principais leis relacionadas à organização de eventos)

5. Contrate uma empresa de segurança especializada e regulamentada

É de extrema importância que a empresa contratada tenha o certificado expedido pela Polícia Federal e experiência consolidada em eventos. Monte um plano operacional para saber quantos seguranças serão necessários em cada local. Além disso, verifique as necessidades de equipamentos como detectores de metal, câmeras, alarmes, detectores de fumaça, rádios de comunicação, etc., e confira se a empresa contratada dispõe desses equipamentos e se sua equipe está apta a utilizá-los.

6. Prepare sua equipe

É importante que todos os profissionais que vão trabalhar no seu evento estejam alinhados às diretrizes de segurança e que saibam exatamente o que devem fazer, como realizar cada etapa sem riscos para ele próprio e para os presentes no local e a quem devem recorrer em caso de acidentes. Para garantir o monitoramento da segurança das atividades, você pode criar um Conselho de Segurança, que ajudará no desenvolvimento das necessidades e das diretrizes de prevenção e correção e também será responsável por garantir que todos façam seu trabalho com foco em segurança.

Todas essas orientações foram baseadas na cartilha “Evento Seguro”, desenvolvida pela ABEOC BRASIL, Associação Brasileira de Empresas de Eventos. Clique aqui e baixe o documento completo com mais dicas importantes.

Não menospreze os esforços necessários para garantir um evento seguro. É a imagem da sua empresa e a vida dos participantes que estão em jogo.   

Com qualidade e segurança, seu evento só tem um risco: o de ser um sucesso!

Priscila-Vieira-2Se tiver alguma dúvida ou dica sobre esse tema, deixe um comentário aqui embaixo. E para não perder nenhum assunto aqui do blog, assine minha newsletter e fique ligado nas atualizações:

 

Priscila Vieira

Quando o assunto é segurança é preciso um planejamento minucioso e preparação. O “improviso” significa não só prejuízo financeiro e para a imagem da empresa que está organizando o evento, como também riscos para os participantes e profissionais presentes. Conte com profissionais qualificados e com experiência para garantir que seu objetivo seja alcançado com segurança e satisfação. Entre em contato e saiba mais: contato@priscilavieira.com.br.

6 dicas para realizar eventos online

“Encontrar” com outras pessoas ganhou um novo sentido depois da internet. Isso porque estamos todos juntos na mesma rede. Não é preciso mais compartilhar um lugar fisicamente para dividi-lo com outros. Por isso, os eventos online têm se consolidado como uma alternativa prática para aqueles que não querem ou não podem se deslocar para uma reunião, conferência ou palestra.

VANTAGENS DOS EVENTOS ONLINE

Entre as vantagens de se realizar um evento online, destaco:

Economia de tempo

Sem ter que enfrentar trânsito, nem viajar, o participante ganha um precioso tempo. Além de ser um alívio para a agenda, poder participar de um evento – seja como convidado ou palestrante – sem ter que sair de casa ou do escritório, é muito mais prático e cômodo.

Economia de dinheiro

Não ter que se deslocar para participar de um evento não é bom apenas para a agenda, mas também para o bolso dos participantes. E o mesmo vale para os organizadores, que, com isso, não precisam se preocupar com orçamento para deslocamento de palestrantes, por exemplo.

DICAS PARA REALIZAÇÃO DE EVENTOS ONLINE

Os cuidados básicos no planejamento de eventos online são os mesmo que se deve ter em qualquer tipo de evento. Definição clara dos objetivos, cronograma e checklist de cada etapa são algumas das tarefas do organizador. Porém, é preciso se preocupar também com alguns aspectos específicos ao organizar um evento na web. São eles:

1. Escolha com cuidado o “local” do evento

Só porque o evento não irá acontecer em um lugar físico, não quer dizer que você não precisa se preocupar com o local onde ele será realizado. O “local”, nesse caso, é a plataforma web que você irá utilizar para transmitir o evento. Escolha uma estrutura confiável e segura para que todos os participantes consigam acessá-lo de forma rápida e fácil, sem risco de quedas na transmissão.

Estas são algumas opções de ferramenta para transmitir eventos online:

  • Google Hangout
  • Ustream.tv
  • Cover it Live
  • Livestream
  • Webinar.com.br

Visite os sites dessas ferramentas, conheça suas propriedades e encontre a melhor para os seus objetivos.

2. Comece em grande estilo

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Para chamar atenção dos participantes, é preciso começar mostrando um pouco do que eles irão ganhar participando do evento. Uma boa maneira de conseguir isso é disponibilizando um vídeo com todas as informações sobre o evento. E, claro, o vídeo precisa ser bem produzido e ter alta qualidade, para que o público veja que há uma estrutura excelente na organização. O vídeo é efetivo porque, além de se aproximar mais da comunicação ao vivo (o que faz com que chame mais a atenção de todos), a possibilidade de que o público compartilhe ele é maior se comparado a apenas um texto, por exemplo.

3. Mantenha canais de comunicação acessíveis

live2Muitas vezes, o fato de o evento ser online, pode passar a impressão de que a empresa que o está promovendo está “longe” do público. Para evitar essa sensação é importante disponibilizar diversos canais de comunicação – online e offline. Esteja sempre pronto para responder as dúvidas dos participantes. Assim, a confiança no seu evento e na sua empresa será maior.

4. Promova conteúdo especializado

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Para mostrar que a empresa tem competência para transmitir informações via web, uma dica é produzir conteúdo online para divulgação dos temas que serão abordados no evento. Podem ser textos ou mesmo pequenos vídeos com insights sobre o que os participantes aprenderão. Você pode fazer isso via e-mail, site, blog e redes sociais, por exemplo.

5. Use as redes sociais a seu favor

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Falando em redes sociais, tenha em mente que elas podem ser grandes aliadas na divulgação do seu evento online. Crie uma página e também um evento no Facebook. A possibilidade de compartilhamento e alcance dessas redes facilitam a disseminação do seu evento. Estar presente nesses ambientes é fundamental, já que é lá que está o seu público-alvo. Não espere que alguém não adepto à web participe de um evento online. É preciso focar nas pessoas com perfil digital.

6. Facilite os processos

quizEm eventos online, a maioria dos processos, principalmente o de inscrição, funciona no estilo “faça você mesmo”. Por isso, é imprescindível que tudo esteja exposto de forma clara e objetiva, e que todos consigam se inscrever e participar do evento de maneira fácil, sem complicações. Se o site travar ou a pessoa interessada não conseguir concluir a inscrição por conta de processos longos e demorados, há grandes chances de que ela desista e pense “se é confuso e complexo antes, imagine durante o evento”.

E aí, preparado para organizar um evento online?

Espero que, com essas dicas, seu evento possa ser um sucesso na rede e que sua marca consiga alcançar seu público, onde ele estiver.

Priscila Vieira

Priscila-Vieira-1Um evento online também precisa ser planejado e organizado levando em conta os objetivos da empresa. Os cuidados com a estrutura utilizada e os profissionais envolvidos devem ser os mesmos de um evento físico. Entre em contato para saber como a equipe PV Planejamento & Gestão de Eventos pode lhe ajudar a alcançar seus resultados por meio de um evento corporativo, seja ele online ou offline: (11) 98344-2910 | contato@priscilavieira.com.br

O que fazer se seu evento tiver que ser cancelado

Aposto que só de ler o título desse artigo você já ficou com o coração apertado. Eu sei, nunca é bom ter que cancelar um evento – nem para a empresa, nem para os convidados. Porém, às vezes isso é necessário, seja para a segurança ou qualidade do evento.

Se você estiver em uma situação como essa, sabe o que fazer para cancelar o evento evitando grandes danos à imagem da marca organizadora?

As dicas a seguir lhe ajudarão a saber como agir para evitar que um cancelamento de evento se torne um problema maior.

1. Aviso aos fornecedores e parceiros

standing75Assim que você decidir cancelar um evento precisa avisar todos os envolvidos, começando por quem faz parte da organização e desenvolvimento do evento. Além disso, avise também os patrocinadores, explicando a situação que motivou o cancelamento e confirmando que o dinheiro que eles investiram será devolvido. Converse, ainda, com empresas fornecedoras e explique o que aconteceu para que possam chegar em um acordo sobre como ressarcir danos e realizar pagamentos referentes aos serviços já prestados.

Também é importante verificar se no contrato de prestação de serviços com essas empresas havia alguma cláusula referente ao cancelamento. Se sim, deve-se seguir o que está no contrato. Essa prestação de contas é extremamente importante para que o relacionamento de vocês não seja prejudicado e, assim, possam trabalhar juntos futuramente.

2. Aviso ao público

professor14O segredo para minimizar os prejuízos que o público terá com o cancelamento de um evento é comunicação. Mas não basta apenas você avisar que o evento foi cancelado, é preciso saber como avisar. Nesse sentido, as principais dicas são:

  • Utilize uma linguagem clara e objetiva;
  • Explique os motivos do cancelamento e apresente as providências que serão tomadas para ressarcir o público (ver itens 3 e 4);
  • Seja honesto e não tente “enrolar” (inventando desculpas esfarrapadas para o cancelamento do evento). A transparência é fundamental para que a imagem da sua marca não seja prejudicada e o relacionamento com o público não seja abalado;
  • Garanta que a comunicação chegará aos convidados do seu evento. Para isso, utilize todos os canais possíveis – envie e-mails, faça telefonemas, mande mensagem no celular e faça postagens nas redes sociais e no seu próprio site. Além disso, não deixe essa informação discreta em um canto da página, dê destaque a ela;
  • Envie um comunicado para a imprensa, preocupando-se principalmente com os veículos que tinham divulgado seu evento anteriormente.

3. Como devolver o dinheiro

dollar50Caso o evento cancelado seja pago, é preciso uma comunicação mais direta e efetiva com os participantes que já realizaram o pagamento. Para eles, além de enviar comunicados on-line, ligue diretamente para ter certeza de que eles ficaram sabendo do cancelamento e para instruí-los sobre como será realizada a devolução do dinheiro.

Quanto ao valor a ser devolvido, vai depender se nos termos do seu evento havia alguma cláusula especificando a porcentagem que deveria ser estornada ao participante em caso de cancelamento. Caso não haja nada especificado, será preciso devolver 100% do investimento do público.

Outra alternativa, caso seja possível, é dar a possibilidade de “crédito” ao participante. Dessa forma, ele já teria vaga garantida no próximo evento realizado pela sua empresa. Mas não imponha uma ou outra forma, deixe que ele escolha. Isso vai dar mais confiança

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e credibilidade.

4. Como recompensar

dealVivemos uma época em que o bem mais precioso das pessoas é tempo. Os participantes haviam destinado um tempo especial para o seu evento, estavam contando com isso e o cancelamento pode ser uma decepção. Para redimir essa situação, evitando que seu público fique com uma lembrança ruim de sua marca, existem algumas ações que podem ser feitas:

duplicate3Materiais gratuitos: Ofereça conteúdos relacionados aos temas que seriam abordados no evento. Essa é uma maneira de recompensar seus clientes fornecendo as informações que eles iriam receber lá. Para conseguir esses materiais, faça parceria, por exemplo, com os palestrantes. Além de ajudar a limpar a imagem de sua empresa, isso pode ser uma divulgação do trabalho deles.

discount1Descontos: Outra forma de recompensa é oferecer aos participantes que já estavam confirmados no evento descontos nos serviços e produtos que você vende. Levando em conta que foram convidados participantes que tenham o perfil do público da marca, isso pode ser muito atrativo para eles e ainda pode trazer benefícios financeiros para sua empresa.

shopping151Eventos on-line: Em alguns casos, é possível transferir o evento para o ambiente on-line. Se não foi possível realizar no dia marcado, tente agendar com os palestrantes uma conferência pela web com transmissão para os convidados já confirmados no evento físico. É interessante também que esse evento on-line tenha um “plus”. Por exemplo: um palestrante a mais ou conteúdo adicionais.

Realizando essas ações você mostra ao seu público que tem compromisso com ele. Agindo com transparência, honestidade e rapidez é possível cancelar um evento sem prejudicar a reputação de sua marca.

Priscila-Vieira-2Lembre-se disso na hora de comunicar o cancelamento de um evento.

Sucesso!

Priscila Vieira

Agora você já sabe o que fazer para cancelar um evento. Porém, um planejamento eficiente diminuirá consideravelmente as chances de que isso tenha que acontecer. Entre em contato conosco e saiba mais sobre como nossa empresa pode ajudá-lo a realizar um evento com sucesso e que traga resultados efetivos: (11) 98344-2910 | contato@priscilavieira.com.br

O que um jogo de vendas me ensinou sobre organização de eventos

Nada melhor que compartilhar aprendizados de algo que vivenciamos, não é mesmo? Foi isso que fiz nos dois últimos posts sobre minha experiência à frente do Fórum VendaMais (veja aqui e aqui). Hoje, encerro a série de artigos sobre o que aprendi com esse evento, falando sobre a histórica e inédita aplicação do Vendópolis – o jogo que simula o gerenciamento de uma carteira de clientes – para 200 participantes.

Se você não sabe o que é o Vendópolis, recomendo que leia meu texto sobre Gamification. Nele, explico como funciona o esse jogo e qual seu objetivo (clique aqui e confira). Em resumo, é o seguinte: o Vendópolis é um jogo de tabuleiro que foi criado para exercitar as capacidades de negociação, prospecção, vendas, gestão e desenvolvimento profissional dos jogadores.

Geralmente, esse jogo é aplicado para uma média de 50 participantes. O grande desafio do Fórum VendaMais foi realizar o Vendópolis com 200 pessoas. Um público e tanto! Essa foi a primeira vez que o jogo foi feito com esse número de jogadores.

Desse desafio eu tirei dois grandes aprendizados importantes, que compartilho com você a seguir:

1. Um evento dentro do evento

Quando ações muito grandes acontecem dentro de um evento, você precisa enxergá-las como um evento dentro de outro evento. Isso significa que você não pode esquecer o evento como um todo, já que todas as ações precisam ser planejadas para estarem alinhadas. Porém, para ajudar na organização, você pode cuidar dessas ações de forma individualizada, da mesma forma como organiza um evento. Ou seja:

  • Com definição de objetivos
  • Levantamento de necessidades
  • Planejamento e cronograma de ações

Esse cuidado na preparação de cada atividade vai fazer o público perceber o profissionalismo em cada detalhe do evento.

O Vendópolis foi um dos pontos altos do Fórum VendaMais. Uma tarde toda foi dedicada à aplicação e debates relacionados à atividade. Graças a um planejamento detalhado e minucioso do que seria preciso para colocá-lo em prática com eficiência e qualidade, ele foi um sucesso!

Com muita antecedência verificamos quais materiais seriam necessários, como iríamos conseguir e dispor esses materiais, como o jogo seria adaptado para o maior número de pessoas e de que forma aplicaríamos ele.

2. Equipe unida e treinada é equipe preparada

A equipe que irá trabalhar com você no evento é uma peça fundamental para seus objetivos sejam alcançados. Por isso, não basta apenas se preocupar com a qualidade dos materiais, você precisa também dar atenção à qualidade dos profissionais que ajudarão na organização do evento.

O treinamento da equipe é importante para:

  •     Capacitar e preparar os profissionais;
  •     Integrar a equipe e deixá-la alinhada quanto ao papel de cada um;
  •     Criar um espírito de união, onde um pode ajudar o outro.

E foi graças a essa preparação antecipada que a equipe que participou da aplicação do Vendópolis no Fórum VendaMais realizou um trabalho excelente. Houve mudanças de última hora, tanto nas questões técnicas, quanto na aplicação do jogo em si, mas isso foi superado porque a equipe estava alinhada e bem treinada.

Todos haviam compreendido muito bem os objetivos e a lógica do jogo. Por isso, as mudanças foram absorvidas com facilidade, não prejudicando em nada a aplicação do Vendópolis.

Conclusão:

No Vendópolis, as equipes que se destacam no jogo são aquelas que pensam em cada passo que irão dar adiante, não esquecem de realizar treinamentos e capacitações para poderem estar preparados para o futuro e que atuam em equipe, compartilhando ideias e opiniões.

Ou seja, a própria lógica do jogo resume os aprendizados que reforcei aqui: ninguém faz nada sozinho, e não é possível seguir em frente sem preparação. O Vendópolis não é um jogo de sorte, e sim de estratégia. Seu evento também é assim: nada acontece ao acaso, tudo precisa de planejamento e preparação.

Então, em seu próximo evento, não se esqueça de planejar detalhadamente cada ação – levando em conta suas necessidades e etapas – e também prepare sua equipe para dividir desafios e dificuldades com ela.

Sucesso!

Priscila Vieira

Priscila Vieira

Se você gostou da ideia do Vendópolis, saiba que o gamification é uma tendência cada vez mais forte em eventos. Porém, é preciso contar com profissionais qualificados na hora de desenvolver e aplicar os jogos. Entre em contato comigo e saiba mais sobre minha experiência na gestão de eventos que utilizam a estratégia de jogos em sua programação e entenda como isso pode ajudar a sua empresa: (11) 98344-2910 | contato@priscilavieira.com.br

 

Dicas para organizar e gerenciar um evento beneficente

Eventos beneficentes sempre terão o objetivo de ajudar o próximo. Mas além de serem realizado por ONGs, eles também podem ser promovido por empresas, como ação de responsabilidade social e ambiental.

Porém, seja qual for a instituição responsável por sua organização, para que o evento beneficente traga os resultados esperados, é preciso cuidados especiais na hora de planejá-lo e gerenciá-lo.

Pensando nisso, reuni neste artigo seis dicas específicas sobre como organizar e gerenciar um evento beneficente. E como muitos dos temas abordados estão relacionados a assuntos que já tratei aqui no blog, ao longo das dicas, vou dando também indicações de outros textos que podem lhe ajudar. Confira:

Definição da causa e dos públicos

Em praticamente todos os artigos em que dou dicas sobre eventos o primeiro tópico está relacionado aos objetivos. Quando o assunto é a organização de um evento beneficente isso não é diferente.

Definir com clareza qual causa seu evento irá defender é o primeiro passo do planejamento dele. A partir disso, você poderá segmentar o público-alvo. Se for uma ONG que estiver promovendo, provavelmente ela já tem uma causa e um público estabelecidos. Se for uma empresa, é preciso atenção na hora dessa seleção. Escolha uma causa que tenha a ver com a missão, visão e valores da organização, que converse com o que a empresa defende.

Por exemplo: se sua empresa for de tecnologia, ela pode se envolver em prol da educação; se for uma indústria de alimentos, em ações contra a fome, e assim por diante. Muito cuidado para não fazer um evento beneficente ligado a algo que vá contra ao que a empresa pratica no seu dia a dia.

Dicas: Como fazer um checklist de um evento de sucesso


Patrocínio próprio ou de terceiros

Essa é uma questão importante. Se for uma ONG, é certo que irá precisa contar com o apoio de patrocinadores e apoiadores. Já se for uma empresa que estiver promovendo o evento beneficente, há a possibilidade de ela patrocinar os gastos do evento, mas também há a alternativa de buscar patrocínio de empresas parceiras. Defina isso logo no planejamento. Se precisarem de apoio, monte um plano de patrocínio que especifique os objetivos do evento e quem irá se beneficiar com ele, pois isso será o fator decisivo para o apoio e patrocínio de outras instituições.

Dicas: Captação de patrocínio, planejamento e gestão de eventos corporativos

Como reduzir os custos do seu evento


Orçamento para equipe e fornecedores

Na hora de definir o orçamento, verifique se há a possibilidade de contar com parcerias para diminuir ou eliminar os gastos com a equipe de profissionais e os fornecedores. Busque empresas e profissionais que estejam alinhados à causa que você está defendendo. Se eles se engajarem e se identificarem com o que está sendo defendido no evento, eles podem aceitar fazer o evento sem cobrar nada ou, pelo menos, cobrando um valor simbólico.

Dicas: Como conseguir recursos para um evento – além do patrocínio


Atividades para levantamento de fundos

Um evento beneficente pode levantar diversos tipos de fundos, não precisa ser necessariamente dinheiro. Roupas, brinquedos, alimentos e até conhecimento – profissionais que doam seu tempo ensinando, por exemplo – são boas opções de investimento nesse tipo de evento.

É importante definir o que será arrecadado no evento e de que maneira isso será feito. Pense nas atividades que o evento terá e de que forma você irá retribuir a ajuda dos convidados.

Exemplo: oferecimento de palestras, shows, cursos, brindes, etc. Lembre que tudo deve estar alinhado à marca e à causa do evento. Se ele for relacionado à defesa do meio ambiente, por exemplo, todas as atividades devem ter essa postura “verde” – então, ações que utilizem muita água ou desperdicem papel estão fora de cogitação.

Dicas: Como criar uma identidade para o seu evento


Divulgação

O objetivo do evento beneficente é levantar fundos para uma causa e, quanto mais você puder economizar, melhor. Então, na hora da divulgação, aposte em meios de comunicação que sejam gratuitos. Hoje em dia, com a internet, é possível espalhar sua mensagem gastando quase nada. Algumas alternativas interessantes são os e-mails e as mídias sociais. Além disso, entre em contato com as redes de TV, jornal e rádio locais, pode ser que a causa que você esteja defendendo seja de interesse público e isso pode chamar a atenção dos meio de comunicação para fazerem a divulgação e cobertura do seu evento.

Dicas: Como utilizar as redes sociais para fortalecer seu evento

4 dicas para divulgar seu evento corporativo


Prestação de contas

Essa é uma etapa pós-evento muito importante. Construa uma base de contatos dos participantes para que possa continuar a se comunicar. Envie documentos, fotos, vídeos e tudo que tiver disponível para mostrar o que foi realizado com o que eles ajudaram a arrecadar. Essa transparência e esse retorno é fundamental para dar credibilidade ao seu evento e à sua marca.

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Dicas: O que fazer para potencializar seu evento depois que ele acabou

Priscila VieiraEspero que, com essas dicas, seu evento beneficente seja um sucesso e que sua causa seja defendida com louvor!

Priscila Vieira

Não importa se você coordena uma ONG ou uma organização, ambas têm uma marca a zelar. Por isso, é importante que, ao se realizar eventos beneficentes, a equipe esteja preparada para fazê-los da melhor maneira, buscando resultados positivos não só para a causa, como também para quem o está promovendo. Entre em contato comigo e saiba como a PV Planejamento & Gestão de Eventos pode ajuda você a ajudar o próximo, por meio de um evento beneficente de sucesso: (11)98344-2910 | contato@priscilavieira.com.br

Como e por que elaborar um Special Report para seu evento

Em meu último artigo (que você lê clicando aqui) falei sobre como foi estar à frente da organização do Fórum VendaMais e quais foram os principais aprendizados e lições que tirei dessa experiência. Hoje, novamente vou falar sobre um exemplo a ser seguido desse evento: a continuidade do conteúdo.

No Fórum VendaMais, acontece uma grandiosa troca de conhecimento. Os participantes aprendem coisas ali que poderão revolucionar seus negócios. Mas e se esse conhecimento se perde? O evento foi em vão?

Para não que isso não aconteça, desenvolvemos um Special Report, que nada mais é que um resumo de tudo o que foi discutido no evento.

Entre as vantagens do oferecimento desse tipo de material, destaco aqui duas principais:

  • O participante pode levar para sua realidade tudo o que ele aprendeu no evento. É um material que ele pode consultar posteriormente para orientar suas ações e para passar esse conteúdo para sua equipe e colegas de trabalho.
  • É uma forma de eternizar o evento e, consequentemente, a marca da empresa que o organizou. Toda vez que o participante ler o Special Report ele vai lembrar dos bons momentos que teve no evento e de tudo de produtivo e útil que o evento proporcionou para seu crescimento profissional.

Como elaborar um Special Report

O formato do

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material, o tipo de conteúdo e linguagem devem levar em conta, sempre, o perfil do público participante do evento.

Alguns exemplos do que pode ter um Special Report:

  • Principais tópicos abordados nas palestras
  • Exercícios para aplicação posterior
  • Passo a passo sobre como aplicar técnicas apresentadas no evento
  • Cases de sucesso das áreas tratadas nos conteúdos do evento
  • Conteúdos das apresentações dos palestrantes

Dica: no pós-evento, peça depoimentos dos participantes sobre como eles utilizaram no seu dia a dia o que aprenderam no evento. Esse conteúdo pode ser vir de case para um próximo material.

Quanto ao formato, é possível fazer:

  • Material impresso a ser entregue no evento
  • Material digital que pode ser enviado para os participantes ou disponibilizado para download na página do evento ou da empresa promotora
  • Vídeos
  • Apresentações

O importante é sempre ter em mente que o material que você está disponibilizando deve contribuir para a evolução do participante, deve fazer alguma diferença em seu dia a dia. Para isso, a linguagem, o formato e o conteúdo precisam estar alinhados ao perfil dele. Mais um exemplo de como o conhecimento sobre o público é importante para o sucesso do evento.

Priscila VieiraPara saber ainda mais dicas sobre como reforçar o conteúdo no pós-evento, clique aqui e confira o artigo sobre “Como potencializar seu evento depois que ele acabou”.

Sucesso e bons eventos!

Priscila Vieira

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O reforço do conteúdo no pós-evento é importante. Porém, o preparo, a escolha e o desenvolvimento do que será apresentado no evento começa lá no início do Planejamento. Entre em contato e saiba como um evento com conteúdo apropriado ao seu objetivo pode atuar de maneira estratégica com seu público: (11) 98344-2910 | contato@priscilavieira.com.br

Lições do Fórum VendaMais: não economize no planejamento e conheça seu público a fundo

Se eu já tinha certeza de que o planejamento detalhado e o conhecimento profundo sobre o público participante são fatores fundamentais para o sucesso de evento, com o Fórum VendaMais essa convicção só se fortaleceu.

No artigo de hoje, compartilho alguns aprendizados e dicas dessa experiência à frente da organização desse evento promovido pela Revista VendaMais, em que participaram líderes de vendas de todos os segmentos.

Etapas iniciais – as mais importantes

O planejamento do Fórum começou praticamente um ano antes de ele acontecer. O que contribui para construirmos um plano detalhado.

  • O primeiro passo foi definir o objetivo do evento – como sempre deve ser
  • Paralelo ao objetivo, definimos qual seria o público-alvo, já que uma coisa está ligada à outra.
  • Depois disso, planejamos o checklist –  a lista de tudo que é preciso para o evento – e o cronograma das ações – com datas e prazos para acompanhamento e cobranças.

Entenda que por mais básicos que sejam, checklist e cronograma contribuem significativamente para o bom andamento de tudo, por isso é muito importante citá-los aqui. Se você não fizer e não acompanhar corretamente seu checklist e seu cronograma, pode acabar esquecendo algo. E se normalmente já acontecem imprevistos, sem o planejamento adequado das ações o evento pode virar um caos.

Aprendizados

A proposta do Fórum VendaMais era proporcionar um ambiente mais íntimo, mais próximo do público, para que os participantes ficassem à vontade para dividir suas dúvidas, seus problemas e dificuldades e, assim, a equipe da VendaMais pudesse traduzir isso e realmente contribuir para a evolução do negócio dos ali presentes.

O principal aprendizado desse evento é que a seleção do público adequado faz total diferença para que o objetivo seja alcançado. Nós cuidamos muito para que o público certo estivesse nos dois dias de evento. Dessa forma, conseguimos trazer executivos com problemas em comum e eles puderam trocar experiências e aprendizados entre si. Todos sentiram-se parte do mesmo grupo, e isso contribuiu para que ficassem realmente satisfeitos com as atividades e o conteúdo apresentado.

Dicas

Baseando-me em tudo que falei sobre o Fórum, tenho duas dicas importantes para dividir:

1) Não tenha pressa para planejar

Planejamento precisa de detalhamento. E todo evento precisa não só de um plano A, como um plano B, C, D… quantos planos forem necessários. O planejamento serve justamente para que o organizador esteja pronto para qualquer situação. Por isso, é preciso prever os diversos possíveis cenários.

2) Conheça profundamente seu público

Eu digo “profundamente”, porque mais do que conhecer o público você precisa conhecê-lo o suficiente para conseguir se colocar no lugar dele e saber o que ele espera do evento. O perfil do público deve ser levado em conta em cada item do planejamento, em cada decisão tomada. Desde o valor da inscrição – mais alta ou mais acessível – até a forma como o buffet será servido.

Quer um exemplo de como o planejamento e o profundo conhecimento do cliente podem fazer a diferença? Veja o que aconteceu no Fórum:

Em um determinado momento do evento, percebi que um dos serviços não estava de acordo com o que nós havíamos previsto. Imediatamente, mesmo contradizendo as instruções do fornecedor, tomei as providências necessárias para resolver o que, na minha opinião, era um problema. Isso porque apesar da sua experiência, o fornecedor não tem a aproximação e o conhecimento do público que minha posição me garante.

Esse conhecimento profundo, a habilidade de se colocar no lugar do cliente – desde o planejamento até a execução, faz com que você consiga tomar as decisões imediatas de mudanças necessárias com muito mais segurança e tranquilidade.

Conheça seu objetivo, conheça seu público. Esse é o segredo para um evento impecável.

Sucesso!

Priscila Vieira

Priscila VieiraEssa e minhas outras experiências em eventos corporativos me deram conhecimento e habilidade para entender qual é o objetivo do evento e tomar ações estratégicas para que ele seja alcançado. Entre em contato e saiba como os eventos podem contribuir para a evolução de sua empresa: (11)98344-2910 | contato@priscilavieira.com.br